Инвентаризация

Пошаговые инструкции — в разделе Проведение инвентаризации. Полный перечень полей, столбцов и значений — в Справочнике по инвентаризации.

Инвентаризация подтверждает, что активы находятся там, где должны, и фиксирует их состояние. В меню и на самих страницах этот раздел называется Инвентаризация, а кнопка создания — Создать инвентаризацию.

Инвентаризация и модуль «Расходники»

Не путайте Инвентаризацию с пунктом меню Расходники. Инвентаризация — это проверка ваших зарегистрированных активов: вы сверяете, на месте ли каждый актив. Расходники — это отдельный модуль для учёта расходных материалов по количеству, а не пообъектная проверка.

Область охвата

При создании инвентаризации выбирается её источник — то, какие активы попадут в проверку:

• Все — все активы организации.
• По местоположению — активы выбранных местоположений.
• По подразделению — активы выбранных подразделений.
• По сотруднику — активы, закреплённые за выбранными сотрудниками.

Источник задаётся один раз при создании и после сохранения не меняется. Из выбранной области система формирует список активов для проверки.

Оценка состояния

Если для инвентаризации включена оценка состояния, проверяющий отмечает наличие актива и указывает его состояние. Набор состояний настраивается в разделе настроек «Состояния активов»; в нём есть системные значения (Новый, Хорошее, Удовлетворительное, Плохое, Повреждённый, Нерабочее) и могут быть добавлены свои. Когда оценка состояния обязательна, актив нельзя отметить как присутствующий, не выбрав состояние.

Фотофиксация

При проверке актива в инвентаризации к нему можно приложить фотографии — например, чтобы зафиксировать состояние или фактическое расположение. Такие снимки попадают в галерею самого актива с пометкой об источнике. Подробнее — в разделе Файлы и фотографии.

Самостоятельная инвентаризация

Обычно инвентаризацию проводит пользователь системы, открывая её список активов. Но инвентаризацию можно сделать самостоятельной: тогда каждый сотрудник получает персональную ссылку по email и сам подтверждает закреплённые за ним активы, без учётной записи UNIO24.

Для защиты такой ссылки можно включить OTP-код — одноразовый код подтверждения, который приходит участнику на email. Ход самостоятельной инвентаризации виден организатору на вкладке Участники: кому отправлено письмо, в каком оно статусе и сколько активов уже подтверждено.

Где проводится

Инвентаризацию можно вести в веб-приложении или в приложении UNIO24 Mobile, где активы сверяют сканированием QR-кодов и NFC-меток. См. обзор мобильного приложения.