Операции с активами

Если вам нужны пошаговые инструкции, смотрите Как выполнять операции с активами. Полный перечень типов операций, полей и прав — в Справочнике по операциям с активами.

Операция с активом фиксирует, что актив сменил держателя или отправлен на обслуживание. Каждая операция сохраняется как документ в разделе Перемещение, поэтому по активу всегда видно, кто и когда что с ним делал. У каждого документа перемещения есть свой номер; формат нумерации документа настраивается в разделе Настройки компании.

Местоположение актива: сотрудник или местоположение

У актива в каждый момент времени есть только один держатель. Это либо сотрудник, либо местоположение. Актив не может одновременно числиться и за сотрудником, и в местоположении — операция всегда переносит его из одного состояния в другое.

От текущего держателя зависит, какие операции доступны. Если актив у сотрудника, его можно принять обратно или отправить в сервис. Если актив в местоположении, его можно выдать сотруднику, переместить в другое местоположение или отправить в сервис. Поэтому в меню действий на карточке актива видны только операции, подходящие для текущего состояния.

Типы операций

В UNIO24 пять типов операций.

• Выдача актива — передать актив из местоположения сотруднику. После выдачи держателем становится сотрудник.
• Прием актива — принять актив от сотрудника обратно в местоположение. После приёма держателем становится местоположение.
• Перемещение — перенести актив из одного местоположения в другое. Держатель остаётся местоположением, меняется только само местоположение; ответственный сотрудник не задействован.
• Передача в сервис — отправить актив в сервисный центр.
• Возврат из сервиса — принять актив обратно из сервисного центра.

Выдачу, приём и перемещение можно выполнить как из раздела Перемещение, так и прямо с карточки актива. Передача в сервис и возврат из сервиса выполняются только с карточки актива — в разделе Перемещение для них кнопок нет.

Те же операции выдачи, приёма и перемещения применяются не только к активам, но и к местам лицензий: место можно выдать сотруднику или активу, принять обратно и переместить. Подробнее — в разделе Лицензии.

Состояние при операции

При приёме актива и при его перемещении между местоположениями можно зафиксировать Состояние актива — например, «Хорошее» или «Повреждённый». Это фактическое физическое состояние, оно отдельно от статуса жизненного цикла. Текущее состояние видно на карточке актива. Набор состояний настраивается в разделе Статусы и состояния активов; оценка состояния также используется при инвентаризации.

Сервис в жизненном цикле

Когда актив отправляют в ремонт или на обслуживание, это фиксируется операциями Передача в сервис и Возврат из сервиса (на карточке актива им соответствуют действия Отправить в сервис и Вернуть из сервиса). При передаче в сервис в блоке Параметры обслуживания выбирают один из двух режимов.

Перевести в обслуживание. Актив переводится в статус жизненного цикла «На обслуживании» и становится недоступным для других операций. Указывается Запланированная дата возврата. Пока актив в этом статусе, на карточке вместо «Отправить в сервис» доступно действие Вернуть из сервиса: возврат закрывает обслуживание, и актив снова становится доступным. Режим подходит для ремонта, который выводит актив из работы.

Только запись в историю. Статус актива не меняется, актив остаётся доступным, создаётся лишь запись об обслуживании. Дату передачи и дату возврата (Дата передачи в сервис, Дата возврата из сервиса) указывают сразу, поэтому отдельная операция возврата не нужна. Режим подходит, чтобы зафиксировать уже выполненный ремонт или обслуживание, которое не выводило актив из работы.

В обоих режимах к записи об обслуживании можно добавить Сервисный центр (из справочника Сервисные центры), Описание неисправности, Стоимость ремонта, Описание проблемы от сервиса и списать израсходованные расходные материалы.

Совет

Указывайте Стоимость ремонта и расход материалов при каждом обслуживании. Так по активу накапливается история затрат, по которой можно оценивать стоимость владения активом.

Все записи об обслуживании собираются на вкладке Сервис в карточке актива — с датами, стоимостью ремонта, описаниями и статусом каждого ремонта. Так по активу видна вся история ремонтов.

Списание

В конце жизненного цикла актив списывается. Списание — это не отдельная кнопка, а перемещение актива в местоположение для списания. После этого статус жизненного цикла актива становится «Ожидает списания», и для такого актива операции на карточке больше не предлагаются.