Operaciones con activos
Una operación con un activo registra que el activo cambió de titular o se envió a servicio. Cada operación se guarda como un documento en la sección Recepción/Entrega, así que de cada activo siempre se sabe quién hizo qué y cuándo. Cada documento de traslado tiene su propio número; el formato de numeración se configura en Configuración de la empresa.
Además de los documentos que registra el almacenista, la lista incluye los documentos de autoservicio: los crean los propios empleados cuando toman o devuelven un activo. Esos documentos llevan la etiqueta Autoservicio, y el filtro Tramitación, a la derecha sobre la lista, deja ver solo Habitual o solo Autoservicio. Si el módulo Reservas está activado, sobre la lista aparece el botón Entrega por reserva.
Dónde está el activo: empleado o ubicación
Sección titulada «Dónde está el activo: empleado o ubicación»En cada momento, un activo tiene un solo titular: un empleado o una ubicación. Un activo no puede estar a la vez con un empleado y en una ubicación: la operación siempre lo pasa de un estado al otro.
Del titular actual depende qué operaciones están disponibles. Si el activo está con un empleado, se puede recibir de vuelta, enviar al servicio o dar de baja. Si está en una ubicación, se puede entregar a un empleado, trasladar a otra ubicación, enviar al servicio o dar de baja. Por eso el menú de acciones de la ficha del activo solo muestra las operaciones que corresponden a su estado actual.
El activo está en un solo lugar
Sección titulada «El activo está en un solo lugar»Un activo siempre está en un solo lugar, y el sistema cuida que el movimiento empiece donde realmente está:
- Un activo en un centro de servicio no se puede entregar, recibir ni trasladar hasta que vuelva de la reparación. En su ficha, el menú de acciones solo ofrece Devolver del servicio. Si el activo forma parte de otro (por ejemplo, una fuente de poder de un equipo), la regla aplica a todo el conjunto.
- No se puede trasladar un activo a la misma ubicación donde ya está: el sistema pedirá elegir otro destino.
- Un documento que ubica el activo en un lugar donde no está no se guarda: el sistema indica qué activos son.
Advertencias al entregar
Sección titulada «Advertencias al entregar»Antes de una entrega o un traslado, el sistema revisa el activo: si su calibración está vencida, si tiene documentos vencidos, defectos abiertos de inspecciones o si está reservado para otro empleado. Lo que encuentra se muestra como advertencia en el propio formulario. Al guardar, el sistema pregunta «¿Entregarlos de todos modos?» (en un traslado, «¿Trasladarlos de todos modos?»). Si las reglas de la empresa prohíben la entrega (por ejemplo, con un defecto crítico abierto o una calibración vencida en el modo «Bloquear»), el botón Guardar no está disponible.
Si el tipo de activo tiene configurada una inspección en la entrega y la recepción, el formulario muestra el bloque de inspección: una inspección obligatoria debe realizarse antes de guardar.
Tipos de operación
Sección titulada «Tipos de operación»UNIO24 tiene cinco tipos de operación.
- Entrega de activo: pasar un activo de una ubicación a un empleado. Después, el titular es el empleado.
- Recepción de activo: recibir un activo de un empleado de vuelta en una ubicación. Después, el titular es la ubicación.
- Traslado: mover un activo de una ubicación a otra. El titular sigue siendo una ubicación; solo cambia cuál. No interviene ningún empleado.
- Envío a servicio: enviar el activo a un centro de servicio.
- Devolución de servicio: recibir el activo de vuelta desde el centro de servicio.
La entrega, la recepción y el traslado se pueden hacer desde la sección Recepción/Entrega o directamente desde la ficha del activo. El envío a servicio, la devolución de servicio y la baja solo se hacen desde la ficha del activo: la sección Recepción/Entrega no tiene botones para ellas. Los empleados con el rol «Autoservicio» toman y devuelven activos por sí mismos; consulte Autoservicio.
Las mismas operaciones de entrega, recepción y traslado se aplican también a los puestos de licencia: un puesto se puede entregar a un empleado o a un activo, recibirse de vuelta y trasladarse. Más detalles en Licencias.
