Проведение инвентаризации

Здесь собраны частые задачи при работе с инвентаризацией. О том, как устроены область охвата и оценка состояния, читайте в разделе Инвентаризация: как это устроено. Полный перечень полей и значений — в Справочнике по инвентаризации.

Создать инвентаризацию

1. Откройте раздел Инвентаризация в левом меню.
2. Нажмите Создать инвентаризацию. Откроется форма с заголовком Информации об инвентаризации.
3. Заполните Название инвентаризации — обязательное поле.
4. Укажите Дата начала и Дата окончания. Дата окончания должна быть позже даты начала.
5. Выберите Источник инвентаризации — область охвата:
   • Все — все активы организации.
   • По местоположению — затем в поле Выберите местоположение укажите одно или несколько местоположений.
   • По подразделению — затем в поле Выберите подразделение укажите одно или несколько подразделений.
   • По сотруднику — затем в поле Выберите сотрудника укажите одного или нескольких сотрудников.
6. При необходимости включите переключатели (см. Переключатели).
7. Нажмите Сохранить.

После сохранения инвентаризация появляется в списке, а из выбранной области охвата формируется список активов для проверки.

Переключатели

В форме создания доступны три переключателя:

• Требует оценки состояния актива — проверяющий должен указать состояние каждого актива. При включённой настройке актив нельзя отметить как в наличии, не выбрав состояние.
• Автоматизированная инвентаризация с участием сотрудников — включает самостоятельную инвентаризацию (см. Настроить самостоятельную инвентаризацию).
• Защита OTP-кодом — добавляет одноразовый код подтверждения для участников самостоятельной инвентаризации. Переключатель доступен только при включённой автоматизированной инвентаризации.

Источник, автоматизированная инвентаризация и защита OTP-кодом задаются при создании и после сохранения не редактируются.

Провести инвентаризацию

1. В разделе Инвентаризация откройте нужную запись из списка.
2. Откроется список активов, попавших в область охвата. Для каждого актива в столбце с кнопками наличия:
   • нажмите кнопку с галочкой (всплывающая подсказка В наличии) — актив подсветится зелёным;
   • нажмите кнопку с крестиком (всплывающая подсказка Отсутствует) — актив подсветится красным.
3. Если включена оценка состояния, в столбце Состояние выберите состояние актива. Если состояние обязательно, без него актив не получится отметить как в наличии.
4. Чтобы добавить примечание к активу, нажмите значок комментария в строке, введите текст в поле Примечание к активу… и нажмите Сохранить.
5. Прогресс проверки виден в списке инвентаризаций в столбце Проверено (сколько активов проверено из общего числа).

Инвентаризацию также можно проводить из приложения UNIO24 Mobile, сканируя QR-коды и NFC-метки активов. См. обзор мобильного приложения.

Закрыть и снова открыть инвентаризацию

1. Откройте инвентаризацию.
2. В правом верхнем углу нажмите кнопку статуса. Для активной инвентаризации она называется Закрыть.
3. Чтобы вернуться к закрытой инвентаризации, откройте её и нажмите Открыть.

В списке инвентаризаций статус показан как активная или закрытая.

Экспортировать результаты

1. Откройте инвентаризацию.
2. Рядом с кнопкой статуса раскройте меню и выберите Экспортировать.

Файл с результатами проверки выгрузится в формате XLSX.

Настроить самостоятельную инвентаризацию

Чтобы сотрудники сами подтверждали закреплённые за ними активы:

1. При создании инвентаризации включите переключатель Автоматизированная инвентаризация с участием сотрудников.
2. При необходимости включите Защита OTP-кодом, чтобы доступ по ссылке требовал одноразового кода.
3. Нажмите Сохранить. Каждому сотруднику из области охвата система отправляет персональную ссылку по email.

Что делает участник

1. Открывает ссылку из письма.
2. Если включена защита OTP-кодом, вводит код подтверждения, отправленный на его email, и нажимает Проверить.
3. По каждому закреплённому активу нажимает В наличии или Отсутствует, при необходимости указывает Состояние и примечание, затем нажимает Отправить.
4. Индикатор прогресса показывает, сколько активов из общего числа подтверждено.

Если срок инвентаризации истёк или она закрыта, участник видит сообщение Инвентаризация завершена и больше не может вносить данные.

Отслеживать участников

1. Откройте самостоятельную инвентаризацию.
2. Перейдите на вкладку Участники.
3. Для каждого участника в таблице видны его email, Email статус (Не отправлено, Отправлено, Ошибка, Email отсутствует), Последнее действие и Подтверждено (сколько активов подтверждено из общего числа).
4. Чтобы выслать письмо заново, нажмите Отправить повторно. Чтобы скопировать персональную ссылку участника, нажмите значок ссылки (подсказка Копировать ссылку).