Referencia del inventario físico

Lista de los campos, columnas y valores del módulo Inventarios físicos.

Campos del formulario

El formulario de creación tiene el título Información de la auditoría.

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre de la auditoría	sí	Nombre del registro
Fecha de inicio	sí	Inicio del periodo del inventario
Fecha de fin	sí	Fin del periodo; debe ser posterior a la fecha de inicio
Fuente de la auditoría	sí	Alcance; consulte la tabla «Opciones de alcance»

Opciones de alcance

Se define en el campo Fuente de la auditoría. Se elige al crear el inventario y no cambia después de guardarlo.

Opción	Qué entra en la verificación
Todos	Todos los activos de la organización
Por ubicación	Los activos de las ubicaciones seleccionadas (campo «Seleccionar ubicación»)
Por subdivisión	Los activos de los departamentos seleccionados (campo «Seleccionar división»)
Por empleado	Los activos de los empleados seleccionados (campo «Seleccionar empleado»)

Interruptores

Interruptor	Descripción
Requiere evaluación del estado del activo	Obliga a indicar la condición de cada activo
Inventario físico automatizado con participación de empleados	Activa el inventario con participación de empleados mediante un enlace enviado por correo; se define al crear el inventario
Protección con código OTP	Pide un código de un solo uso para entrar con el enlace; solo está disponible si el inventario automatizado está activado; se define al crear el inventario

Columnas de la lista de inventarios físicos

Columna	Contenido
Número	Número del inventario físico, asignado automáticamente
Nombre de la auditoría	Nombre del registro; en un inventario con participación de empleados, «N por revisar» si hay registros fuera de la lista sin decisión
Fecha de la auditoría	Rango entre la fecha de inicio y la fecha de fin
Verificado	Cuántos activos se verificaron del total, con barra de avance
La auditoría ha sido creada	Quién creó el registro
Estado	«activo» o «cerrado»

En las filas están las acciones Editar y Eliminar (según los permisos). Arriba de la lista están la búsqueda «Buscar por número, nombre o creador» y el botón Filtros: periodo y estados con el número de inventarios.

Columnas de la lista de activos

Columna	Contenido
AssetID, Tipo de activo, Nombre, Fabricante/Modelo	Datos del activo
Titular	A quién estaba asignado el activo cuando se creó el inventario físico
Condición	Condición del activo al verificarlo
Cantidad real	Botones Presente y Ausente
Revisado por	Quién marcó el activo y cuándo
Fotos	Fotos del activo tomadas durante la verificación

Las pestañas Participantes y Encontrado fuera de la lista solo existen en el inventario con participación de empleados.

Marca de existencia del activo

En la lista de activos la existencia se marca con dos botones.

Botón	Resaltado
Presente	Verde
Ausente	Rojo

Para cada activo también se muestran la columna Revisado por (quién marcó el activo y cuándo) y el campo de nota Nota para este activo….

Condiciones del activo

El catálogo de condiciones se configura en Condiciones de activos y puede incluir valores propios. Valores del sistema:

Condición	Código
Nuevo	`new`
Bueno	`good`
Satisfactorio	`satisfactory`
Malo	`poor`
Dañado	`damaged`
No funcional	`non_functional`

Estados

Estado	Botón para cambiarlo
activo	Cerrar
cerrado	Abrir

Estados de email de los participantes

Se ven en la pestaña Participantes del inventario con participación de empleados, en la columna Estado de email.

Estado	Código
No enviado	`not_sent`
Enviado	`sent`
Error	`failed`
Sin email	`no_email`

Columnas de la pestaña «Participantes»

Columna	Contenido
Empleado	Nombre y departamento del participante
Correo electrónico	Dirección del participante o la marca «Sin email»
Estado de email	Consulte la tabla «Estados de email de los participantes»
Última actividad	Cuándo abrió el participante el enlace por última vez
Confirmado	Cuántos activos se confirmaron del total

Acciones en la fila: Reenviar (enviar el correo de nuevo) y Copiar enlace (enlace personal del participante).

Encontrado fuera de la lista

Campos del registro

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre	sí	Qué artículo es
Número de serie	no
AssetID (de la etiqueta)	no	AssetID, si el artículo tiene etiqueta
Fabricante, Modelo	no
Tipo de activo	no
Estado	no	Condición del artículo
Fotos	no	Hasta 5 imágenes JPEG, PNG, WebP o GIF, de hasta 5 MB cada una
Comentario	no	Dónde está guardado y de dónde salió

Un empleado puede registrar hasta 50 artículos en un mismo inventario físico. Puede editar y eliminar un registro mientras esté en revisión y el inventario siga abierto. El empleado no ve el motivo del rechazo ni las coincidencias encontradas.

Estados

Para el organizador	Para el empleado	Qué significa
Nuevo	En revisión	Espera una decisión
Coincidencia	En revisión	Espera una decisión; el sistema encontró un activo parecido
Activo creado	Aceptado	Se creó un activo nuevo asignado al empleado
Trasladado	Aceptado	Un activo existente se trasladó al empleado
Rechazado	Rechazado	No se registra

Acciones

Acción	Qué hace	Permisos
Ver	Abre el registro con las fotos y el comentario	Ver inventarios físicos
Crear activo	Formulario de un activo nuevo con los datos del registro; titular: el empleado	Editar inventarios físicos y crear activos
Trasladar al empleado	Traslada al empleado el activo parecido (estado «Coincidencia»); «Recibir en la ubicación», si el activo lo tiene otro empleado	Editar inventarios físicos y crear movimientos
Buscar activo manualmente	Elegir el activo que se trasladará si las sugerencias no sirven	Editar inventarios físicos y crear movimientos
Rechazar	Cierra el registro; «Motivo (opcional)»	Editar inventarios físicos

Cada registro se procesa una sola vez. La exportación del inventario físico incluye los registros fuera de la lista en una hoja aparte.

Notificaciones

Evento	Cuándo
El inventario físico requiere atención	Un inventario abierto no se terminó para la fecha de fin

Permisos de acceso

Los permisos del inventario físico siguen el patrón audits.*. Se otorgan mediante el rol del usuario.

Permiso	Acción
`audits.view`	Ver inventarios físicos
`audits.create`	Crear un inventario físico
`audits.edit`	Editar, verificar activos y cambiar el estado
`audits.delete`	Eliminar un inventario físico

Enlaces útiles

Realizar un inventario físico: acciones paso a paso
Inventario físico: cómo funciona
Inventario físico con participación de empleados: los empleados confirman sus activos con un enlace y los artículos sin registrar se dan de alta