Empleados
Un empleado es el registro de una persona a la que se le puede asignar un activo para su trabajo. No tiene que ser responsable patrimonial por disposición de la empresa: el catálogo sirve, ante todo, para ver quién tiene cada activo y quién lo usa. La sección se abre desde Empleados en el menú principal de la izquierda.
Empleado y usuario del sistema
Sección titulada «Empleado y usuario del sistema»Un empleado y un usuario del sistema son cosas distintas.
- Empleado: un registro del catálogo. Por sí mismo no inicia sesión ni administra nada; solo se le asignan activos.
- Usuario del sistema: una cuenta con correo electrónico, contraseña y rol que da acceso a la aplicación web y a la aplicación móvil.
La ficha del empleado se puede vincular con una cuenta de usuario: invitando al empleado al sistema desde el catálogo, creando la ficha al invitar a un usuario o vinculando una cuenta que ya existe. El vínculo hace falta para que la persona trabaje con «sus» activos: que los tome y devuelva ella misma con el autoservicio, vea Mis activos y reserve para sí misma. Todas las formas y sus diferencias se explican en Empleados y usuarios.
En la lista de empleados se ve si el registro tiene cuenta: junto al número aparece el ícono de usuario (la persona ya inicia sesión; al pasar el cursor se lee «En el sistema: nombre (correo)») o la etiqueta Invitado (la invitación aún no se acepta).
Empleado y activos
Sección titulada «Empleado y activos»Los activos se asignan a un empleado mediante operaciones con activos. El activo asignado aparece en la ficha del empleado, y en la ficha del activo se ve quién lo tiene. Así, el vínculo funciona en ambos sentidos.
En la ficha del empleado, cada activo muestra su estado de ciclo de vida, el mismo que en la lista de activos. El ciclo de vida del activo se describe en Activos.
El número de activos en poder del empleado aparece en la columna Cantidad de unidades del activo de la lista. Ese conteo no incluye los activos que están en las ubicaciones a cargo del empleado.
Ubicaciones responsables
Sección titulada «Ubicaciones responsables»Además de los activos en su poder, un empleado puede ser persona responsable de una ubicación, por ejemplo, de un almacén o una oficina. Entonces responde por todos los activos guardados en esa ubicación, pero esos activos no se consideran entregados a él personalmente.
Por eso el sistema los cuenta aparte: los activos de las ubicaciones a su cargo no entran en Cantidad de unidades del activo ni en la actividad del empleado. La persona responsable de una ubicación se asigna en la propia sección Ubicaciones.
Ficha del empleado
Sección titulada «Ficha del empleado»La ficha del empleado reúne en un solo lugar todo lo relacionado con la persona. Arriba está el bloque de información básica: avatar (o iniciales, si no hay foto), nombre completo, puesto, departamento, teléfono y correo electrónico. El avatar se puede subir; consulte Archivos y fotografías. Si el registro tiene campos personalizados, aparecen debajo de ese bloque.
Debajo están las pestañas:
- Activos del empleado: activos que el empleado tiene ahora, con su estado.
- Actividad: entregas y devoluciones de activos en las que participó el empleado.
- Ubicación: ubicaciones a su cargo; la pestaña aparece solo si el empleado es responsable de al menos una ubicación.
- Licencias: licencias asignadas al empleado; la pestaña aparece con el módulo Licencias activado. Una licencia se asigna desde el menú del botón Acción de la ficha.
- Documentos: documentos con fecha de vencimiento y, en el modo Adjuntos, archivos adjuntos al empleado (consulte Documentos y Archivos y fotografías).
La descripción detallada de cada pestaña está en la Referencia de empleados.
Baja del empleado
Sección titulada «Baja del empleado»Cuando un empleado se va, no se elimina: se le da de baja mediante un proceso controlado que devuelve a la empresa los activos que tenía asignados, libera sus licencias, reasigna sus tickets y ubicaciones y bloquea su acceso al sistema.
Por eso la lista de empleados se divide en dos pestañas, Activos y Dados de baja, y el empleado tiene un estado laboral (en funciones, baja en curso, dado de baja). Cómo funciona y cómo realizar la baja se explica en Baja de empleados.
Enlaces útiles
Sección titulada «Enlaces útiles»- Gestión de empleados: instrucciones paso a paso
- Referencia de empleados: lista completa de columnas, campos y estados
- Empleados y usuarios: invitar a un empleado al sistema y vincularlo con una cuenta