Auditoría

Las instrucciones paso a paso están en la sección Realización de la auditoría. La lista completa de campos, columnas y valores está en la Referencia de auditoría.

La auditoría confirma que los activos están donde deben estar y registra su condición. En el menú y en las propias páginas esta sección se llama Auditoría, y el botón de creación es Crear auditoría.

La auditoría y el módulo «Inventario»

No confunda la auditoría con la opción de menú Inventario. La auditoría es la verificación de sus activos registrados: comprueba si cada activo está en su lugar. Inventario es un módulo aparte para gestionar materiales consumibles por cantidad, no una verificación objeto por objeto.

Alcance

Al crear una auditoría se elige su fuente, es decir, qué activos entran en la verificación:

• Todo — todos los activos de la organización.
• Por ubicación — los activos de las ubicaciones seleccionadas.
• Por subdivisión — los activos de las subdivisiones seleccionadas.
• Por empleado — los activos asignados a los empleados seleccionados.

La fuente se establece una sola vez al crear la auditoría y no cambia después de guardar. A partir del alcance elegido, el sistema arma la lista de activos a verificar.

Evaluación de la condición

Si la auditoría tiene activada la evaluación de la condición, quien verifica marca la presencia del activo e indica su condición. El conjunto de condiciones se configura en la sección de ajustes «Condiciones de activos»; incluye valores del sistema (Nuevo, Bueno, Satisfactorio, Malo, Dañado, No funcional) y se pueden añadir valores propios. Cuando la evaluación de la condición es obligatoria, no se puede marcar un activo como presente sin elegir una condición.

Registro fotográfico

Al verificar un activo en una auditoría se le pueden adjuntar fotografías, por ejemplo para documentar su condición o su ubicación real. Esas imágenes pasan a la galería del propio activo con una marca de su origen. Más detalles en la sección Archivos y fotografías.

Auditoría en autoservicio

Normalmente la auditoría la realiza un usuario del sistema, abriendo su lista de activos. Pero la auditoría se puede hacer en autoservicio: entonces cada empleado recibe un enlace personal por email y confirma él mismo los activos que tiene asignados, sin una cuenta de UNIO24.

Para proteger ese enlace se puede activar un código OTP, un código de un solo uso que le llega al participante por email. El avance de la auditoría en autoservicio lo ve el organizador en la pestaña Miembros: a quién se le envió el correo, en qué estado está y cuántos activos ya se confirmaron.

Dónde se realiza

La auditoría se puede llevar en la aplicación web o en la aplicación UNIO24 Mobile, donde los activos se verifican escaneando códigos QR y etiquetas NFC. Consulte la descripción de la aplicación móvil.