Condición durante la operación
Sección titulada «Condición durante la operación»Al recibir un activo y al trasladarlo entre ubicaciones se registra su Condición: por ejemplo, «Bueno» o «Dañado». Es el estado físico real del activo y es independiente del estado de ciclo de vida. La condición actual se ve en la ficha del activo. El conjunto de condiciones se configura en Estados y condiciones de activos; la condición también se evalúa en el inventario físico.
Si hay que indicar la condición lo decide el administrador en Configuración → Configuración de traslados, en el bloque Condición del activo en la recepción y el traslado:
- No preguntar: los formularios no tienen el campo «Condición»;
- Opcional: la condición se puede indicar, pero no es obligatoria;
- Obligatoria: sin la condición de cada activo, la recepción y el traslado no se guardan. Es el valor predeterminado.
El segundo bloque de esta página, Condición del activo en la devolución por autoservicio, hace lo mismo para el autoservicio. Si la empresa tiene desactivadas todas las condiciones, «Obligatoria» funciona como «Opcional».
El servicio en el ciclo de vida
Sección titulada «El servicio en el ciclo de vida»Cuando un activo se envía a reparación o mantenimiento, se registra con las operaciones Envío a servicio y Devolución de servicio (en la ficha del activo corresponden a las acciones Enviar al servicio y Devolver del servicio). Al enviarlo, en el bloque Opciones de servicio se elige uno de dos modos.
Hacer el elemento no disponible. El activo pasa al estado de ciclo de vida «En mantenimiento» y deja de estar disponible para otras operaciones. Se indica la Fecha prevista de devolución. Mientras el activo está en ese estado, la ficha ofrece Devolver del servicio en lugar de «Enviar al servicio»: la devolución cierra el servicio y el activo vuelve a estar disponible. Este modo sirve para reparaciones que sacan al activo de operación.
Registrar sin cambiar disponibilidad. El estado del activo no cambia, sigue disponible y solo se crea un registro de servicio. Las fechas de envío y devolución (Fecha de transferencia al servicio y Fecha de devolución del servicio) se indican de una vez, así que no hace falta una devolución aparte. Este modo sirve para registrar una reparación ya hecha o un mantenimiento que no sacó al activo de operación.
En ambos modos es obligatorio indicar el Centro de servicio: se elige del catálogo Centros de servicio, y si no está en la lista, se puede agregar desde la propia lista. Al registro también se agregan la Descripción del fallo, el Costo de reparación, la Descripción del problema del servicio y los consumibles utilizados.
Puede enviar al servicio y recibir del servicio quien tenga el permiso Reparaciones. Mientras el activo está en un centro de servicio, no se puede volver a enviar a reparación: primero se recibe de vuelta. Si el activo no tiene fecha prevista de devolución y la reparación dura más de dos semanas, llega un recordatorio de reparación prolongada.
La reparación puede formar parte de una orden de trabajo: si la orden la ejecuta un centro de servicio, el envío al servicio ocurre al pasar la orden a «en curso», y la devolución del servicio completa la orden por sí sola.
Todos los registros de servicio se reúnen en la ficha del activo, en la pestaña Servicio (si el Mantenimiento preventivo está activado, la pestaña se llama Mantenimiento). El selector de la parte superior de la pestaña muestra las reparaciones, órdenes de trabajo y tickets del activo. Así se ve todo su historial de reparaciones.
Al final de su vida útil, el activo se da de baja: en su ficha, en el menú Acción, se elige Dar de baja y se indica una ubicación de baja. El activo se traslada allí, su estado de ciclo de vida pasa a «Pendiente de baja» y su ficha ya no ofrece operaciones. Si en ese momento el activo estaba en reparación, la reparación abierta se cierra.
Enlaces útiles
Sección titulada «Enlaces útiles»- Cómo realizar operaciones con activos: instrucciones paso a paso
- Referencia de operaciones con activos: lista completa de tipos de operación, campos y permisos