Лицензии
Пошаговые инструкции — в разделе Работа с лицензиями. Полный перечень полей, состояний и статусов — в Справочнике по лицензиям.
Лицензии — это учёт лицензий на ПО и подписок: сколько лицензий куплено, на какой срок и кому они выданы.
Лицензия и место
Заголовок раздела «Лицензия и место»В системе различаются две вещи: лицензия и её места.
Лицензия — это запись о купленном продукте: название, категория, срок действия, цена. У лицензии есть Количество — сколько отдельных лицензий (мест) она содержит.
Место — это одна единица из этого количества, которую можно выдать конкретному получателю. Если вы купили лицензию на 10 рабочих мест, в системе будет одна лицензия с количеством 10 и десятью местами. Места можно выдавать и возвращать по отдельности, поэтому видно, какие из десяти заняты, а какие свободны.
У каждого места может быть свой Ключ (серийный номер или ключ активации). Ключи вводятся при создании лицензии — по одному на место.
Жизненный цикл места: «Свободна» и «Выдана»
Заголовок раздела «Жизненный цикл места: «Свободна» и «Выдана»»Каждое место находится в одном из двух состояний:
- Свободна — место ни на кого не назначено и лежит в месте хранения (локации). Его можно выдать.
- Выдана — место назначено сотруднику или активу.
Назначение и возврат места проходят как операции перемещения (как и для активов): при выдаче место «уходит» получателю, при возврате — возвращается в выбранное место хранения и снова становится свободным. Поэтому у каждого места есть история, по которой видно, кому и когда оно выдавалось.
Счётчик Использовано на лицензии показывает, сколько мест выдано из общего количества (например, 7 / 10). Когда выданы все места, счётчик становится красным.
Как работает назначение
Заголовок раздела «Как работает назначение»Назначить можно только свободное место. Получателем может быть:
- Сотрудник — из справочника сотрудников;
- Актив — из справочника активов (например, лицензия привязывается к конкретному компьютеру).
Назначить место сотруднику или активу можно тремя способами: из самой лицензии (на вкладке со списком мест), при создании лицензии (блок Назначение) или с карточки сотрудника либо актива. Все три способа описаны в разделе Работа с лицензиями.
Статусы лицензии
Заголовок раздела «Статусы лицензии»У лицензии есть статус, который считается автоматически по полю Действителен до:
- Активна — срок ещё не истёк;
- Скоро истекает — до истечения осталось немного (дата и бейдж показываются красным);
- Истекла — срок прошёл (показывается красным);
- Бессрочная — поле Действителен до не заполнено, лицензия без срока.
Статус виден бейджем в списке лицензий, на карточке лицензии и рядом с назначенными лицензиями. Точные значения — в Справочнике.
Где видны назначенные лицензии
Заголовок раздела «Где видны назначенные лицензии»Назначенные места видны и на самой лицензии, и на стороне получателя:
- На карточке сотрудника — вкладка Лицензии;
- На карточке актива — вкладка Лицензии.
Эта вкладка появляется только при включённом модуле «Лицензии». На ней перечислены лицензии, выданные этому сотруднику или активу, с их категорией, статусом и ключом места.
Кроме того, в разделе Аналитика есть виджет Истекающие лицензии — он перечисляет лицензии с приближающимся или прошедшим сроком действия, чтобы не пропустить продление.