Управление сотрудниками

Здесь собраны частые задачи при работе со справочником сотрудников.

Связанные разделы

• О том, чем сотрудник отличается от пользователя системы и как он связан с активами, читайте в разделе Сотрудники: как это устроено.
• Все способы пригласить сотрудника в систему и связать его с учётной записью — в разделе Сотрудники и пользователи.
• Описание всех полей и столбцов — в Справочнике по сотрудникам.

Открыть список сотрудников

1. В главном меню слева выберите пункт Сотрудники.
2. Откроется список со столбцами Таб. номер, ФИО сотрудника, Должность, Отдел и Количество единиц актива.
3. Поле поиска вверху списка фильтрует записи; столбцы сортируются нажатием на заголовок.

Добавить сотрудника

1. Откройте раздел Сотрудники в меню слева.
2. Нажмите кнопку Добавить сотрудника в правом верхнем углу. Откроется форма с заголовком Материально-ответственное лицо.
3. Заполните поля формы:
   • Имя
   • Отчество
   • Фамилия
   • Телефон
   • Электронная почта
   • Должность
   • Табельный номер
   • Отдел — выпадающий список существующих отделов.
4. Чтобы сразу дать сотруднику доступ к системе, отметьте Пригласить в систему как пользователя — см. Завести сотрудника и сразу пригласить в систему.
5. Сохраните запись кнопкой Сохранить.

Об отделе

Если нужного отдела нет в выпадающем списке, просто введите его название в поле Отдел. Отдел будет создан автоматически при сохранении записи сотрудника.

Если для сотрудников настроены дополнительные поля, они появляются в форме под отделом.

Чтобы добавить много сотрудников сразу, используйте Импорт сотрудников на странице списка — см. Импорт данных.

Редактировать сотрудника

Запись можно открыть на редактирование двумя способами.

• Из списка. В разделе Сотрудники в строке нужного сотрудника нажмите значок карандаша.
• Из карточки. Откройте карточку сотрудника (нажмите на строку в списке) и нажмите значок карандаша рядом с ФИО.

Откроется форма с теми же полями, что и при добавлении. Внесите изменения и нажмите Сохранить.

Пригласить сотрудника как пользователя системы

Так вы даёте сотруднику доступ к веб- и мобильному приложению и связываете его запись с учётной записью. Что это даёт, описано в разделе Сотрудники: как это устроено.

1. Откройте раздел Сотрудники в меню слева.
2. В строке нужного сотрудника нажмите значок конверта — Пригласить пользователя. Он есть, только если у сотрудника ещё нет учётной записи.
3. В окне Пригласить пользователя в UNIO24 проверьте поле Электронная почта — оно подставляется из карточки сотрудника.
4. Если у вас полный доступ, выберите Роль для будущего пользователя.
5. Нажмите Пригласить пользователя.

Система отправит на эту почту письмо со ссылкой активации, а учётная запись сразу свяжется с карточкой. Пока сотрудник не примет приглашение, рядом с его табельным номером показывается метка Приглашён, после — значок пользователя. Если роль не выбрана, назначьте её потом в Настройки → Пользователи: без роли у человека не будет прав.

Привязать или отвязать учётную запись

Если у сотрудника уже есть учётная запись, созданная отдельно, привяжите её: меню с тремя точками в строке сотрудника → Привязать пользователя. Отвязать — значок крестика в круге → Отвязать пользователя. Пошагово — в разделе Сотрудники и пользователи.

Посмотреть активы сотрудника

1. Откройте раздел Сотрудники и нажмите на строку нужного сотрудника, чтобы открыть его карточку.
2. Вкладка Активы сотрудника открыта по умолчанию. В ней перечислены активы на руках у сотрудника с их статусом.
3. Нажмите на строку актива, чтобы перейти в его карточку и увидеть подробности.

Посмотреть историю действий

1. Откройте карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку История действий.
3. Вы увидите выдачи и возвраты активов, в которых участвовал этот сотрудник.

История не включает перемещения активов, связанные с ответственными местоположениями сотрудника.

Посмотреть ответственные местоположения

Если за сотрудником закреплено хотя бы одно местоположение, в его карточке появляется вкладка Местоположение. Откройте её, чтобы увидеть список таких местоположений, и нажмите на строку, чтобы перейти к местоположению и его активам. Назначение ответственного выполняется в разделе Местоположения.

Уволить сотрудника

Когда сотрудник уходит, его проводят через процесс увольнения: принимают обратно активы, освобождают лицензии, переназначают заявки и местоположения и блокируют доступ. Запускается это из карточки сотрудника пунктом Действие → Начать увольнение. Пошаговая инструкция — в разделе Как уволить сотрудника.

Полезные ссылки

• Сотрудники — чем сотрудник отличается от пользователя системы и как он связан с активами
• Справочник по сотрудникам — описание всех полей и столбцов
• Сотрудники и пользователи — все способы связать сотрудника с учётной записью