Инвентаризация

Связанные разделы

• Пошаговые инструкции — в разделе Проведение инвентаризации.
• Как сотрудники сами подтверждают активы по ссылке и как поставить на учёт неучтённые вещи — в разделе Самостоятельная инвентаризация.
• Полный перечень полей, столбцов и значений — в Справочнике по инвентаризации.

Инвентаризация подтверждает, что активы находятся там, где должны, и фиксирует их состояние. В меню этот раздел называется Инвентаризации, а кнопка создания — Создать инвентаризацию. Каждая инвентаризация получает номер, например AUD-2.

Инвентаризации — модуль, который включён у всех компаний по умолчанию. Его можно выключить на странице Настройки → Модули: тогда пункт меню и вкладка на карточке актива пропадут, а ссылки самостоятельной инвентаризации, уже отправленные сотрудникам, перестанут работать.

Инвентаризация и расходные материалы

Не путайте Инвентаризации с пунктом меню Расходные материалы. Инвентаризация — это проверка ваших зарегистрированных активов: вы сверяете, на месте ли каждый актив. Расходные материалы — это отдельный раздел для учёта расходников по количеству, а не пообъектная проверка.

Область охвата

При создании инвентаризации выбирается её источник — то, какие активы попадут в проверку:

• Все — все активы организации.
• По местоположению — активы выбранных местоположений.
• По подразделению — активы выбранных подразделений.
• По сотруднику — активы, закреплённые за выбранными сотрудниками.

Источник задаётся один раз при создании и после сохранения не меняется. Из выбранной области система формирует список активов для проверки.

Оценка состояния

Если для инвентаризации включена оценка состояния, проверяющий отмечает наличие актива и указывает его состояние. Набор состояний настраивается в разделе настроек «Состояния активов»; в нём есть системные значения (Новый, Хорошее, Удовлетворительное, Плохое, Повреждённый, Нерабочее) и могут быть добавлены свои. Когда оценка состояния обязательна, актив нельзя отметить как присутствующий, не выбрав состояние.

Фотофиксация

При проверке актива в инвентаризации к нему можно приложить фотографии — например, чтобы зафиксировать состояние или фактическое расположение. Такие снимки попадают в галерею самого актива с пометкой об источнике. Подробнее — в разделе Файлы и фотографии.

Самостоятельная инвентаризация

Обычно инвентаризацию проводит кладовщик или ответственный: открывает список активов и отмечает, что на месте. Но когда активы разъехались по сотрудникам — ноутбуки, инструмент, приборы у выездных бригад, — обойти всех трудно. Тогда инвентаризацию делают самостоятельной: каждый сотрудник получает письмо с личной ссылкой и сам, без учётной записи UNIO24, подтверждает свои активы.

По ссылке сотрудник:

• отмечает по каждому своему активу В наличии или Отсутствует;
• выбирает состояние вещи, если организатор включил оценку состояния;
• пишет примечание к активу или общее примечание;
• сообщает о вещах компании, которые у него есть, но не числятся за ним, — в блоке Есть у меня, но нет в списке: название, серийный номер, производитель, модель, фото и где вещь лежит.

Ссылку можно защитить OTP-кодом: тогда, чтобы войти, сотрудник вводит одноразовый код из письма. Ход проверки организатор видит на вкладке Участники: кому ушло письмо, кто открывал ссылку и сколько активов подтвердил.

Отметки сотрудника фиксируются в инвентаризации, но не меняют карточку актива. Самостоятельная инвентаризация — это не то же самое, что самообслуживание, где сотрудники сами берут и сдают активы.

Пошагово — в разделе Самостоятельная инвентаризация.

Неучтённые вещи: найдено сверх списка

Бывает, что у сотрудника есть вещь компании, которой нет в его списке: оборудование осталось после выезда, выдано без документов, куплено на объект и не поставлено на учёт. Сотрудник сообщает о ней сам, а администратор или менеджер решает, что с ней делать.

Сообщения собираются в инвентаризации на вкладке Найдено сверх списка, а в списке инвентаризаций рядом с названием видно, сколько их ждут решения («На разборе: N»). Если серийный или инвентарный номер из сообщения совпал с активом в реестре, система подскажет: «Похоже, это DI-29 — числится за Алматы, лаборатория». По каждому сообщению принимают одно решение:

• Создать актив — поставить вещь на учёт. Открывается форма нового актива, заполненная данными из сообщения; актив числится за сотрудником, фото переходят в его галерею;
• Переместить сотруднику — вещь уже есть в реестре, но по учёту она в местоположении или у другого сотрудника. Актив оформляется выдачей на сотрудника;
• Отклонить — вещь не ставят на учёт, например это личная вещь сотрудника.

Сотрудник видит у своего сообщения статус На рассмотрении, Принято к учёту или Отклонено. Сообщения можно разбирать и после закрытия инвентаризации.

Где проводится

Инвентаризацию можно вести в веб-приложении или в приложении UNIO24 Mobile, где активы сверяют сканированием QR-кодов и NFC-меток. См. Инвентаризация в мобильном приложении.

Полезные ссылки

• Проведение инвентаризации — пошаговые инструкции
• Самостоятельная инвентаризация — сотрудники подтверждают активы по ссылке, неучтённые вещи ставят на учёт
• Справочник по инвентаризации — полный перечень полей, столбцов и значений