Самообслуживание

Связанные разделы

• Пошаговые инструкции для сотрудника — в разделе Взять себе и сдать актив.
• Как подключить сотрудников и настроить сдачу — в разделе Настройка самообслуживания.
• Права и сообщения — в Справочнике по самообслуживанию.

Самообслуживание позволяет сотруднику самому взять себе актив со склада и самому сдать то, что за ним числится, — без кладовщика. Монтажник берёт перфоратор перед выездом, системный администратор — ноутбук из офисного пула, а после работы сдаёт их обратно. Каждое такое действие записывается обычным документом перемещения, поэтому история актива остаётся полной.

Что нужно сотруднику

• Учётная запись, привязанная к карточке сотрудника. Система должна знать, кто берёт актив: актив записывается на карточку сотрудника, а не на пользователя.
• Право «Взять себе и сдать своё». Оно есть в стандартной роли Самообслуживание, которая есть у каждой компании.

Сотрудник с такой ролью видит в меню только Главная и Перемещение. На главной странице у него виджет Мои активы — то, что за ним числится, — с кнопками Взять себе и Сдать. Кладовщики и администраторы с правом создавать перемещения тоже могут пользоваться самообслуживанием.

Взять себе

Взять себе можно только актив, который лежит в местоположении: на складе, в офисе, на объекте. Нельзя взять актив, который:

• уже числится за другим сотрудником;
• находится в сервисном центре;
• лежит в местоположении списания, списан или утерян.

Актив, который сейчас забронирован на другого сотрудника, в списке не предлагается. Если актив входит в другой (например, зарядное устройство в комплекте ноутбука), он уезжает вместе с родительским.

При взятии можно указать плановую дату возврата — тогда, если не вернуть вовремя, придёт напоминание о просрочке.

Действуют те же проверки, что и при выдаче кладовщиком: если у актива просрочена калибровка, истёк документ или открыт дефект инспекции, форма покажет предупреждение, а при строгих настройках компании — запретит взять.

Сдать

Сдать можно только активы, которые числятся за вами. При сдаче выбирают местоположение, куда возвращается актив, и — если так настроено в компании — указывают состояние каждого актива: например, «Хорошее» или «Повреждённый».

Нужно ли указывать состояние, решает администратор в разделе Настройки → Настройки перемещений: не спрашивать, спрашивать по желанию или обязательно. По умолчанию — обязательно.

Инспекция при взятии и сдаче

Если для типа актива настроена инспекция при выдаче и приёме, самообслуживание спрашивает её так же, как кладовщик: в таблице появляется столбец Инспекция, а обязательную инспекцию нужно провести, прежде чем взять или сдать актив. Отдельных прав на инспекции для этого не нужно.

Увольняющийся сотрудник

Если сотруднику назначено увольнение, с даты увольнения он уже не может брать активы себе, но может сдать то, что за ним числится. Уволенный сотрудник самообслуживанием не пользуется.

Как это видно в перемещениях

Документы самообслуживания — это обычные Выдача актива и Приём актива, но с меткой Самообслуживание. Получатель выдачи и источник приёма — сам сотрудник.

• Администратор видит все документы на странице Перемещение и может отобрать документы самообслуживания фильтром Оформление → Самообслуживание.
• Сотрудник с ролью «Самообслуживание» видит на этой странице только свои документы — она называется Мои перемещения.

В истории актива такие записи помечены «самообслуживание». Уведомления о перемещениях получают те, кто указан в настройках уведомлений компании для события «Перемещение активов».

Мобильное приложение

Те же действия — Взять себе, Сдать и Мои активы со сканированием QR-кода — есть в мобильном приложении UNIO24 — см. Выдача, приём и перемещение в приложении.

Полезные ссылки

• Взять себе и сдать актив — пошаговые инструкции для сотрудника
• Настройка самообслуживания — как подключить сотрудников и настроить сдачу
• Справочник по самообслуживанию — права и сообщения