Realización de la auditoría

Aquí se reúnen las tareas frecuentes al trabajar con la auditoría. Sobre cómo funcionan el alcance y la evaluación de la condición, lea la sección Auditoría: cómo funciona. La lista completa de campos y valores está en la Referencia de auditoría.

Crear una auditoría

1. Abra la sección Auditoría en el menú de la izquierda.
2. Pulse Crear auditoría. Se abrirá un formulario con el encabezado Información de la auditoría.
3. Complete el Nombre de la auditoría — campo obligatorio.
4. Indique la Fecha de inicio y la Fecha de fin. La fecha de fin debe ser posterior a la de inicio.
5. Elija la Fuente de la auditoría — el alcance:
   • Todo — todos los activos de la organización.
   • Por ubicación — luego, en el campo Seleccionar ubicación, indique una o varias ubicaciones.
   • Por subdivisión — luego, en el campo Seleccionar división, indique una o varias subdivisiones.
   • Por empleado — luego, en el campo Seleccione un empleado, indique uno o varios empleados.
6. Si es necesario, active los interruptores (vea Interruptores).
7. Pulse Guardar.

Tras guardar, la auditoría aparece en la lista y, a partir del alcance elegido, se arma la lista de activos a verificar.

Interruptores

En el formulario de creación hay tres interruptores:

• Requiere evaluación del estado del activo — quien verifica debe indicar la condición de cada activo. Con este ajuste activado, no se puede marcar un activo como presente sin elegir una condición.
• Auditoría automatizada con participación de empleados — activa la auditoría en autoservicio (vea Configurar la auditoría en autoservicio).
• Protección con código OTP — añade un código de confirmación de un solo uso para los participantes de la auditoría en autoservicio. Este interruptor solo está disponible cuando la auditoría automatizada está activada.

La fuente, la auditoría automatizada y la protección con código OTP se establecen al crear la auditoría y no se editan después de guardar.

Realizar la auditoría

1. En la sección Auditoría abra el registro correspondiente de la lista.
2. Se abrirá la lista de activos incluidos en el alcance. Para cada activo, en la columna con los botones de presencia:
   • pulse el botón con la marca de verificación (con la información emergente Presente) — el activo se resaltará en verde;
   • pulse el botón con la cruz (con la información emergente Ausente) — el activo se resaltará en rojo.
3. Si la evaluación de la condición está activada, en la columna Condición elija la condición del activo. Si la condición es obligatoria, sin ella no se podrá marcar el activo como presente.
4. Para añadir una nota a un activo, pulse el icono de comentario en la fila, escriba el texto en el campo Nota para este activo… y pulse Guardar.
5. El avance de la verificación se ve en la lista de auditorías, en la columna Verificado (cuántos activos se verificaron del total).

La auditoría también se puede realizar desde la aplicación UNIO24 Mobile, escaneando los códigos QR y las etiquetas NFC de los activos. Vea la descripción de la aplicación móvil.

Cerrar y volver a abrir una auditoría

1. Abra la auditoría.
2. En la esquina superior derecha pulse el botón de estado. Para una auditoría activa se llama Cerrar.
3. Para volver a una auditoría cerrada, ábrala y pulse Abrir.

En la lista de auditorías el estado se muestra como activo o cerrado.

Exportar los resultados

1. Abra la auditoría.
2. Junto al botón de estado, despliegue el menú y elija Exportar.

El archivo con los resultados de la verificación se descargará en formato XLSX.

Configurar la auditoría en autoservicio

Para que los empleados confirmen ellos mismos los activos que tienen asignados:

1. Al crear la auditoría active el interruptor Auditoría automatizada con participación de empleados.
2. Si es necesario, active Protección con código OTP para que el acceso por el enlace requiera un código de un solo uso.
3. Pulse Guardar. A cada empleado del alcance el sistema le envía un enlace personal por email.

Qué hace el participante

1. Abre el enlace del correo.
2. Si la protección con código OTP está activada, introduce el código de confirmación enviado a su email y pulsa Verificar.
3. Para cada activo asignado pulsa Presente o Ausente, indica si es necesario la Condición y una nota, y luego pulsa Enviar.
4. El indicador de avance muestra cuántos activos del total se han confirmado.

Si el plazo de la auditoría venció o esta se cerró, el participante ve el mensaje Auditoría completada y ya no puede introducir datos.

Seguir a los participantes

1. Abra la auditoría en autoservicio.
2. Vaya a la pestaña Miembros.
3. Para cada participante, en la tabla se ven su email, el Estado de email (No enviado, Enviado, Error, Sin email), la Última actividad y Confirmado (cuántos activos se confirmaron del total).
4. Para volver a enviar el correo, pulse Reenviar. Para copiar el enlace personal del participante, pulse el icono de enlace (información emergente Copiar enlace).