Inspecciones

Una inspección es la revisión de un activo con una lista de verificación, punto por punto: un extintor una vez al mes, un montacargas antes de cada turno, una escalera antes de usarla, una laptop al entregársela a un empleado. Cada punto reprobado se convierte en un defecto que hay que atender, y para los defectos graves el sistema puede abrir de inmediato un ticket o una orden de trabajo.

Sección «Inspecciones», pestaña «Registro»: botón «Iniciar inspección» arriba a la derecha, pestañas «Registro» y «Pendientes» con contadores, filtros por plantilla, por quién la realizó, estado, resultado y período, y tabla de inspecciones con las columnas «Número», «Plantilla», «Activo», «Realizada por», «Estado», «Resultado» y «Completada»

Plantilla de inspección

Una inspección siempre se realiza con una plantilla: una lista de verificación que enumera de antemano qué revisar. La plantilla se compone de secciones y puntos. Cada punto tiene un tipo de respuesta: aprobado / reprobado, sí / no, un número, una selección de una lista, una valoración con estrellas, texto, foto, lectura de contador o firma.

A los puntos que pueden fallar se les asigna una gravedad: Leve, Grave o Crítico. De la gravedad dependen el resultado de la inspección y lo que pasa con el defecto encontrado.

Una plantilla puede hacer preguntas según la respuesta. Por ejemplo, si en el punto «Nivel de aceite» se responde «Por debajo de lo normal», la plantilla pregunta cuánto aceite se agregó. Una sección puede ser repetible: durante la inspección se llena varias veces, por ejemplo una vez por cada extintor del piso.

Una plantilla se puede vincular a un tipo de activo; así solo se usa para revisar activos de ese tipo. Una plantilla sin tipo sirve para cualquier activo.

No es necesario crear las plantillas desde cero: en Biblioteca hay plantillas listas para las revisiones más comunes (extintor, montacargas, escalera, botiquín, herramientas eléctricas, arnés anticaídas, vehículo, laptop). La plantilla de la biblioteca se copia a sus plantillas y se adapta a sus reglas. La copia es independiente: los cambios en la biblioteca no la afectan.

Cómo funciona una inspección

Una inspección empieza como Borrador. Mientras es borrador, las respuestas se pueden guardar y retomar más tarde, incluso desde otro dispositivo. Para cada combinación de plantilla y activo hay un solo borrador: si alguien ya empezó a revisar ese activo con esa plantilla, al iniciarla de nuevo se abre el mismo borrador.

Cuando todos los puntos obligatorios tienen respuesta, la inspección se guarda en UNIO24 con el botón Enviar. En ese momento:

la inspección recibe un número, por ejemplo INS-15;
el sistema calcula el resultado de la inspección;
por cada punto reprobado se registra un defecto;
las lecturas de contadores se escriben en los contadores del activo;
si hay una programación, su ciclo se cierra y se calcula el próximo vencimiento.

También se puede realizar una inspección sin activo, solo con la plantilla. No es posible si la plantilla tiene un tipo de activo o un punto «Lectura de contador»: esa plantilla siempre se realiza sobre un activo concreto.

Resultado de la inspección

El resultado se calcula automáticamente cuando la inspección se guarda en el sistema:

Aprobada: ningún punto reprobado;
Aprobada con defectos: solo se reprobaron puntos de gravedad Leve;
Reprobada: se reprobó al menos un punto de gravedad Grave o Crítico.

Un punto se reprueba si la respuesta es «Reprobado» o «No», si el número queda fuera del rango permitido, si se eligió una opción marcada como que hace fallar el punto o si la valoración es igual o inferior al umbral definido. Los puntos de texto, foto, firma y lectura de contador nunca se reprueban. Una respuesta vacía en un punto opcional tampoco cuenta como falla.

Defectos

Un defecto es un punto reprobado que hay que atender. Los defectos se reúnen en Inspecciones → Defectos y también se ven en la ficha de la inspección.

Si el mismo punto vuelve a fallar mientras su defecto sigue abierto, no se crea un defecto nuevo: aumenta el contador de fallos repetidos del defecto abierto.

Qué crea un defecto de cada gravedad lo decide el administrador en la configuración de inspecciones: Nada, un Ticket o una Orden de trabajo. De forma predeterminada, los defectos no crean nada. Si se eligió ticket u orden de trabajo, se crean en cuanto la inspección se guarda en el sistema y quedan vinculados al defecto:

ticket resuelto: el defecto se cierra como corregido; ticket cancelado: el defecto queda exento;
orden de trabajo completada o cerrada: el defecto se cierra; orden cancelada: el defecto queda exento.

Un defecto también se puede cerrar a mano, en la página Defectos o durante la siguiente inspección del mismo activo. La decisión sobre un defecto es definitiva: un defecto cerrado no se vuelve a abrir.

Página «Defectos»: búsqueda, filtros por estado y gravedad, tabla con las columnas «Defecto», «Gravedad», «Activo», «Inspección», «Detectado», «Ticket / orden de trabajo» y «Estado», y el botón «Cerrar» en cada fila

Programaciones

Una programación indica cada cuánto realizar una inspección: por ejemplo, revisar cada extintor una vez al mes o el montacargas todos los días. La programación se define por tiempo, por contador (por ejemplo, cada 250 horas de operación) o por ambos a la vez.

Para cada activo que cubre la programación, el sistema lleva su propio vencimiento. Su estado:

Próxima (en la pestaña «Pendientes»: Pronto): todavía no vence;
Pendiente: es momento de realizar la inspección;
Vencida: la fecha ya pasó.

El próximo vencimiento se cuenta desde la última inspección guardada en el sistema con esa plantilla y ese activo, sin importar su resultado. Todos los vencimientos se reúnen en la pestaña Pendientes, y los recordatorios los recibe el responsable de la programación. Si no hay responsable, los reciben todos los que pueden realizar inspecciones.

Inspecciones en órdenes de trabajo

A una orden de trabajo se le pueden agregar inspecciones antes del trabajo y después del trabajo. Mientras no se completen las inspecciones previas, la orden no se puede poner en curso; mientras no se completen las posteriores, no se puede completar. Solo cuenta una inspección iniciada desde esa orden, con cualquier resultado. Cancelar la orden siempre es posible.

Las inspecciones de la orden las realiza quien puede editar la orden; no se necesitan permisos aparte para inspecciones.

Inspecciones en la entrega y la recepción

Para un tipo de activo se puede definir una plantilla que se llena al entregar el activo a un empleado y al recibirlo de vuelta. Para la entrega y para la recepción se elige el modo por separado: Desactivado, Opcional u Obligatorio. Si la inspección es obligatoria, la entrega o la recepción no se puede guardar mientras no se realice.

Cuenta una inspección con esa plantilla y ese activo, guardada en el sistema hace no más de 24 horas y que todavía no se haya usado en otra operación.

Defectos abiertos en la entrega

Si un activo tiene defectos abiertos, el sistema lo advierte al entregarlo y al trasladarlo entre ubicaciones. Si entre ellos hay uno crítico, el comportamiento depende de la opción Defecto crítico abierto al entregar:

Advertir: el activo se puede entregar, con una advertencia;
Bloquear: la entrega y el traslado se rechazan hasta que se cierre el defecto crítico.

Enlaces útiles

Realizar inspecciones: instrucciones paso a paso
Configurar inspecciones: instrucciones paso a paso
Referencia de inspecciones: campos, tipos de puntos, estados y permisos