Licencias
Las instrucciones paso a paso están en Trabajar con licencias. La lista completa de campos, estados y estados está en la Referencia de licencias.
Licencias es el control de licencias de software y suscripciones: cuántas licencias se compraron, por qué plazo y a quién se asignaron.
Licencia y puesto
Sección titulada «Licencia y puesto»En el sistema se distinguen dos cosas: la licencia y sus puestos.
La licencia es el registro del producto comprado: nombre, categoría, periodo de vigencia, precio. La licencia tiene una Cantidad: cuántas licencias individuales (puestos) contiene.
El puesto es una unidad de esa cantidad que se puede asignar a un receptor concreto. Si compró una licencia para 10 puestos de trabajo, en el sistema habrá una licencia con cantidad 10 y diez puestos. Los puestos se pueden emitir y devolver por separado, por eso se ve cuáles de los diez están ocupados y cuáles libres.
Cada puesto puede tener su propia Clave (número de serie o clave de activación). Las claves se ingresan al crear la licencia, una por puesto.
Ciclo de vida del puesto: «Libre» y «Emitida»
Sección titulada «Ciclo de vida del puesto: «Libre» y «Emitida»»Cada puesto se encuentra en uno de dos estados:
- Libre — el puesto no está asignado a nadie y está en el lugar de almacenamiento (ubicación). Se puede emitir.
- Emitida — el puesto está asignado a un empleado o activo.
La asignación y la devolución de un puesto se procesan como operaciones de traslado (igual que para los activos): al emitir, el puesto «pasa» al receptor; al devolver, vuelve al lugar de almacenamiento elegido y queda libre de nuevo. Por eso cada puesto tiene un historial que muestra a quién y cuándo se emitió.
El contador Usados de la licencia muestra cuántos puestos se han emitido del total (por ejemplo, 7 / 10). Cuando todos los puestos están emitidos, el contador se pone en rojo.
Cómo funciona la asignación
Sección titulada «Cómo funciona la asignación»Solo se puede asignar un puesto libre. El receptor puede ser:
- Empleado — del directorio de empleados;
- Activo — del directorio de activos (por ejemplo, la licencia se vincula a una computadora concreta).
Un puesto se puede asignar a un empleado o activo de tres maneras: desde la propia licencia (en la pestaña con la lista de puestos), al crear la licencia (bloque Asignar) o desde la ficha del empleado o el activo. Las tres maneras se describen en Trabajar con licencias.
Estados de la licencia
Sección titulada «Estados de la licencia»La licencia tiene un estado que se calcula automáticamente a partir del campo Expira el:
- Activa — el plazo aún no ha vencido;
- Por vencer — queda poco para el vencimiento (la fecha y la insignia se muestran en rojo);
- Vencida — el plazo ya pasó (se muestra en rojo);
- Perpetua — el campo Expira el no está completado, la licencia no tiene plazo.
El estado se ve como insignia en la lista de licencias, en la ficha de la licencia y junto a las licencias asignadas. Los valores exactos están en la Referencia.
Dónde se ven las licencias asignadas
Sección titulada «Dónde se ven las licencias asignadas»Los puestos asignados se ven tanto en la propia licencia como del lado del receptor:
Esta pestaña aparece solo con el módulo «Licencias» activado. En ella se listan las licencias asignadas a ese empleado o activo, con su categoría, estado y clave del puesto.
Además, en la sección Analítica hay un widget Licencias por vencer: lista las licencias con plazo de vigencia próximo o ya vencido, para no perder la renovación.