Reservas
Las reservas sirven para los activos que se usan por turnos: vehículos de la empresa, proyectores de las salas de juntas, laptops de uso compartido de la oficina, instrumentos de medición. Un empleado aparta el activo con anticipación, la reserva se aprueba si hace falta, el activo se entrega a la hora reservada y se recibe de vuelta al terminar. Dos personas nunca obtienen el mismo activo para el mismo horario.
Qué se puede reservar
Sección titulada «Qué se puede reservar»Qué activos se pueden reservar lo deciden las políticas de reserva. Una política se define para un tipo de activo (por ejemplo, «Vehículos de la empresa» para el tipo «Vehículo de la empresa») y fija sus reglas: si hace falta aprobación, por cuánto tiempo y con cuánta antelación se puede reservar, y cuánto tiempo dejar entre reservas.
Además de las políticas por tipo de activo existe una política predeterminada. Al activar el módulo por primera vez se llama «Todos los activos» y permite reservar cualquier activo que tenga tipo. Si un tipo tiene su propia política, se aplica esa.
Un activo concreto se puede sacar de la regla de su tipo directamente en su ficha: por ejemplo, las laptops asignadas a empleados se marcan como Nunca reservables, mientras que las laptops de uso compartido de la oficina siguen reservables. Vea Cambiar la regla de reserva de un activo. Los activos dados de baja y los que forman parte de otro activo no se pueden reservar.
Una reserva
Sección titulada «Una reserva»Una reserva tiene número (por ejemplo, BK-000022), activo, titular (para quién es la reserva), inicio, fin y motivo.
- Se puede reservar un activo concreto (Por activo) o cualquier activo libre de un tipo (Por tipo de activo), por ejemplo «cualquier vehículo de la empresa». En una reserva por tipo, el sistema asigna el activo al confirmarse la reserva.
- El titular puede ser el autor (Yo), uno de sus grupos (Grupo) o, para los gestores de reservas, cualquier Empleado o Ubicación.
- Una reserva se puede repetir: por ejemplo, el proyector cada lunes de 10:00 a 11:00. Cada repetición se convierte en una reserva aparte, y las que caen en un horario ocupado se omiten.
Mientras llena el formulario, el sistema muestra de inmediato si el activo está disponible: «Libre en este horario» u «Ocupado en este horario», junto con la ventana libre más cercana.
Estados de la reserva
Sección titulada «Estados de la reserva»- Pendiente de aprobación: la solicitud debe aprobarla un aprobador.
- Confirmada: el activo está apartado para la reserva y espera la entrega.
- En uso: el activo se entregó al titular. Si la reserva ya terminó y el activo no ha vuelto, aparece la etiqueta Recepción vencida.
- Recibida: el activo se devolvió y la reserva terminó.
- No recogida: una reserva confirmada no se recogió a tiempo.
- Rechazada: la solicitud no se aprobó.
- Cancelada: la reserva se canceló.
Aprobaciones
Sección titulada «Aprobaciones»Si la política exige aprobación, una reserva nueva recibe el estado Pendiente de aprobación, y la solicitud aparece en la página Aprobaciones para quienes pueden decidirla: los miembros del grupo aprobador de la política o, si no hay grupo, todos los que tienen el permiso para aprobar. Las reservas de los gestores de reservas y de los miembros de grupos con aprobación automática se confirman de inmediato.
Una solicitud que no se aprueba antes del inicio de la reserva (más el tiempo de no presentación) se cancela automáticamente.
Entrega y recepción
Sección titulada «Entrega y recepción»Una reserva confirmada se entrega dentro de su ventana de entrega: desde unos minutos antes del inicio (entrega anticipada) hasta que la reserva cuenta como no recogida. En la entrega, la política puede pedir una lectura de contador (por ejemplo, el kilometraje del vehículo) y una inspección con una plantilla. Si en la política está activado Crear transferencias, la entrega y la recepción se registran como traslados normales del activo.
Las reservas se entregan y se reciben en la página Reservas → Entrega por reserva, el puesto de trabajo del almacenista o del despachador. Un empleado que puede crear reservas también puede llevarse un activo al momento, sin reserva previa, con Llevar ahora en la ficha del activo o escaneando su código QR.
Cuando un activo no está disponible
Sección titulada «Cuando un activo no está disponible»Un activo deja de estar disponible para reservas automáticamente mientras hay una orden de trabajo en curso sobre él, mientras está en reparación o mientras tiene un defecto crítico de inspección abierto. También se puede bloquear a mano, por ejemplo mientras está en la agencia para su servicio programado. Las reservas existentes no se cancelan: los implicados reciben la notificación «Conflicto de reserva», y un gestor de reservas decide qué hacer.
Calendario y análisis
Sección titulada «Calendario y análisis»La página Calendario muestra las reservas por activo para un día, una semana o un mes. La página Análisis muestra la utilización de los activos por tipo, la proporción de reservas no recogidas y de recepciones tardías, la escasez de activos y los candidatos a reducir.
Notificaciones
Sección titulada «Notificaciones»Los participantes de una reserva (el autor, el titular y quien recoge el activo) reciben avisos cuando la reserva se confirma o se rechaza, antes del inicio, al recibir el activo y al cancelarse la reserva. Los aprobadores reciben las solicitudes. Los gestores de reservas también se enteran de las reservas no recogidas, las recepciones vencidas y los conflictos. Los correos de reservas se envían de inmediato, nunca en el resumen diario.
Enlaces útiles
Sección titulada «Enlaces útiles»- Gestionar reservas: instrucciones paso a paso
- Configurar reservas: instrucciones paso a paso
- Referencia de reservas: campos, estados y permisos