Empleados

Si necesita instrucciones paso a paso, consulte Gestión de empleados. La lista completa de columnas, campos y estados está en la Referencia de empleados.

Un empleado es un registro de una persona a la que se le puede asignar un activo entregado para su trabajo. El empleado no tiene que ser obligatoriamente una persona financieramente responsable según la normativa de la empresa: el directorio sirve, ante todo, para que se vea quién tiene un activo y quién lo usa. La sección se abre desde el menú principal de la izquierda con la opción Empleados.

Empleado y usuario del sistema

Un empleado y un usuario del sistema son cosas distintas.

• Un empleado es un registro del directorio. Por sí mismo no inicia sesión ni gestiona nada; solo se le asignan activos.
• Un usuario del sistema es una cuenta con email, contraseña y rol, que da acceso a las aplicaciones web y móvil.

Un empleado puede vincularse con una cuenta de usuario — para ello se le invita al sistema por email. Después de eso, las operaciones con activos que la persona realiza en la aplicación quedan vinculadas a su registro de empleado. El proceso de invitación se describe en Gestión de usuarios y, paso a paso, en Gestión de empleados.

En la lista de empleados se ve si el registro tiene acceso al sistema: junto al número de empleado aparece el ícono En el sistema (si la cuenta ya está activa) o la etiqueta Invitado (mientras la invitación no se acepta).

Empleado y activos

Los activos se asignan a un empleado mediante las operaciones con activos. El activo asignado se muestra en el perfil del empleado, y en el perfil del propio activo se ve quién lo tiene. Así la relación funciona en ambos sentidos.

En el perfil del empleado, cada activo muestra uno de dos estados: con el empleado (el activo está en su posesión) o en reparación (el activo está asignado al empleado, pero actualmente se encuentra en un centro de servicio). Es un conjunto simplificado de estados específico para esta sección; el ciclo de vida completo del activo se describe en la sección Activos.

El número de activos en posesión se muestra en la lista de empleados, en la columna Cantidad de unidades del activo. Este contador no incluye los activos que están en las ubicaciones responsables del empleado.

Ubicaciones responsables

Además de los activos en posesión, a un empleado se le puede designar como responsable de una ubicación — por ejemplo, de un almacén o una oficina. Entonces es responsable de todos los activos que se guardan en esa ubicación, pero esos activos no se consideran entregados a él personalmente.

Por eso, en el sistema se contabilizan por separado: los activos de las ubicaciones responsables no entran en el contador Cantidad de unidades del activo ni aparecen en el historial de acciones del empleado. La designación de responsable de una ubicación se realiza en la propia sección Ubicaciones.

Perfil del empleado

El perfil del empleado reúne en un solo lugar todo lo relacionado con la persona. Arriba hay un bloque con la información principal: avatar (o iniciales, si no se ha subido una foto), nombre completo, puesto, departamento, teléfono y email. El avatar se puede subir — vea Archivos y fotos. Si el registro tiene campos personalizados, se muestran debajo de este bloque.

Más abajo están las pestañas:

• Activos del empleado — activos que están actualmente en posesión del empleado, con su estado.
• Historial de acciones — entregas y devoluciones de activos en las que participó este empleado.
• Ubicación — ubicaciones responsables; la pestaña aparece solo si el empleado tiene asignada al menos una ubicación.
• Licencias — licencias asignadas al empleado; la pestaña aparece con el módulo Licencias habilitado. Una licencia se puede asignar desde el menú del botón Acción en el perfil.
• Adjuntos — archivos adjuntos al empleado (vea Archivos y fotos).

La descripción detallada del contenido de cada pestaña está en la Referencia de empleados.

Baja de empleado

Cuando un empleado se va, no se elimina, sino que se le pasa por una baja — un proceso controlado que devuelve a la empresa los activos asignados, libera licencias, reasigna tickets y ubicaciones y bloquea el acceso al sistema.

Por ello, la lista de empleados se divide en dos pestañas — Activos y Dados de baja —, y el empleado adquiere un estado de empleo (activo, baja en curso, dado de baja). Cómo funciona y cómo realizar una baja se describe en la sección Baja de empleados.