Introducción

UNIO24 es un sistema de gestión operativa de activos (bienes materiales) de la organización. Acompaña al activo durante todo su ciclo de vida: desde la compra y la puesta en servicio hasta la baja y la eliminación.

Qué es un activo y su ciclo de vida

Un activo es una unidad de registro: una laptop, una máquina, mobiliario, una herramienta o cualquier otro objeto que la empresa quiera controlar. Cada activo recorre un camino durante su vida en la organización:

Compra — el activo se adquiere y se da de alta en el sistema.
Puesta en servicio — el activo queda listo para usarse.
Entrega a empleados — el activo se asigna a una persona concreta.
Almacenamiento — el activo está en un almacén o en una ubicación y no se usa.
Traslado — el activo cambia de ubicación o de responsable.
Registro — el estado actual del activo queda registrado y disponible.
Baja — el activo se retira de servicio y se da de baja.

Diagrama del ciclo de vida del activo, desde la compra hasta la eliminación

Gestión operativa, no contable

UNIO24 lleva una gestión operativa. La contabilidad responde a preguntas financieras: cuánto cuesta el activo, cuál es su valor en libros y su valor residual, cómo se amortiza. La gestión operativa responde a otras preguntas, sobre el estado físico del activo aquí y ahora.

En cualquier momento, de un activo se puede ver:

dónde se encuentra — en qué ubicación o en qué lugar de almacenamiento;
con quién está — a qué empleado está asignado;
cuándo ocurrieron los cambios — el historial de traslados y operaciones;
en qué condición se encuentra — el estado y la condición del activo.

Estos dos tipos de gestión se complementan y resuelven tareas distintas. UNIO24 no sustituye la contabilidad, sino que responde a preguntas que los datos contables normalmente no reflejan.

Códigos QR y etiquetas NFC

Para conocer los datos de un activo no hace falta buscarlo manualmente en el sistema. A cada activo se le puede asignar una etiqueta — un código QR o una etiqueta NFC — y pegarla en el propio objeto. La etiqueta se lee con la cámara o el módulo NFC del smartphone a través de la aplicación móvil, y la aplicación abre de inmediato la ficha del activo correspondiente.

Este enfoque no requiere equipos costosos: basta con un smartphone común. Más detalles sobre las etiquetas en Etiquetado.

De qué se compone el sistema

La funcionalidad de UNIO24 está dividida en módulos. Los módulos principales funcionan siempre:

Todos los activos — registro de los activos en sí.
Empleados — directorio de las personas a las que se asignan activos.
Ubicaciones — localizaciones y lugares de almacenamiento.
Registrar/Retirar — operaciones de entrega, devolución y traslado de activos.
Consumibles — registro de consumibles.
Auditoría — verificaciones de existencia de los activos.

La empresa activa los módulos adicionales según sus necesidades:

Licencias — gestión de licencias de software y suscripciones.
Solicitudes — mesa de ayuda y atención de tickets.
Órdenes de trabajo — planificación y registro de tareas de mantenimiento y reparación.

Sobre qué módulos existen y por qué unas secciones del menú se ven y otras no, consulte Módulos.

Requisitos del puesto de trabajo

UNIO24 funciona en el navegador bajo cualquier sistema operativo moderno. Navegadores recomendados:

Google Chrome versión 102 o superior.
Firefox versión 101 o superior.

El navegador debe tener JavaScript habilitado (normalmente lo está de forma predeterminada).

Enlaces útiles

Puede enviar preguntas y sugerencias a través del formulario de contacto o por email.