Самостоятельная инвентаризация

Самостоятельная инвентаризация — это проверка, которую проходят сами сотрудники. Каждый получает письмо со ссылкой, открывает её на телефоне или компьютере и подтверждает активы, которые за ним числятся: есть или нет, в каком состоянии. Учётная запись в UNIO24 для этого не нужна.

Если у сотрудника на руках есть вещь компании, которой нет в его списке, он сообщает о ней на той же странице. Администратор или менеджер разбирает такие сообщения: ставит вещь на учёт, перемещает на сотрудника уже существующий актив или отклоняет сообщение.

Связанные разделы

• Как создать инвентаризацию и провести её силами кладовщика — в разделе Проведение инвентаризации.
• Все поля, статусы и права — в Справочнике по инвентаризации.

Когда это удобно

• Активы разъехались по сотрудникам — ноутбуки, телефоны, инструмент, приборы у выездных бригад, — и обойти всех невозможно.
• Нужно быстро собрать, в каком состоянии вещи, без визита на склад.
• Есть подозрение, что часть вещей не стоит на учёте: выдали без документов, купили на объект, остались после проекта. Сотрудники сами сообщат о них.

Как это проходит

1. Администратор или менеджер создаёт инвентаризацию с включённой Автоматизированной инвентаризацией с участием сотрудников.
2. Каждый сотрудник, за которым числятся активы из области охвата, получает письмо со ссылкой.
3. Сотрудник открывает ссылку, отмечает по каждому активу В наличии или Отсутствует, выбирает состояние и при необходимости пишет примечание.
4. Если у него есть неучтённая вещь компании, он добавляет её в блоке Есть у меня, но нет в списке.
5. Организатор следит за ходом на вкладке Участники и разбирает сообщения о неучтённых вещах на вкладке Найдено сверх списка.
6. Когда срок истёк или инвентаризацию закрыли, ссылка перестаёт принимать данные. Разбирать сообщения о неучтённых вещах можно и после закрытия.

Запустить самостоятельную инвентаризацию

1. Откройте Инвентаризации и нажмите Создать инвентаризацию.
2. Заполните Название инвентаризации, Дату начала и Дату окончания — до этой даты сотрудники смогут вносить данные.
3. Выберите Источник инвентаризации — например, По подразделению или По сотруднику. Все поля описаны в разделе Создать инвентаризацию.
4. Включите Автоматизированная инвентаризация с участием сотрудников.
5. Если хотите, чтобы по ссылке нельзя было войти без доступа к почте сотрудника, включите Защита OTP-кодом.
6. Если нужно знать состояние каждого актива, включите Требует оценки состояния актива — тогда сотрудник выбирает состояние каждой вещи, которая у него есть.
7. Нажмите Сохранить.

Письма уходят сразу после сохранения — каждому сотруднику, за которым числится хотя бы один актив из области охвата. Активы, которые числятся за местоположением, а не за сотрудником, в самостоятельную проверку не попадают: их отмечает кладовщик на вкладке Активы. Переключатели задаются только при создании — потом их не изменить.

У сотрудника без почты в карточке письмо не отправится — на вкладке Участники у него будет статус Email отсутствует. Нажмите Копировать ссылку в его строке и передайте ссылку удобным способом, например в мессенджере.

Что получает сотрудник

Письмо «Приглашение к участию в инвентаризации …» приходит на почту из карточки сотрудника, на языке компании. В нём — название инвентаризации, срок и кнопка Перейти к инвентаризации.

Ссылка личная: по ней видны только активы этого сотрудника. Пересылать её другим не нужно.

Подтвердить свои активы

Это делает сотрудник. Страница открывается в любом браузере, удобно и с телефона.

1. Нажмите Перейти к инвентаризации в письме.
2. Если включена защита OTP-кодом, на почту придёт код подтверждения. Введите его и нажмите Проверить. Код действует 15 минут; если он не пришёл, нажмите Отправить код повторно.
3. Вверху страницы — название инвентаризации, ваше имя, срок и счётчик «N из M активов подтверждено».
4. По каждому активу из списка:
   • нажмите В наличии, если вещь у вас, или Отсутствует, если её нет;
   • если рядом появилось поле состояния, выберите, в каком состоянии вещь: Новый, Хорошее, Удовлетворительное, Плохое, Повреждённый и т. д. Поле появляется, когда организатор включил оценку состояния;
   • при необходимости напишите Примечания к активу — например, «Экран треснул» или «Передал коллеге» — и нажмите Отправить в карточке актива.
5. Отметка наличия и состояние сохраняются сразу. Когда все активы отмечены, появится «Все активы подтверждены! Спасибо.»

Если вы ввели примечание, но не нажали Отправить, внизу страницы появится строка «Не отправлено изменений: N» с кнопкой Отправить всё. При попытке закрыть страницу браузер предупредит о несохранённых изменениях.

Внизу страницы есть блок Общие примечания — для сообщения обо всей инвентаризации сразу, например «Часть инструмента осталась на объекте в Атырау».

Отметки сотрудника фиксируются в инвентаризации. Карточку актива они не меняют: состояние в карточке остаётся прежним, пока его не изменит сотрудник с правами.

Сообщить о неучтённой вещи

Если у вас есть вещь компании, которой нет в вашем списке, сообщите о ней — так она попадёт на учёт.

