Справочник по документам

Фактический перечень полей и значений раздела Документы.

Поля документа

Поле	Обязательное	Описание
Относится к	да	Актив или Сотрудник и сам актив или сотрудник. После сохранения не меняется
Тип	да	Тип документа для выбранного владельца. После сохранения не меняется
Номер	нет	Номер документа
Кем выдан	нет	Организация, выдавшая документ
Выдан	нет	Дата выдачи
Действителен до	да	Дата окончания срока; не раньше даты выдачи
Стоимость	нет	В валюте компании
Примечание	нет	Свободный текст
Вложения	если тип требует	Скан или фото документа; файл — до 10 МБ

Статус	Когда
Действует	До окончания срока больше дней, чем наибольшее значение «Напоминать за столько дней» у типа
Истекает	До окончания срока осталось не больше наибольшего значения напоминания; в день окончания документ ещё «Истекает»
Просрочен	Дата «Действителен до» прошла
Заменён	Для того же владельца добавлен новый документ того же типа

Статус считается по дате компании, его нельзя выбрать вручную.

Поле	Обязательное	Описание
Название	да	Название типа
Код	да	Латинский идентификатор; у системных типов не меняется
Субъект	да	Активы или Сотрудники; у системных типов не меняется, у типа с документами — тоже
Напоминать за столько дней	нет	До 10 значений, каждое от 1 до 3650 дней
Блокирует использование	—	Просроченный документ этого типа проверяется при выдаче и перемещении актива
Файл обязателен	—	Документ создаётся только с файлом, и последний файл нельзя удалить; включено по умолчанию

Тип можно удалить, только если он не системный и по нему нет документов.

Субъект	Название	Код	Напоминания
Активы	Гарантия	`warranty`	30, 7, 1
Активы	Договор	`contract`	30, 7, 1
Активы	Сертификат	`certificate`	30, 7, 1
Сотрудники	Трудовой договор	`employment_contract`	30, 7, 1
Сотрудники	Сертификат	`certificate`	30, 7, 1
Сотрудники	Соглашение о неразглашении	`nda`	30, 7, 1

У системных типов по умолчанию выключено «Блокирует использование» и включено «Файл обязателен».

Фильтр	Значения
Статус	Все · Действует · Истекает · Просрочен · Заменён
Тип документа	Все · типы компании
Субъект	Все · Активы · Сотрудники
Истекает в течение	Все · Следующие 7 дней · Следующие 30 дней · Следующие 90 дней (без уже просроченных)

Событие в настройках уведомлений	Документы	Когда
Истекает документ	Активов	В дни, заданные в типе
Документ просрочен	Активов	На следующий день после окончания срока, затем раз в неделю
Истекает личный документ	Сотрудников	В дни, заданные в типе
Личный документ просрочен	Сотрудников	На следующий день после окончания срока, затем раз в неделю

По умолчанию напоминания получает владелец компании; других получателей добавляют в Настройки → Уведомления → Маршрутизация.

Когда проверяется	Что проверяется	Сообщение
Выдача актива, перемещение в другое местоположение	Просроченные документы актива с типом «Блокирует использование»; при выдаче сотруднику — и его такие документы	«Просроченные документы у <актив>: <типы>»

Режим компании	Что происходит
Предупреждать (по умолчанию)	Предупреждение в форме и вопрос «Всё равно выдать?» / «Всё равно переместить?»
Блокировать	Выдача или перемещение не сохраняются

Возврат из ремонта не проверяется.

В редакторе ролей права находятся в группе Документы.

Право	Что разрешает
Просмотр документов активов	Видеть пункт меню «Документы», документы активов и вкладку «Документы» на карточке актива
Управление документами активов	Добавлять, изменять и удалять документы активов; настраивать типы документов
Просмотр документов сотрудников	Видеть документы сотрудников и вкладку «Документы» на карточке сотрудника
Управление документами сотрудников	Добавлять, изменять и удалять документы сотрудников

Без права на просмотр документов вкладка на карточке актива называется Вложения и показывает только файлы.