Gestión de empleados

Aquí se reúnen las tareas más frecuentes al trabajar con el catálogo de empleados.

Secciones relacionadas

• En qué se diferencia un empleado de un usuario del sistema y cómo se relaciona con los activos se explica en Empleados.
• Todas las formas de invitar a un empleado al sistema y vincularlo con una cuenta están en Empleados y usuarios.
• La descripción de todos los campos y columnas está en la Referencia de empleados.

Abrir la lista de empleados

1. En el menú principal de la izquierda, seleccione Empleados.
2. Se abre la lista con las columnas Número, Nombre completo del empleado, Puesto, Departamento y Cantidad de unidades del activo.
3. El buscador de la parte superior filtra los registros; las columnas se ordenan haciendo clic en el encabezado.

Agregar un empleado

1. Abra la sección Empleados en el menú de la izquierda.
2. Haga clic en Agregar empleado, en la esquina superior derecha. Se abre el formulario con el título Persona financieramente responsable.
3. Llene los campos del formulario:
   • Nombre
   • Segundo nombre
   • Apellido
   • Teléfono
   • Correo electrónico
   • Puesto
   • Número de empleado
   • Departamento: lista desplegable con los departamentos existentes.
4. Para darle acceso al sistema de inmediato, marque Invitar como usuario del sistema; consulte Registrar a un empleado e invitarlo al sistema.
5. Guarde el registro con Guardar.

Sobre el departamento

Si el departamento que necesita no está en la lista, simplemente escriba su nombre en el campo Departamento. El departamento se crea automáticamente al guardar el registro del empleado.

Si hay campos personalizados para empleados, aparecen en el formulario debajo del departamento.

Para agregar muchos empleados a la vez, use Importar empleados en la página de la lista; consulte Importación de datos.

Editar un empleado

El registro se puede abrir para editar de dos formas.

• Desde la lista. En la sección Empleados, haga clic en el ícono de lápiz de la fila del empleado.
• Desde la ficha. Abra la ficha del empleado (haga clic en su fila de la lista) y haga clic en el ícono de lápiz junto al nombre.

Se abre el formulario con los mismos campos que al agregar. Haga los cambios y haga clic en Guardar.

Invitar a un empleado como usuario del sistema

Así le da al empleado acceso a la aplicación web y a la móvil y vincula su registro con una cuenta. Qué se obtiene con esto se explica en Empleados.

1. Abra la sección Empleados en el menú de la izquierda.
2. En la fila del empleado, haga clic en el ícono de sobre, Invitar usuario. Solo aparece si el empleado todavía no tiene cuenta.
3. En la ventana Invitar usuario a UNIO24, revise el campo Correo electrónico: se toma de la ficha del empleado.
4. Si tiene acceso completo, elija el Rol del futuro usuario.
5. Haga clic en Invitar usuario.

El sistema envía a ese correo un mensaje con el enlace de activación, y la cuenta queda vinculada a la ficha de inmediato. Mientras el empleado no acepte la invitación, junto a su número aparece la etiqueta Invitado; después, el ícono de usuario. Si no eligió un rol, asígnelo más tarde en Configuración → Usuarios: sin rol, la persona no tendrá permisos.

Vincular o desvincular una cuenta

Si el empleado ya tiene una cuenta creada por separado, vincúlela: menú de tres puntos de la fila del empleado → Vincular usuario. Para desvincularla: ícono de cruz en un círculo → Desvincular usuario. Paso a paso, en Empleados y usuarios.

Ver los activos de un empleado

1. Abra la sección Empleados y haga clic en la fila del empleado para abrir su ficha.
2. La pestaña Activos del empleado se abre de forma predeterminada. Muestra los activos que tiene el empleado, con su estado.
3. Haga clic en la fila de un activo para ir a su ficha y ver los detalles.

Ver la actividad

1. Abra la ficha del empleado.
2. Vaya a la pestaña Actividad.
3. Verá las entregas y devoluciones de activos en las que participó el empleado.

La actividad no incluye los movimientos de activos relacionados con las ubicaciones a cargo del empleado.

Ver las ubicaciones a su cargo

Si el empleado es responsable de al menos una ubicación, su ficha muestra la pestaña Ubicación. Ábrala para ver esas ubicaciones y haga clic en una fila para ir a la ubicación y sus activos. La persona responsable se asigna en la sección Ubicaciones.

Dar de baja a un empleado

Cuando un empleado se va, se le da de baja con un proceso: se reciben de vuelta sus activos, se liberan sus licencias, se reasignan sus tickets y ubicaciones y se bloquea su acceso. Se inicia desde la ficha del empleado con Acción → Iniciar baja. La instrucción paso a paso está en Cómo dar de baja a un empleado.

Enlaces útiles

• Empleados: en qué se diferencia un empleado de un usuario del sistema y cómo se relaciona con los activos
• Referencia de empleados: descripción de todos los campos y columnas
• Empleados y usuarios: todas las formas de vincular a un empleado con una cuenta