Настройка бронирования

Эти задачи выполняет администратор или сотрудник с правом Настройки в группе «Бронирование».

Связанные разделы

• Как устроены политики и статусы — в разделе Бронирование.
• Все поля — в Справочнике по бронированию.

Включение модуля

1. Откройте Настройки → Модули.
2. Найдите карточку Бронирование и включите переключатель.

После первого включения появляется политика по умолчанию Все активы: она разрешает бронировать любой актив, у которого указан тип. В меню появляется группа Бронирование, а в настройках — страница Настройки бронирования с вкладками Общие, Политики бронирования и Недоступные для бронирования.

Модуль использует Инспекции, если они включены: политика может требовать инспекцию при выдаче и приёме.

Если модуль выключить и включить снова, прежние политики сохранятся, и система предложит Перейти к правилам, чтобы их проверить.

Решить, что можно бронировать

Есть два подхода:

• Бронировать всё — оставьте у политики по умолчанию включённым Включить бронирование всех типов активов. Для отдельных типов можно создать свои политики с особыми правилами, а ненужные типы — закрыть выключенной политикой.
• Бронировать только выбранное — выключите Включить бронирование всех типов активов у политики по умолчанию и создайте политики только для нужных типов: служебных автомобилей, проекторов и т. п.

Политика по умолчанию также задаёт значения лимитов и времени для типов, у которых нет своей политики.

Создать политику для типа актива

1. Откройте Настройки → Настройки бронирования → вкладка Политики бронирования.
2. Нажмите Новая политика.
3. В разделе Основное:
   • оставьте включённым Активно — выключенная политика закрывает тип для бронирования;
   • при необходимости укажите Название, например «Служебные автомобили»;
   • выберите Тип актива. После сохранения тип изменить нельзя.
4. В разделе Согласование:
   • включите Требует согласования, если брони должен подтверждать ответственный;
   • в поле Согласующая группа выберите, кто решает заявки. Если поле пустое, решает любой с правом согласования;
   • в поле Группы с авто-согласованием выберите группы, чьи брони подтверждаются без согласования;
   • в поле Допущенные группы ограничьте, кто вообще может бронировать этот тип. Пусто — все, у кого есть право бронировать.
5. В разделе Лимиты:
   • Наибольшая длительность (часов) — самая длинная бронь;
   • Как далеко вперёд (дней) — за сколько дней можно бронировать;
   • Наименьший срок до начала (часов) — минимум времени между созданием брони и её началом;
   • Выдача и приём — в рабочее время — бронь должна начинаться и заканчиваться в рабочие часы компании.
6. В разделе Время вокруг брони:
   • Неявка через (минут) — сколько ждать после начала, прежде чем бронь станет неявкой;
   • Буфер (минут) — перерыв после брони, в который актив нельзя забронировать снова (например, на зарядку или уборку);
   • Досрочная выдача (минут) — за сколько минут до начала можно выдать актив;
   • Напоминание за (минут) — когда держатель получит напоминание.
7. В разделе Выдача и приём:
   • Шаблон инспекции при выдаче и Шаблон инспекции при приёме — если при выдаче или приёме нужно провести инспекцию;
   • Требовать показание счётчика при выдаче и … при приёме — например, пробег автомобиля;
   • Создать перемещение — записывать выдачу и приём как перемещения актива.
8. Нажмите Сохранить.

Ответственные за бронирование (право Управление всеми бронями) не ограничены лимитами политики.

Если включить в политике инспекцию при выдаче или приёме, модуль «Инспекции» включится сам, если был выключен. Пока такая политика существует, выключить модуль инспекций нельзя.

Изменить или удалить политику

На вкладке Политики бронирования в строке политики нажмите Изменить или Удалить.

Удалить или выключить политику, на которую опираются будущие брони, нельзя: система покажет номера этих броней — сначала отмените или перенесите их. Если в политике выключить согласование, ожидающие заявки подтвердятся автоматически.

Сделать отдельный актив бронируемым или нет

Отдельный актив можно вывести из правила его типа — это делается на карточке актива.

1. Откройте карточку актива и перейдите на вкладку Бронирование.
2. Нажмите Настроить бронирование актива справа от кнопок Забронировать и Взять сейчас.
3. В окне Доступность актива для бронирования выберите:
   • Как у типа — актив подчиняется политике своего типа;
   • Всегда — актив можно бронировать, даже если тип закрыт;
   • Никогда — актив нельзя бронировать, даже если тип открыт.
4. Нажмите Сохранить.

Исключения всех активов типа видны и в окне политики этого типа, в разделе Исключения по активам. Выбрать Никогда для актива с будущими бронями нельзя, пока их не отменят.

Поставить период недоступности

Когда актив будет недоступен — например, на плановом обслуживании у дилера:

1. Откройте Настройки → Настройки бронирования → вкладка Недоступные для бронирования.
2. Нажмите Новый период недоступности.
3. Выберите Актив, укажите С и По. Если По не заполнить, период будет бессрочным.
4. При необходимости заполните Заметку и нажмите Сохранить.

Здесь же видны периоды, которые система поставила сама: пока наряд по активу в работе, актив в ремонте или у него открыт критический дефект инспекции. Такие периоды отмечены Автоматически и закрываются вместе с причиной. Их нельзя изменить или удалить, но можно закрыть досрочно — действием Закрыть сейчас с указанием причины.

Период недоступности не отменяет брони, которые на него попадают: участники получают уведомление «Конфликт брони».

Нумерация и порог загрузки

1. Откройте Настройки → Настройки бронирования → вкладка Общие.
2. В поле Префикс номера укажите префикс номеров броней — до 10 символов, по умолчанию BK. Ниже показан следующий номер.
3. В поле Порог низкой загрузки укажите процент: типы активов с загрузкой ниже порога аналитика покажет как кандидатов на сокращение.
4. Нажмите Сохранить.

Выдать права

Права на бронирование выдают в разделе Роли и права доступа, группа Бронирование. Обычно:

• сотрудникам, которые бронируют для себя, — Создание своих броней;
• согласующим — Согласование броней;
• диспетчеру или ответственному за парк — Управление всеми бронями;
• администратору бронирования — Настройки.

Кладовщику, который только выдаёт и принимает активы, права на бронирование не нужны: страница Выдача по брони открыта всем, кто может создавать перемещения.

Полезные ссылки

• Бронирование — как устроены политики и статусы
• Справочник по бронированию — все поля