Справочник по инвентаризации

Фактический перечень полей, столбцов и значений модуля Инвентаризация.

Поля формы

Форма создания имеет заголовок Информации об инвентаризации.

Поле	Обязательное	Описание
Название инвентаризации	да	Название записи
Дата начала	да	Начало периода проведения
Дата окончания	да	Окончание периода; должна быть позже даты начала
Источник инвентаризации	да	Область охвата; см. таблицу «Варианты области охвата»

Варианты области охвата

Задаётся в поле Источник инвентаризации. Выбирается при создании и после сохранения не меняется.

Вариант	Что попадает в проверку
Все	Все активы организации
По местоположению	Активы выбранных местоположений (поле «Выберите местоположение»)
По подразделению	Активы выбранных подразделений (поле «Выберите подразделение»)
По сотруднику	Активы выбранных сотрудников (поле «Выберите сотрудника»)

Переключатели

Переключатель	Описание
Требует оценки состояния актива	Обязывает указывать состояние каждого актива
Автоматизированная инвентаризация с участием сотрудников	Включает самостоятельную инвентаризацию по ссылке из email; задаётся при создании
Защита OTP-кодом	Требует одноразовый код для доступа по ссылке; доступен только при включённой автоматизированной инвентаризации; задаётся при создании

Столбцы списка инвентаризаций

Столбец	Содержимое
Номер	Номер инвентаризации, присваивается автоматически
Название инвентаризации	Название записи; у самостоятельной — «На разборе: N», если есть записи сверх списка без решения
Дата инвентаризации	Диапазон дат начала и окончания
Проверено	Сколько активов проверено из общего числа, с индикатором прогресса
Инвентаризация создана	Кто создал запись
Статус	«активная» или «закрытая»

В строках доступны действия Редактировать и Удалить (по правам доступа). Над списком — поиск «Поиск по номеру, названию или автору» и кнопка Фильтры: период и статусы с числом инвентаризаций.

Столбцы списка активов

Столбец	Содержимое
Инвентарный номер, Тип актива, Название, Вендор / модель	Данные актива
Владелец	За кем числился актив при создании инвентаризации
Состояние	Состояние актива при проверке
Количество по факту	Кнопки В наличии и Отсутствует
Проверил	Кто и когда отметил актив
Фото	Снимки актива при проверке

Вкладки Участники и Найдено сверх списка есть только у самостоятельной инвентаризации.

Отметка наличия актива

В списке активов наличие отмечается двумя кнопками.

Кнопка	Подсветка
В наличии	Зелёная
Отсутствует	Красная

Для каждого актива также показаны столбцы Проверил (кто и когда отметил актив) и поле примечания Примечание к активу….

Состояния актива

Набор состояний настраивается в разделе настроек «Состояния активов» и может содержать пользовательские значения. Системные значения:

Состояние	Код
Новый	`new`
Хорошее	`good`
Удовлетворительное	`satisfactory`
Плохое	`poor`
Повреждённый	`damaged`
Нерабочее	`non_functional`

Статусы

Статус	Кнопка переключения
активная	Закрыть
закрытая	Открыть

Email статусы участников

Видны на вкладке Участники самостоятельной инвентаризации в столбце Email статус.

Статус	Код
Не отправлено	`not_sent`
Отправлено	`sent`
Ошибка	`failed`
Email отсутствует	`no_email`

Столбцы вкладки «Участники»

Столбец	Содержимое
Сотрудник	Имя и подразделение участника
Электронная почта	Адрес участника или метка «Email отсутствует»
Email статус	См. таблицу «Email статусы участников»
Последнее действие	Когда участник в последний раз открывал ссылку
Подтверждено	Сколько активов подтверждено из общего числа

Действия в строке: Отправить повторно (выслать письмо заново) и Копировать ссылку (персональная ссылка участника).

Найдено сверх списка

Поля записи

Поле	Обязательное	Описание
Название	да	Что за вещь
Серийный номер	нет
AssetID (с наклейки)	нет	Инвентарный номер, если на вещи есть наклейка
Производитель, Модель	нет
Тип актива	нет
Состояние	нет
Фото	нет	До 5 снимков JPEG, PNG, WebP или GIF, до 5 МБ каждый
Комментарий	нет	Где лежит, откуда взялась

Один сотрудник может внести до 50 записей в одну инвентаризацию. Править и удалять запись сотрудник может, пока она на рассмотрении и инвентаризация открыта. Причину отклонения и найденные совпадения сотрудник не видит.

Статусы

У организатора	У сотрудника	Что значит
Новое	На рассмотрении	Ждёт решения
Совпадение	На рассмотрении	Ждёт решения; система нашла похожий актив
Актив создан	Принято к учёту	Создан новый актив, закреплённый за сотрудником
Перемещён	Принято к учёту	Существующий актив перемещён на сотрудника
Отклонено	Отклонено	Не ставится на учёт

Действия

Действие	Что делает	Права
Просмотр	Открывает запись с фото и комментарием	Просмотр инвентаризаций
Создать актив	Форма нового актива с данными записи; держатель — сотрудник	Изменение инвентаризаций и создание активов
Переместить сотруднику	Перемещение похожего актива (статус «Совпадение») на сотрудника; «Принять на локацию» — если актив у другого сотрудника	Изменение инвентаризаций и создание перемещений
Найти актив вручную	Выбор актива для перемещения, если подсказки не подошли	Изменение инвентаризаций и создание перемещений
Отклонить	Закрывает запись, «Причина (необязательно)»	Изменение инвентаризаций

Каждую запись можно обработать один раз. Экспорт инвентаризации содержит записи сверх списка на отдельном листе.

Уведомления

Событие	Когда
Аудит требует внимания	Открытая инвентаризация не завершена к дате окончания

Права доступа

Права на инвентаризацию следуют шаблону audits.*. Назначаются через роль пользователя.

Право	Действие
`audits.view`	Просмотр инвентаризаций
`audits.create`	Создание инвентаризации
`audits.edit`	Изменение, проверка активов, смена статуса
`audits.delete`	Удаление инвентаризации

Полезные ссылки

Проведение инвентаризации — пошаговые действия
Инвентаризация — как это устроено
Самостоятельная инвентаризация — сотрудники подтверждают активы по ссылке, неучтённые вещи ставят на учёт