Работа с активами

Здесь собраны частые задачи при работе с активами. О том, как устроены карточка, статусы и иерархия, читайте в разделе Активы: как это устроено. Полный перечень полей — в Справочнике по активам. Операции выдачи, приёма и перемещения описаны отдельно — см. Операции с активами.

Открыть список активов

В главном меню слева откройте Все активы. Откроется список со столбцами «Инв. номер», «Вендор / модель», «Название», «Владелец», «Статус» и «Обновлено». Над списком есть поиск, а в столбце статуса — фильтр по статусу жизненного цикла. Активы с подчинёнными можно раскрыть стрелкой слева.

Добавить актив

1. Откройте Все активы в меню слева.

2. Нажмите Добавить новый актив.

3. В поле Тип актива выберите тип. От него зависит, какие поля появятся в форме.

4. Заполните Название.

5. Проверьте Инвентарный номер. Если в компании включено автозаполнение, поле уже заполнено сгенерированным номером; при необходимости нажмите кнопку с иконкой обновления рядом с полем, чтобы получить новый номер. Номер должен быть уникальным — при дубле система покажет «такой инвентарный номер уже есть в системе».

6. В блоке Назначение выберите владельца. Переключатель Назначение имеет два варианта:

   • Местоположение — затем выберите местоположение в поле Выберите местоположение;
   • Сотрудник — затем выберите сотрудника в поле Выберите сотрудника.

7. Заполните остальные поля, которые появились по выбранному типу актива. Они сгруппированы по разделам: Характеристики (вендор, модель), Даты, Финансы, Покупка. Подробнее о том, какие поля задаёт тип — в Справочнике.

8. При необходимости заполните Заметка и дополнительные поля.

9. Нажмите Сохранить.

Заметка

Блок Назначение показывается только при создании актива. У существующего актива владелец меняется операциями, а не через форму редактирования — см. Операции с активами.

Вендор и модель

Если у выбранного типа актива есть поля Вендор и Модель, они работают с подсказками: начните вводить название, и система предложит ранее введённые значения. Если нужного вендора или модели в списке нет, просто введите название — запись создастся автоматически при сохранении актива.

Редактировать актив

1. Откройте Все активы и выберите актив, чтобы открыть его карточку.
2. В заголовке карточки нажмите кнопку с иконкой карандаша (Изменить актив).
3. Внесите изменения. Набор полей соответствует типу актива.
4. Нажмите Сохранить.

При смене типа актива в форме поля, которые этому типу не нужны, очищаются, а появляются поля и дополнительные поля нового типа.

Списать и удалить актив

В конце жизненного цикла актив списывают, а при необходимости удаляют. Это две разные операции.

Списание — это перемещение актива в местоположение для списания обычной операцией приёма или перемещения. После этого статус жизненного цикла актива становится «Ожидает списания», операции на его карточке больше не предлагаются, но сам актив и его история сохраняются.

Удаление доступно только для активов, которые уже находятся в местоположении для списания: в списке активов такого местоположения у актива появляется значок корзины. Удаление необратимо — вместе с активом удаляются его история, перемещения и записи об обслуживании.

Пошагово обе операции описаны в разделе Операции с активами.

Связать родительский и подчинённые активы

Связи задаются со стороны родительского актива.

1. Откройте карточку актива, который будет родительским.
2. Перейдите на вкладку Связи.
3. Нажмите Добавить подчинённый актив.
4. В открывшемся окне найдите нужные активы через поиск и отметьте их флажками.
5. Нажмите Подтвердить.

6. Если выбранные активы находятся в другом месте, система покажет окно «Активы будут перемещены» со списком таких активов. Нажмите Подтвердить, чтобы переместить их к владельцу родителя.

Чтобы убрать связь, на вкладке Связи нажмите иконку корзины в строке подчинённого актива и подтвердите удаление.

Заметка

Глубина вложенности ограничена. Если актив уже находится на максимальном уровне, кнопка добавления не показывается, а система выводит сообщение «Достигнут максимальный уровень вложенности. Этот актив не может иметь подчинённые.»

Посмотреть историю изменений

1. Откройте карточку актива.
2. В заголовке нажмите кнопку с иконкой часов (История изменений).
3. Откроется список правок: кто внёс изменение, когда и какие поля изменились.

История изменений показывает правки полей карточки. Операции по активу (выдача, перемещение, сервис) находятся на отдельной вкладке История действий.