Сотрудники и пользователи

В UNIO24 есть две разные записи о человеке: сотрудник и пользователь системы. От того, связаны ли они, зависит, сможет ли человек сам брать и сдавать активы, видеть «Мои активы» и бронировать «на себя».

Связанные разделы

• Справочник сотрудников — в разделе Сотрудники.
• Учётные записи, приглашения и роли — в разделе Пользователи системы.
• Самостоятельное взятие и возврат активов — в разделе Самообслуживание.

Сотрудник и пользователь — в чём разница

	Сотрудник	Пользователь системы
Что это	Карточка в справочнике Сотрудники	Учётная запись для входа в UNIO24
Где ведётся	Сотрудники в меню слева	Настройки → Пользователи
Входит в систему	Нет	Да — по почте и паролю, в вебе и в мобильном приложении
Что определяет	За кем числятся активы, лицензии, брони	Что человек может делать — через роль

Один и тот же человек может быть:

• только сотрудником — на него выдают активы, но сам он в систему не входит. Так обычно со всеми, кто только пользуется инструментом и техникой;
• только пользователем — входит в систему, но активы за ним не числятся. Например, бухгалтер, который смотрит отчёты;
• и тем и другим — карточка сотрудника связана с учётной записью. Это нужно, чтобы человек работал со «своими» активами.

Зачем связывать сотрудника и пользователя

Пока учётная запись не связана с карточкой сотрудника, система не знает, какие активы «свои» у этого человека. Связь нужна для:

• самообслуживания — кнопок Взять себе и Сдать в вебе и в мобильном приложении. Актив, который человек берёт сам, записывается за его карточкой сотрудника. Без связи он увидит «Ваш аккаунт не привязан к карточке сотрудника. Попросите администратора привязать его.»;
• виджета Мои активы на главной странице и в приложении — что числится за человеком;
• страницы Мои перемещения — документы, где он получатель или источник;
• бронирования «на себя» — держатель Я в форме брони и в быстром бронировании;
• увольнения — когда сотрудника увольняют, связанная учётная запись блокируется и человек больше не может войти.

Для кладовщика, который выдаёт и принимает активы у других, связь не обязательна: он работает с любыми сотрудниками.

Как связать: три способа

Способ	Когда подходит
Пригласить сотрудника из справочника	Карточка сотрудника уже есть, учётной записи ещё нет
Пригласить пользователя с карточкой сотрудника	Нет ни карточки, ни учётной записи — заводите человека с нуля из настроек
Привязать существующего пользователя	И карточка, и учётная запись уже есть, но не связаны

Связь всегда один к одному: у карточки — одна учётная запись, у учётной записи — одна карточка. Почта в карточке и почта для входа могут различаться: связь держится не на почте, а на самой привязке.

Владелец, который регистрировал компанию, получает свою карточку сотрудника и связь с ней автоматически.

Завести сотрудника и сразу пригласить в систему

1. Откройте Сотрудники и нажмите Добавить сотрудника.
2. Заполните Имя, Фамилию и остальные поля карточки.
3. Отметьте Пригласить в систему как пользователя. Поле Электронная почта станет обязательным — на неё уйдёт приглашение.
4. Если у вас полный доступ, рядом появится поле Роль — выберите, например, Самообслуживание.
5. Нажмите Сохранить.

Карточка сохранится, а сотрудник получит письмо с приглашением. Учётная запись связывается с карточкой сразу, ещё до того, как человек примет приглашение.

Пригласить сотрудника из справочника

1. Откройте Сотрудники, вкладка Действующие.
2. В строке сотрудника нажмите значок конверта — Пригласить пользователя. Он есть только у тех, у кого ещё нет учётной записи.
3. В окне Пригласить пользователя в UNIO24 проверьте Электронную почту — она подставлена из карточки, её можно изменить.
4. Если у вас полный доступ, выберите Роль.
5. Нажмите Пригласить пользователя.

Имя, отчество, фамилия и телефон перейдут в учётную запись из карточки.

Пригласить пользователя и сразу создать карточку сотрудника

Так удобно, если вы заводите человека из настроек и хотите, чтобы на него можно было выдавать активы.

1. Откройте Настройки → Пользователи и нажмите Пригласить пользователя.
2. Введите Электронную почту и выберите Роль.
3. Отметьте Создать карточку сотрудника и заполните Имя и (или) Фамилию.
4. Нажмите Пригласить пользователя.

В справочнике Сотрудники появится новая карточка, уже связанная с учётной записью. Флажок виден тем, у кого есть права на создание и изменение сотрудников.

Если флажок не отметить, будет создана только учётная запись — без карточки сотрудника. Её можно привязать к карточке позже.

Привязать существующего пользователя

Если человек уже входит в систему, а его карточка сотрудника заведена отдельно (например, загружена импортом), свяжите их.

1. Откройте Сотрудники, вкладка Действующие.

2. В строке сотрудника откройте меню с тремя точками и выберите Привязать пользователя.

   

3. В окне Привязать пользователя к карточке сотрудника выберите Пользователя. В списке только те, у кого ещё нет карточки сотрудника; искать можно по имени, фамилии и почте.

4. Нажмите Привязать.

Появится сообщение «Пользователь привязан к карточке сотрудника». Если в списке пусто — «Нет пользователей без карточки сотрудника», — значит, все учётные записи уже связаны: пригласите человека из справочника, как описано выше.

Привязывать и отвязывать может тот, у кого есть права на изменение и сотрудников, и пользователей. Уволенному сотруднику привязать учётную запись нельзя.

Отвязать пользователя

Если учётную запись привязали не к той карточке, её можно отвязать.

1. В строке сотрудника нажмите значок крестика в круге — Отвязать пользователя.
2. Подтвердите: «Отвязать пользователя … от карточки? Аккаунт останется, но самообслуживание для него перестанет работать.»

Учётная запись и карточка остаются, пропадает только связь между ними. После этого учётную запись можно привязать к другой карточке.

Как понять, кто связан

В списке сотрудников рядом с табельным номером:

• метка Приглашён — учётная запись есть, но приглашение ещё не принято;
• значок пользователя — человек уже входит в систему. При наведении — «В системе: имя (почта)»;
• ничего — у сотрудника нет учётной записи.

В списке пользователей (Настройки → Пользователи) рядом с именем — значок карточки. При наведении — «Карточка сотрудника: имя». У учётной записи без значка карточки сотрудника нет.

Подключить сотрудника к самообслуживанию

Чтобы сотрудник сам брал и сдавал активы:

1. Убедитесь, что его карточка связана с учётной записью — любым из способов выше.
2. Учётной записи нужна роль с правом Взять себе и сдать своё — проще всего стандартная роль Самообслуживание. Роль выбирают при приглашении (поле видно администратору с полным доступом) или меняют потом в Настройки → Пользователи → Изменить.
3. Сотрудник принимает приглашение, задаёт пароль и входит в веб-версию или в мобильное приложение. На главной у него появятся кнопки Взять себе и Сдать и список Мои активы.

Осторожно

Если роль при приглашении не выбрать, у учётной записи не будет никаких прав: человек сможет войти, но увидит только свой профиль. Назначьте роль в Настройки → Пользователи.

Подробнее о правилах самообслуживания — в разделе Настройка самообслуживания.

Полезные ссылки

• Сотрудники — справочник сотрудников и карточка
• Пользователи системы — приглашения, роли и состояния учётных записей
• Настройка самообслуживания — роль «Самообслуживание» и состояние при сдаче
• Увольнение сотрудников — что происходит с учётной записью при увольнении