Проведение инвентаризации

Здесь собраны частые задачи при работе с инвентаризацией.

Связанные разделы

• О том, как устроены область охвата и оценка состояния, читайте в разделе Инвентаризация: как это устроено.
• Как сотрудники сами подтверждают активы по ссылке и как поставить на учёт неучтённые вещи — в разделе Самостоятельная инвентаризация.
• Полный перечень полей и значений — в Справочнике по инвентаризации.

Создать инвентаризацию

1. Откройте раздел Инвентаризации в левом меню.
2. Нажмите Создать инвентаризацию. Откроется форма с заголовком Информации об инвентаризации.
3. Заполните Название инвентаризации — обязательное поле.
4. Укажите Дата начала и Дата окончания. Дата окончания должна быть позже даты начала.
5. Выберите Источник инвентаризации — область охвата:
   • Все — все активы организации.
   • По местоположению — затем в поле Выберите местоположение укажите одно или несколько местоположений.
   • По подразделению — затем в поле Выберите подразделение укажите одно или несколько подразделений.
   • По сотруднику — затем в поле Выберите сотрудника укажите одного или нескольких сотрудников.
6. При необходимости включите переключатели (см. Переключатели).
7. Нажмите Сохранить.

После сохранения инвентаризация появляется в списке, а из выбранной области охвата формируется список активов для проверки.

Переключатели

В форме создания доступны три переключателя:

• Требует оценки состояния актива — проверяющий должен указать состояние каждого актива. При включённой настройке актив нельзя отметить как в наличии, не выбрав состояние.
• Автоматизированная инвентаризация с участием сотрудников — включает самостоятельную инвентаризацию (см. Настроить самостоятельную инвентаризацию).
• Защита OTP-кодом — добавляет одноразовый код подтверждения для участников самостоятельной инвентаризации. Переключатель доступен только при включённой автоматизированной инвентаризации.

Источник, автоматизированная инвентаризация и защита OTP-кодом задаются при создании и после сохранения не редактируются.

Провести инвентаризацию

1. В разделе Инвентаризации откройте нужную запись из списка. Найти её помогут поиск по номеру, названию или автору и кнопка Фильтры (период и статус).
2. Откроется список активов, попавших в область охвата. Для каждого актива в столбце с кнопками наличия:
   • нажмите В наличии — актив подсветится зелёным;
   • нажмите Отсутствует — актив подсветится красным.
3. Если включена оценка состояния, в столбце Состояние выберите состояние актива. Если состояние обязательно, без него актив не получится отметить как в наличии.
4. Чтобы добавить примечание к активу, нажмите в его строке Общие примечания, введите текст в поле Примечание к активу… и нажмите Сохранить. Чтобы приложить снимок, нажмите Фото.
5. Прогресс проверки виден в списке инвентаризаций в столбце Проверено (сколько активов проверено из общего числа).

Инвентаризацию также можно проводить из приложения UNIO24 Mobile, сканируя QR-коды и NFC-метки активов. См. Инвентаризация в мобильном приложении.

Закрыть и снова открыть инвентаризацию

1. Откройте инвентаризацию.
2. В правом верхнем углу нажмите кнопку статуса. Для активной инвентаризации она называется Закрыть.
3. Чтобы вернуться к закрытой инвентаризации, откройте её и нажмите Открыть.

В списке инвентаризаций статус показан как активная или закрытая.

Экспортировать результаты

1. Откройте инвентаризацию.
2. Рядом с кнопкой статуса раскройте меню и выберите Экспортировать.

Файл с результатами проверки выгрузится в формате XLSX. Если сотрудники сообщали о вещах сверх списка, они будут на отдельном листе.

Настроить самостоятельную инвентаризацию

Чтобы сотрудники сами подтверждали закреплённые за ними активы и сообщали о неучтённых вещах, при создании инвентаризации включите Автоматизированная инвентаризация с участием сотрудников и при необходимости Защита OTP-кодом. Каждому сотруднику, за которым числятся активы из области охвата, уйдёт письмо с личной ссылкой.

Весь процесс — что видит сотрудник, как он подтверждает активы и их состояние, как сообщает о неучтённых вещах и как администратор или менеджер ставит их на учёт — описан в разделе Самостоятельная инвентаризация.

Полезные ссылки

• Инвентаризация — как устроены область охвата и оценка состояния
• Самостоятельная инвентаризация — сотрудники подтверждают активы по ссылке, неучтённые вещи ставят на учёт
• Справочник по инвентаризации — полный перечень полей и значений