Справочники и статусы

Эти задачи выполняет администратор. Обзор всего раздела настроек — см. Настройки. Полный перечень страниц с условиями доступа — в Справочнике по настройкам.

Справочники Типы активов, Вендоры и Сервисные центры находятся не в разделе настроек, а в группе Справочники главного меню слева. Страница Статусы активов относится к разделу Настройки.

В каждом справочнике записи можно просматривать, добавлять, редактировать (карандаш) и удалять (корзина). Удалить запись нельзя, пока с ней связаны активы — поле Количество активов показывает, сколько их.

Типы активов

Типы активов классифицируют активы (например, мебель, компьютерная техника, инструменты). У каждого типа есть настройка отображения полей — она задаёт, какие поля показываются при создании и редактировании актива этого типа. Это предустановленный набор полей: самые частые характеристики активов (серийный номер, даты, цена, продавец, вендор, модель и другие). Для каждого типа вы включаете нужные из них, а поля, которых в наборе нет, заводят как дополнительные поля.

1. В главном меню слева откройте группу Справочники → Типы активов.
2. Нажмите Добавить новый тип.
3. Укажите Название типа.
4. В блоке Настройка отображения полей включите поля, которые нужны для этого типа:
   • Серийный номер / IMEI
   • Дата ввода в эксплуатацию
   • Дата завершения эксплуатации
   • Дата покупки
   • Гарантия до
   • Цена за 1 единицу актива
   • Остаточная стоимость 1 единицы актива
   • Количество единиц активов
   • Продавец
   • Вендор
   • Модель
5. Сохраните тип.

Скрытие поля не удаляет уже введённые данные — поле просто не отображается. Если позже снова включить поле, прежние значения вернутся.

Вендоры

Вендоры — это производители и поставщики активов.

1. В главном меню слева откройте группу Справочники → Вендоры.
2. Нажмите Добавить.
3. Заполните поля:
   • Название
   • Описание
   • Адрес
4. Сохраните запись.

Обратите внимание

Вендора можно создать прямо из формы актива, если нужного ещё нет в справочнике («ленивое создание»). В этом случае указывается только название, а описание и адрес заполняются позже редактированием записи справочника.

Сервисные центры

Сервисные центры — это организации, выполняющие обслуживание, гарантийный и послегарантийный ремонт.

1. В главном меню слева откройте группу Справочники → Сервисные центры.
2. Нажмите Добавить новый сервисный центр.
3. Заполните Название сервиса, Описание и Адрес.
4. Сохраните запись.

Сервисные центры тоже поддерживают «ленивое создание» — новый центр можно добавить прямо в момент передачи актива в сервис.

Статусы и состояния активов

Страница Статусы активов настраивает значения, которыми описывается состояние активов. На ней три вкладки: Lifecycle-статусы, Операционные статусы и Состояния активов.

1. В главном меню слева откройте раздел Настройки.
2. Выберите страницу Статусы активов.
3. Вверху переключайтесь между вкладками Lifecycle-статусы, Операционные статусы и Состояния активов.

Записи помечаются как Системный или Пользовательский. Системные записи доступны только для чтения — их нельзя изменять или удалять. Свои записи можно добавлять, редактировать и удалять.

Жизненный цикл

Вкладка Lifecycle-статусы задаёт этап жизни актива. Системные значения по умолчанию: Запланировано, Заказано, В пути, На складе, Зарезервировано, Активно, Простаивает, На обслуживании, На аудите, В аренде, Утеряно, Похищено, Ожидает списания, Выведено из эксплуатации, Списано.

Чтобы добавить свой статус, нажмите Добавить lifecycle-статус и заполните Название, Код и Цвет. В блоке Предпросмотр видно, как бейдж будет выглядеть в списках.

Операционные статусы

Вкладка Операционные статусы задаёт более точное состояние внутри этапа жизненного цикла (например, для статуса «На обслуживании» — Плановое обслуживание, Внеплановый ремонт, Ожидание запчастей). Сначала выберите слева lifecycle-статус, затем добавляйте к нему операционные статусы кнопкой Добавить операционный статус. Поля те же: Название, Код и Цвет.

Состояния активов

Вкладка Состояния активов задаёт значения физического состояния, которые фиксируются при приёме и во время аудитов. Системные значения по умолчанию: Новый, Хорошее, Удовлетворительное, Плохое, Повреждённый, Нерабочее.

Чтобы добавить своё состояние, нажмите Добавить состояние и заполните Название, Код и Цвет.