Сотрудники

Сотрудник — это запись о человеке, за которым может быть закреплён актив, выданный ему для работы. Сотрудник не обязан быть материально-ответственным лицом по приказу предприятия: справочник нужен прежде всего для того, чтобы было видно, у кого находится актив и кто им пользуется. Раздел открывается из главного меню слева пунктом Сотрудники.

Список «Сотрудники» с вкладками «Действующие» / «Уволенные» и столбцами «Таб. номер», «ФИО сотрудника», «Должность», «Отдел» и «Количество единиц актива»; у одного сотрудника рядом с табельным номером метка «Приглашён»

Сотрудник и пользователь системы

Сотрудник и пользователь системы — это разные вещи.

Сотрудник — запись в справочнике. Сам по себе сотрудник не входит в систему и ничем не управляет; на него лишь закрепляют активы.
Пользователь системы — учётная запись с email, паролем и ролью, которая даёт доступ к веб- и мобильному приложению.

Карточку сотрудника можно связать с учётной записью пользователя: пригласить сотрудника в систему из справочника, создать карточку при приглашении пользователя или привязать уже существующую учётную запись. Связь нужна, чтобы человек работал со «своими» активами: сам брал и сдавал их в самообслуживании, видел Мои активы и бронировал «на себя». Все способы и их отличия — в разделе Сотрудники и пользователи.

В списке сотрудников видно, есть ли у записи учётная запись: рядом с табельным номером — значок пользователя (человек уже входит в систему; при наведении — «В системе: имя (почта)») или метка Приглашён (приглашение ещё не принято).

Сотрудник и активы

Активы закрепляются за сотрудником через операции с активами. Закреплённый актив отображается в карточке сотрудника, а в карточке самого актива видно, у кого он находится. Так связь работает в обе стороны.

На карточке сотрудника у каждого актива показан его статус жизненного цикла — тот же, что в списке активов. Жизненный цикл актива описан в разделе Активы.

Число активов на руках выводится в списке сотрудников в столбце Количество единиц актива. В этот счётчик не входят активы, которые лежат в ответственных местоположениях сотрудника.

Ответственные местоположения

Кроме активов на руках, сотрудника можно назначить ответственным за местоположение — например, за склад или кабинет. Тогда он отвечает за все активы, которые хранятся в этом местоположении, но эти активы не считаются выданными ему лично.

Поэтому в системе они учитываются отдельно: активы из ответственных местоположений не входят в счётчик Количество единиц актива и не попадают в историю действий сотрудника. Назначение ответственного за местоположение выполняется в самом разделе Местоположения.

Карточка сотрудника

Карточка сотрудника собирает всё, что связано с человеком, в одном месте. Сверху — блок с основной информацией: аватар (или инициалы, если фото не загружено), ФИО, должность, отдел, телефон и email. Аватар можно загрузить — см. Файлы и фотографии. Если у записи есть дополнительные поля, они показываются под этим блоком.

Ниже идут вкладки:

Активы сотрудника — активы, которые сейчас на руках у сотрудника, с их статусом.
История действий — выдачи и возвраты активов, в которых участвовал этот сотрудник.
Местоположение — ответственные местоположения; вкладка появляется, только если за сотрудником закреплено хотя бы одно местоположение.
Лицензии — лицензии, назначенные сотруднику; вкладка появляется при включённом модуле Лицензии. Назначить лицензию можно из меню кнопки Действие в карточке.
Документы — документы со сроком действия и, в режиме Вложения, прикреплённые к сотруднику файлы (см. Документы, Файлы и фотографии).

Подробное описание содержимого каждой вкладки — в Справочнике по сотрудникам.

Увольнение сотрудника

Когда сотрудник уходит, его не удаляют, а проводят через увольнение — управляемый процесс, который возвращает в компанию закреплённые за ним активы, освобождает лицензии, переназначает заявки и местоположения и блокирует доступ в систему.

В связи с этим список сотрудников разделён на две вкладки — Действующие и Уволенные, а у сотрудника появляется статус занятости (действующий, идёт увольнение, уволен). Как это работает и как провести увольнение, описано в разделе Увольнение сотрудников.

Полезные ссылки

Управление сотрудниками — пошаговые инструкции
Справочник по сотрудникам — полный перечень столбцов, полей и статусов
Сотрудники и пользователи — пригласить сотрудника в систему и связать с учётной записью