Работа с документами

Здесь собраны частые задачи по документам.

Добавить документ

В главном меню слева откройте Документы.
Нажмите Новый документ.
В поле Относится к выберите Актив или Сотрудник.
Для актива нажмите Выбрать актив, найдите актив и подтвердите выбор. Для сотрудника выберите его в списке Выберите сотрудника.
Выберите Тип документа. В списке — типы, подходящие выбранному владельцу: для актива — типы активов, для сотрудника — типы сотрудников.
Заполните Номер и Кем выдан.
Укажите даты: Выдан и Действителен до. Дата окончания срока обязательна и не может быть раньше даты выдачи.
При необходимости укажите Стоимость (например, стоимость договора или страховки) и Примечание.
В блоке Вложения нажмите Загрузить файлы и выберите скан или фото документа. Если для типа файл обязателен, без него документ не сохранится.
Нажмите Сохранить.

Форма «Новый документ»: поле «Относится к» со значением «Сотрудник», список «Выберите сотрудника», поле «Тип», поля «Номер», «Кем выдан», «Выдан», «Действителен до», «Стоимость», «Примечание», блок «Вложения» с кнопкой «Загрузить файлы» и кнопки «Отмена» и «Сохранить»

Документ можно добавить и прямо с карточки: откройте актив или сотрудника, перейдите на вкладку Документы и нажмите Новый документ — владелец будет выбран сам.

Продлить документ

Документ не продлевают изменением даты — добавляют новый, чтобы в истории остались оба.

Откройте карточку актива или сотрудника и перейдите на вкладку Документы.
Нажмите Новый документ.
Выберите тот же Тип, что у истекающего документа, и заполните данные нового документа: номер, даты, файл.
Нажмите Сохранить.

Новый документ станет текущим, а прежний получит статус Заменён. Чтобы увидеть заменённые документы на вкладке, нажмите Показать заменённые.

Найти истекающие и просроченные документы

Откройте Документы.
Используйте фильтры над таблицей (слева направо):
- статус — Действует, Истекает, Просрочен, Заменён;
- тип документа;
- владелец — Активы или Сотрудники;
- срок — Следующие 7 дней, Следующие 30 дней или Следующие 90 дней. Уже просроченные документы в эти окна не попадают — их показывает фильтр статуса Просрочен. Документы всегда идут по дате окончания срока — сначала самые ранние. В столбце Осталось дней видно, сколько дней до окончания; у просроченных документов число отрицательное.

Страница «Документы» с фильтром «Следующие 90 дней»: сертификат сотрудника, гарантия генератора и допуск к работам на высоте со статусом «Истекает» и договор на погрузчик со статусом «Действует», в столбце «Осталось дней» — 18, 25, 25 и 50

Посмотреть документы актива или сотрудника

Откройте карточку актива (Все активы → актив) или сотрудника (Сотрудники → сотрудник).
Перейдите на вкладку Документы.
Переключатель вверху вкладки: Документы — документы со сроком, Вложения — остальные файлы.
Чтобы открыть документ, нажмите на его строку — откроется форма документа со всеми его файлами.

Вкладка «Документы» карточки сотрудника «Тимур Абдрахманов»: переключатель «Документы | Вложения», ссылка «Показать заменённые», кнопка «Новый документ» и таблица со столбцами «Тип», «Номер», «Действителен до», «Осталось дней», «Статус»: сертификат и допуск к работам на высоте — «Просрочен», трудовой договор и соглашение о неразглашении — «Действует»

Изменить или удалить документ

Откройте Документы.
В строке документа нажмите Изменить или Удалить.

В форме изменения можно поправить номер, кем выдан, даты, стоимость, примечание и файлы. Относится к и Тип изменить нельзя — если ошиблись, удалите документ и добавьте заново.

Форма «Изменить — Документы» для гарантии дизель-генератора: «Относится к» и «Тип» показаны текстом, поля «Номер», «Кем выдан», «Выдан», «Действителен до», «Стоимость», «Примечание» и таблица файлов с кнопкой «Загрузить файлы»

Настроить типы документов

Типы документов настраивает администратор.

Откройте Настройки → Типы документов. Кнопки Все, Активы, Сотрудники над таблицей отбирают типы по владельцу.
Нажмите Новый тип.
Заполните Название и Код — короткий латинский идентификатор, например height_work_permit.
В поле Субъект выберите, к чему относятся документы: Активы или Сотрудники.
В поле Напоминать за столько дней введите число дней и нажмите Enter — значение станет отдельной меткой. Так добавьте все дни, например 60, 30 и 7. Наибольшее число задаёт, с какого дня документ получает статус Истекает.
Включите Блокирует использование, если просроченный документ этого типа должен вызывать предупреждение (или запрет) при выдаче актива.
Оставьте включённым Файл обязателен, если документ этого типа нельзя сохранить без скана или фото.
Нажмите Сохранить.

Страница «Типы документов»: кнопки «Все», «Активы», «Сотрудники», кнопка «Новый тип» и таблица типов со столбцами «Название», «Код», «Субъект», «Напоминать за столько дней» (дни метками), «Блокирует использование», «Файл обязателен»; системные типы отмечены меткой «Системный»

Окно «Новый тип документа»: поля «Название», «Код», «Субъект», «Напоминать за столько дней», переключатели «Блокирует использование» и «Файл обязателен» с пояснениями и кнопки «Отмена» и «Сохранить»

В строке типа можно:

Изменить — открыть тип для правки. У системных типов (с меткой Системный) нельзя менять Код и Субъект, остальное — можно;
Удалить — только свой тип, по которому ещё нет документов. В столбце Документы видно, сколько документов этого типа.

Шесть системных типов есть у каждой компании, у каждого сразу заданы напоминания за 30, 7 и 1 день: у активов — «Гарантия», «Договор», «Сертификат», у сотрудников — «Трудовой договор», «Сертификат», «Соглашение о неразглашении».

Полезные ссылки

Документы — как устроены типы, статусы и замена
Справочник по документам — все поля