Документы

Связанные разделы

• Пошаговые инструкции — в разделе Работа с документами.
• Поля, статусы и права — в Справочнике по документам.

Документы — это бумаги со сроком действия, которые относятся к активу или к сотруднику: гарантия на генератор, разрешение на эксплуатацию компрессора, сервисный договор на кондиционеры, сертификат эталона, трудовой договор, удостоверение по охране труда, допуск к работам на высоте. UNIO24 следит за сроками, заранее напоминает об окончании и предупреждает, если актив выдают с просроченным документом.

Раздел работает у всех компаний — его не нужно включать.

Документы и вложения

У актива и у сотрудника есть две разные вещи для файлов:

• Документы — бумаги со сроком действия. У документа есть тип, номер, дата выдачи и дата окончания; система следит за сроком.
• Вложения — любые файлы без срока: фотографии, инструкции, накладные.

На карточке актива и сотрудника они собраны на одной вкладке Документы с переключателем Документы | Вложения.

Тип документа

Каждый документ относится к типу: «Гарантия», «Договор», «Сертификат» у активов; «Трудовой договор», «Сертификат», «Соглашение о неразглашении» у сотрудников. Эти шесть типов есть у каждой компании сразу. Свои типы — например, «Разрешение на эксплуатацию сосуда под давлением» или «Допуск к работам на высоте» — администратор добавляет в разделе Настройки → Типы документов.

Тип задаёт правила для всех своих документов:

• Напоминать за столько дней — например, за 30, 7 и 1 день до окончания срока;
• Блокирует использование — просроченный документ этого типа вызывает предупреждение или запрет при выдаче актива;
• Файл обязателен — документ можно сохранить только со сканом или фото.

Статусы документа

Статус считается сам по дате окончания срока и напоминаниям типа:

• Действует — до окончания срока ещё далеко;
• Истекает — наступил первый день напоминания (например, осталось меньше 30 дней);
• Просрочен — срок прошёл;
• Заменён — вместо документа уже добавлен новый того же типа.

Замена документа

Когда документ продлевают — выдают новую гарантию, новое удостоверение, — в UNIO24 добавляют новый документ того же типа для того же актива или сотрудника. Старый документ при этом не удаляется: он получает статус Заменён и сохраняется в истории. На вкладке Документы карточки заменённые документы скрыты, их показывает ссылка Показать заменённые.

Тип и владельца уже созданного документа изменить нельзя: если ошиблись, удалите документ и добавьте заново.

Напоминания

Перед окончанием срока система отправляет напоминания — ровно в те дни, которые заданы в типе документа. Например, при днях 30, 7 и 1 придут три напоминания: за 30 дней, за 7 дней и за день до окончания. На следующий день после окончания срока приходит напоминание о просроченном документе; оно повторяется раз в неделю, пока документ не заменят новым или не удалят.

В настройках уведомлений это четыре события в категории Документы: Истекает документ и Документ просрочен — для документов активов, Истекает личный документ и Личный документ просрочен — для документов сотрудников. По умолчанию их получает только владелец компании. Чтобы напоминания получали другие сотрудники или группы — например, отдел кадров для личных документов, — добавьте их в разделе Настройки → Уведомления → Маршрутизация. Письмом сразу или в ежедневной сводке — каждый выбирает сам, см. Уведомления.

Выдача актива с просроченным документом

Если у актива просрочен документ типа, который блокирует использование, при выдаче актива и при перемещении в другое местоположение форма показывает предупреждение, например: «Просроченные документы у Компрессор Atlas Copco GA 11: Разрешение на эксплуатацию сосуда под давлением». Так же проверяются документы сотрудника, которому выдают актив.

По умолчанию это только предупреждение: при сохранении система спросит «Всё равно выдать?» (при перемещении — «Всё равно переместить»), и актив можно выдать. Для компании можно включить режим запрета — тогда выдача и перемещение не сохранятся, пока документ не заменят новым. Отдельного поля для этого режима в настройках интерфейса пока нет.

Полезные ссылки

• Работа с документами — пошаговые инструкции
• Справочник по документам — поля, статусы и права