Operaciones con activos
Si necesita instrucciones paso a paso, consulte Cómo realizar operaciones con activos. La lista completa de tipos de operación, campos y permisos está en la Referencia de operaciones con activos.
Una operación con un activo registra que el activo cambió de poseedor o fue enviado a mantenimiento. Cada operación se guarda como documento en la sección Traslado, por lo que de un activo siempre se ve quién, cuándo y qué hizo con él. Cada documento de traslado tiene su propio número; el formato de numeración del documento se configura en la sección Configuración de la empresa.
La ubicación del activo: empleado o ubicación
Sección titulada «La ubicación del activo: empleado o ubicación»En cada momento el activo tiene un único poseedor. Es o bien un empleado, o bien una ubicación. El activo no puede figurar a la vez con un empleado y en una ubicación — la operación siempre lo pasa de un estado al otro.
Del poseedor actual depende qué operaciones están disponibles. Si el activo está con un empleado, se puede recibir de vuelta o enviar al servicio. Si el activo está en una ubicación, se puede entregar a un empleado, trasladar a otra ubicación o enviar al servicio. Por eso, en el menú de acciones de la ficha del activo solo se ven las operaciones adecuadas para su estado actual.
Tipos de operación
Sección titulada «Tipos de operación»En UNIO24 hay cinco tipos de operación.
- CheckOut — entregar el activo desde una ubicación a un empleado. Tras la entrega, el poseedor pasa a ser el empleado.
- CheckIn — recibir el activo de un empleado de vuelta a una ubicación. Tras la recepción, el poseedor pasa a ser la ubicación.
- Traslado — mover el activo de una ubicación a otra. El poseedor sigue siendo una ubicación, solo cambia la ubicación en sí; no interviene un empleado responsable.
- Envío al servicio — enviar el activo a un centro de servicio.
- Devolución del servicio — recibir el activo de vuelta del centro de servicio.
CheckOut, CheckIn y Traslado se pueden realizar tanto desde la sección Traslado como directamente desde la ficha del activo. El envío al servicio y la devolución del servicio se realizan solo desde la ficha del activo — en la sección Traslado no hay botones para ellos.
Las mismas operaciones de entrega, recepción y traslado se aplican no solo a los activos, sino también a los puestos de licencia: un puesto se puede entregar a un empleado o a un activo, recibir de vuelta y trasladar. Más detalles en la sección Licencias.
Condición durante la operación
Sección titulada «Condición durante la operación»Al recibir un activo y al trasladarlo entre ubicaciones se puede registrar la Condición del activo, por ejemplo «Bueno» o «Dañado». Es la condición física real, distinta del estado del ciclo de vida. La condición actual se ve en la ficha del activo. El conjunto de condiciones se configura en la sección Estados y condiciones de activos; la evaluación de la condición también se usa en la auditoría.
El servicio en el ciclo de vida
Sección titulada «El servicio en el ciclo de vida»Cuando un activo se envía a reparación o mantenimiento, esto se registra con las operaciones Envío al servicio y Devolución del servicio (en la ficha del activo les corresponden las acciones Enviar al servicio y Devolver del servicio). Al enviar al servicio, en el bloque Opciones de servicio se elige uno de dos modos.
Hacer el elemento no disponible. El activo pasa al estado del ciclo de vida «En mantenimiento» y deja de estar disponible para otras operaciones. Se indica la Fecha prevista de devolución. Mientras el activo está en este estado, en la ficha, en lugar de «Enviar al servicio», está disponible la acción Devolver del servicio: la devolución cierra el mantenimiento y el activo vuelve a estar disponible. Este modo sirve para reparaciones que sacan el activo de uso.
Registrar sin cambiar disponibilidad. El estado del activo no cambia, el activo sigue disponible y solo se crea un registro de mantenimiento. La fecha de transferencia y la de devolución (Fecha de transferencia al servicio, Fecha de devolución del servicio) se indican de inmediato, por lo que no hace falta una operación de devolución aparte. Este modo sirve para registrar una reparación ya realizada o un mantenimiento que no sacó el activo de uso.
En ambos modos, al registro de mantenimiento se le puede añadir un Centro de servicio (del directorio Centros de servicio), una Descripción del fallo, el Costo de reparación, una Descripción del problema del servicio y descontar los materiales consumibles utilizados.
Todos los registros de mantenimiento se reúnen en la pestaña Servicio de la ficha del activo — con fechas, costo de reparación, descripciones y estado de cada reparación. Así se ve en el activo todo el historial de reparaciones.
Al final del ciclo de vida el activo se da de baja. La baja no es un botón aparte, sino el traslado del activo a una ubicación de baja. Después de esto, el estado del ciclo de vida del activo pasa a «Pendiente de baja», y para ese activo ya no se ofrecen operaciones en la ficha.