Как импортировать данные

Здесь описано, как импортировать активы и сотрудников из файла Excel или CSV. О том, как устроен импорт, читайте на странице Импорт данных. Перечень полей и причин пропуска — в Справочнике по импорту.

Оба мастера проходят одни и те же четыре шага: Загрузка файла, Сопоставление полей, Параметры, Результат. Поддерживаются файлы .xlsx, .xls и .csv размером до 10 МБ.

Импорт активов

Шаг 1. Откройте мастер импорта

1. Откройте раздел Активы в левом меню.
2. Нажмите кнопку Импорт активов.
3. Откроется мастер на шаге Загрузка файла.

Шаг 2. Скачайте и заполните шаблон

1. На шаге Загрузка файла нажмите ссылку Скачать шаблон.
2. Откройте скачанный файл и заполните его построчно. Не меняйте заголовки колонок.
3. Заполните как минимум обязательные поля — Инвентарный номер и Тип актива. Остальные поля по необходимости (см. Справочник по импорту).
4. Сохраните файл в формате .xlsx или .csv.

Шаг 3. Загрузите файл

1. Нажмите Выбрать файл и укажите сохранённый файл.
2. Под кнопкой появится имя выбранного файла.
3. Нажмите Загрузить и проанализировать. Система прочитает файл и перейдёт к шагу Сопоставление полей, показав сверху, сколько строк найдено.

Шаг 4. Сопоставьте колонки

1. В таблице каждая строка — это одна колонка вашего файла: её заголовок («Колонка файла»), примеры значений и поле системы.
2. В столбце Поле системы выберите для каждой колонки нужное поле. Если файл был сделан из шаблона, сопоставление уже заполнено автоматически — проверьте его.
3. Колонку, которую не нужно импортировать, оставьте пустой — это значение Не импортировать.
4. Убедитесь, что сопоставлены обязательные поля. Если нет, под таблицей появится сообщение «Обязательные поля не сопоставлены» и перейти дальше не получится.
5. Нажмите Продолжить.

Шаг 5. Выберите обработку дубликатов и запустите

1. На шаге Параметры показано, сколько строк готово к импорту.
2. В блоке Дубликаты (по инвентарному номеру) выберите один из вариантов:
   • Пропускать дубликаты — строки с уже существующим инвентарным номером не загружаются;
   • Обновлять существующие активы — такие активы обновляются данными из файла.
3. Нажмите Начать импорт.

Шаг 6. Прочитайте результаты

1. На шаге Результат показаны четыре счётчика: Импортировано, Обновлено, Пропущено, Ошибки.
2. Если есть пропущенные строки или ошибки, ниже выводится Протокол импорта с колонками Строка, Тип, Поле и Причина. Значения причин разобраны в Справочнике по импорту.
3. Чтобы загрузить ещё один файл, нажмите Импортировать снова. Чтобы вернуться к списку, нажмите К активам.

Импорт сотрудников

Шаг 1. Откройте мастер импорта

1. Откройте раздел Сотрудники в левом меню.
2. Нажмите кнопку Импорт сотрудников.
3. Откроется мастер на шаге Загрузка файла.

Шаг 2. Скачайте и заполните шаблон

1. На шаге Загрузка файла нажмите ссылку Скачать шаблон.
2. Заполните файл построчно, не меняя заголовки колонок.
3. Заполните как минимум обязательные поля — Идентификатор, Фамилия, Имя и Отдел. Остальные поля по необходимости (см. Справочник по импорту).
4. Сохраните файл в формате .xlsx или .csv.

Шаг 3. Загрузите файл

1. Нажмите Выбрать файл и укажите сохранённый файл.
2. Нажмите Загрузить и проанализировать. Система перейдёт к шагу Сопоставление полей и покажет, сколько строк найдено.

Шаг 4. Сопоставьте колонки

1. Для каждой колонки файла выберите Поле системы. Из шаблона сопоставление заполняется автоматически — проверьте его.
2. Ненужные колонки оставьте со значением Не импортировать.
3. Сопоставьте обязательные поля, иначе появится сообщение «Обязательные поля не сопоставлены».
4. Нажмите Продолжить.

Шаг 5. Выберите обработку дубликатов и запустите

1. В блоке Дубликаты (по идентификатору сотрудника) выберите:
   • Пропускать дубликаты — сотрудники с уже существующим идентификатором не загружаются;
   • Обновлять существующих сотрудников — такие сотрудники обновляются данными из файла.
2. Нажмите Начать импорт.

Шаг 6. Прочитайте результаты

1. Изучите счётчики Импортировано, Обновлено, Пропущено, Ошибки.
2. При наличии проблем разберите Протокол импорта (см. Справочник по импорту).
3. Нажмите Импортировать снова для нового файла или К сотрудникам для возврата к списку.