1. Прокрутите страницу до блока Есть у меня, но нет в списке и нажмите Добавить актив.
2. Заполните Название — это единственное обязательное поле.
3. По возможности укажите Серийный номер (обычно на шильдике или наклейке снизу), AssetID (с наклейки) — номер с инвентарной наклейки, если она есть, Производителя, Модель, Тип актива и Состояние. Чем точнее данные, тем быстрее организатор поймёт, что это за вещь.
4. Нажмите Добавить фото и сфотографируйте вещь и наклейку с номером — до 5 снимков.
5. В поле Комментарий напишите, где вещь лежит и откуда она у вас.
6. Нажмите Сохранить.

Запись появится в блоке Есть у меня, но нет в списке. Пока организатор её не разобрал и инвентаризация открыта, запись можно изменить (карандаш) или удалить (корзина). Один сотрудник может сообщить о 50 вещах в одной инвентаризации.

Когда организатор примет решение, у записи появится статус: Принято к учёту — вещь поставлена на учёт и числится за вами, или Отклонено — например, это личная вещь. Статус видно, если снова открыть ссылку, пока инвентаризация открыта.

Следить за участниками

Организатор открывает инвентаризацию и переходит на вкладку Участники. Для каждого сотрудника видно, ушло ли письмо (Отправлено, Ошибка, Email отсутствует), когда он последний раз открывал ссылку и сколько активов подтвердил.

• Отправить повторно — выслать письмо ещё раз, например если сотрудник его потерял.
• Копировать ссылку — скопировать личную ссылку сотрудника, чтобы передать её другим способом.

Если инвентаризация не завершена к дате окончания, ответственные получат уведомление «Аудит требует внимания».

Поставить неучтённые вещи на учёт

Сообщения сотрудников разбирает администратор или менеджер — сотрудник с правом изменять инвентаризации. Чтобы создать актив, нужно ещё право создавать активы; чтобы переместить существующий актив — право создавать перемещения. У стандартной роли Менеджер все эти права есть.

Найти, что ждёт решения

В списке Инвентаризации рядом с названием видно, сколько сообщений ждут решения, — например, «На разборе: 3». Откройте инвентаризацию и перейдите на вкладку Найдено сверх списка: число на вкладке — то же.

В таблице — что внёс сотрудник (название, производитель, модель, серийный номер), кто внёс и статус:

• Новое — ждёт решения;
• Совпадение — ждёт решения, и система нашла похожий актив по серийному или инвентарному номеру. Под названием подсказка: «Похоже, это DI-29 — числится за Алматы, лаборатория»;
• Актив создан, Перемещён, Отклонено — решение принято. У созданного актива под статусом — его инвентарный номер.

Посмотреть сообщение

Нажмите Просмотр (значок глаза) в строке. В окне — кто и когда внёс запись, все заполненные поля, фото и комментарий сотрудника.

Создать актив

Так ставят на учёт вещь, которой в системе ещё нет.

1. Нажмите Создать актив (значок «+») в строке записи или выберите его в меню с тремя точками.
2. Откроется форма Новый актив, уже заполненная данными из сообщения: название, серийный номер, производитель, модель, состояние. Держатель — сотрудник, который сообщил о вещи, его не изменить. Инвентарный номер подставляется следующий по порядку.
3. Выберите Тип актива, если сотрудник его не указал, проверьте и дополните поля — например, цену и дату покупки.
4. Нажмите Сохранить.

Актив появится в реестре и будет числиться за сотрудником. Фото из сообщения перейдут в галерею актива. Если выбранный тип актива не хранит серийный номер, производителя или модель, эти данные допишутся в заметку актива, чтобы не потеряться. Запись получит статус Актив создан, а сотрудник увидит Принято к учёту.

Переместить существующий актив сотруднику

Так поступают, если вещь уже есть в реестре, но числится за кем-то другим или в местоположении — то есть фактически она у сотрудника, а по учёту в другом месте.

1. Если система нашла похожий актив (статус Совпадение), нажмите Переместить сотруднику (значок двух стрелок) в строке. Если похожих несколько, в меню будет пункт для каждого с его номером.
2. Если совпадения нет, выберите в меню с тремя точками Найти актив вручную, найдите актив по номеру или названию, отметьте его и нажмите Добавить.
3. В окне Переместить актив сотруднику проверьте актив и сотрудника. При необходимости укажите Плановую дату возврата и Заметку.
4. Если актив сейчас числится за другим сотрудником, выберите Принять на локацию — местоположение, куда его сначала примут от прежнего держателя.
5. Нажмите Сохранить.

Система оформит выдачу актива сотруднику (а если он был у другого сотрудника — сначала приём на выбранное местоположение) с пометкой «По результатам аудита». Фото из сообщения перейдут в галерею актива. Если по активу есть предупреждения — например, просрочена калибровка, — они видны в окне. Списанный актив и актив в сервисном центре переместить нельзя.

Отклонить сообщение

Если вещь не принадлежит компании или её не нужно ставить на учёт, выберите в меню с тремя точками Отклонить, при необходимости напишите Причину и нажмите Отклонить. Причину сотрудник не увидит — только статус Отклонено.

По каждому сообщению решение принимается один раз. Сообщения о неучтённых вещах попадают в экспорт инвентаризации на отдельный лист.

Полезные ссылки

• Проведение инвентаризации — создать инвентаризацию и провести её силами кладовщика
• Справочник по инвентаризации — поля, статусы и права
• Инвентаризация — как устроена инвентаризация