Бронирование
Бронирование нужно для активов, которыми пользуются по очереди: служебные автомобили, проекторы для совещаний, ноутбуки офисного пула, измерительные приборы. Сотрудник заранее занимает актив на нужное время, при необходимости бронь согласуют, в назначенное время актив выдают, а после — принимают обратно. Двум людям один актив на одно время не достанется.
Что можно бронировать
Заголовок раздела «Что можно бронировать»Какие активы бронируются, решают политики бронирования. Политика задаётся для типа актива — например, «Служебные автомобили» для типа «Служебный автомобиль» — и задаёт правила: нужно ли согласование, на какой срок и как заранее можно бронировать, сколько времени нужно между бронями.
Кроме политик типов есть политика по умолчанию. При первом включении модуля она называется «Все активы» и разрешает бронировать любой актив, у которого указан тип. Если у типа есть своя политика, действует она.
Отдельный актив можно вывести из правила своего типа прямо на его карточке: например, ноутбуки, закреплённые за сотрудниками, сделать Никогда не бронируемыми, а офисные оставить бронируемыми. Как это сделать — в разделе Изменить правило бронирования для одного актива. Списанные активы и активы, которые входят в другой актив, не бронируются.
У брони есть номер (например, BK-000022), актив, держатель — для кого бронь, — начало, конец и цель.
- Бронь можно сделать на конкретный актив (По активу) или на любой свободный актив типа (По типу актива) — например, «любой служебный автомобиль». Актив по типу система назначает сама при подтверждении брони.
- Держателем может быть сам автор (Я), его Группа, а у ответственных за бронирование — любой Сотрудник или Местоположение.
- Бронь можно сделать повторяющейся: например, проектор каждый понедельник с 10:00 до 11:00. Каждый повтор становится отдельной бронью, а повторы на занятое время пропускаются.
Пока вы заполняете форму, система сразу показывает, свободен ли актив: «Свободен в это время» или «Занят в это время» с ближайшим свободным временем.
Статусы брони
Заголовок раздела «Статусы брони»- Ожидает согласования — заявку должен согласовать ответственный.
- Подтверждена — актив закреплён за бронью и ждёт выдачи.
- Выдана — актив выдан держателю. Если срок брони прошёл, а актив не вернули, появляется метка Просрочен приём.
- Принята — актив вернули, бронь завершена.
- Неявка — подтверждённую бронь не забрали вовремя.
- Отклонена — заявку не согласовали.
- Отменена — бронь отменили.
Согласование
Заголовок раздела «Согласование»Если политика требует согласования, новая бронь получает статус Ожидает согласования, и заявка появляется на странице Согласование у тех, кто вправе её решать: у участников согласующей группы политики или, если группа не задана, у всех с правом согласования. Брони ответственных за бронирование и участников групп с авто-согласованием подтверждаются сразу.
Заявку, которую не согласовали до начала брони (с учётом времени на неявку), система отменяет сама.
Выдача и приём
Заголовок раздела «Выдача и приём»Подтверждённую бронь выдают в окне выдачи: начиная с нескольких минут до начала (досрочная выдача) и до момента, когда бронь считается неявкой. При выдаче политика может спросить показание счётчика (например, пробег автомобиля) и инспекцию по шаблону. Если в политике включено Создать перемещение, выдача и приём записываются как обычные перемещения актива.
Выдают и принимают брони на странице Бронирование → Выдача по брони — это рабочее место кладовщика или диспетчера. Сотрудник с правом создавать брони может и сам взять актив сразу, без заранее созданной брони, — кнопкой Взять сейчас на карточке актива или по QR-коду.
Когда актив недоступен
Заголовок раздела «Когда актив недоступен»Актив автоматически становится недоступен для бронирования, пока по нему открыт наряд в работе, он находится в ремонте или у него есть открытый критический дефект инспекции. Недоступность можно поставить и вручную — например, на время планового обслуживания у дилера. Уже созданные брони при этом не отменяются: их участники получают уведомление «Конфликт брони», и ответственный решает, что делать.
Календарь и аналитика
Заголовок раздела «Календарь и аналитика»На странице Календарь видны брони по активам на день, неделю или месяц. На странице Аналитика — загрузка активов по типам, доля неявок и просроченных возвратов, нехватка активов и кандидаты на сокращение парка.
Уведомления
Заголовок раздела «Уведомления»Участники брони — автор, держатель и тот, кто забирает актив, — получают уведомления о подтверждении, отклонении, напоминание о начале, уведомление о приёме и отмене. Согласующие получают заявки. О неявке, просрочке и конфликте узнают также ответственные за бронирование. Письма о бронях приходят сразу, без ежедневной сводки.
Полезные ссылки
Заголовок раздела «Полезные ссылки»- Работа с бронями — пошаговые инструкции
- Настройка бронирования — пошаговые инструкции
- Справочник по бронированию — поля, статусы и права