Usuarios del sistema
Tareas frecuentes:
Qué es un usuario del sistema
Sección titulada «Qué es un usuario del sistema»Un usuario del sistema es una persona que inicia sesión en UNIO24 y trabaja con los datos desde la aplicación web o la aplicación móvil. Cada usuario tiene su propio acceso con correo y contraseña y un rol asignado que define lo que puede hacer.
La lista de usuarios se abre en Configuración → Usuarios. La página se llama Usuarios del sistema.
Un usuario y un empleado no son lo mismo
Sección titulada «Un usuario y un empleado no son lo mismo»Un empleado es un registro del directorio: una persona a la que se le pueden asignar y entregar activos. El empleado por sí solo no inicia sesión en el sistema.
Un usuario del sistema es una cuenta con acceso para iniciar sesión. Una misma persona puede ser solo empleado, solo usuario o ambas cosas a la vez; en ese caso la ficha del empleado está vinculada a la cuenta. El vínculo permite que la persona tome y devuelva sus propios activos, vea Mis activos y haga reservas «para sí». Cómo invitar a un empleado, crear su ficha al invitar a un usuario o vincular una cuenta existente: en Empleados y usuarios.
El modelo de invitaciones
Sección titulada «El modelo de invitaciones»El administrador no crea usuarios con una contraseña ya asignada. En su lugar, el usuario se invita por correo, y la persona define su contraseña al aceptar la invitación.
De aquí salen dos reglas:
- El administrador no ve ni asigna contraseñas ajenas. Cada usuario cambia su propia contraseña en su Perfil.
- Para obtener acceso, la persona tiene que abrir el enlace del correo y activar su cuenta.
La invitación se envía por correo en el idioma de la empresa e incluye el enlace de activación.
Al invitar a un usuario se le asigna un rol. El rol define qué secciones, acciones y botones verá la persona, desde el acceso completo hasta permisos limitados para tareas concretas. Los roles se configuran aparte; más detalles en Roles.
Estados del usuario
Sección titulada «Estados del usuario»Mientras la invitación no se acepte, junto al correo del usuario aparece la insignia Invitado. Ese usuario todavía no ha iniciado sesión: se le puede reenviar la invitación, pero no editar.
Cuando la persona activa su cuenta, la insignia desaparece y el usuario queda en el sistema. Desde ese momento su registro se puede editar, y la columna Último acceso muestra la fecha de su último inicio de sesión.
Eliminación y nueva invitación
Sección titulada «Eliminación y nueva invitación»Un usuario eliminado pierde el acceso, pero el historial de sus acciones se conserva. A la misma persona se le puede invitar de nuevo; no hace falta crear el registro otra vez. Los pasos están en Administrar usuarios.
Enlaces útiles
Sección titulada «Enlaces útiles»- Administrar usuarios: instrucciones paso a paso
- Referencia de usuarios: lista completa de campos, columnas y permisos
- Empleados y usuarios: cómo vincular una cuenta con la ficha de un empleado