Autoservicio
El autoservicio permite que un empleado tome por sí mismo un activo del almacén y devuelva lo que tiene asignado, sin almacenista. El instalador toma el rotomartillo antes de salir a campo, el administrador de sistemas toma una laptop de la oficina, y al terminar el trabajo los devuelven. Cada una de estas acciones se registra como un documento de traslado normal, así que el historial del activo queda completo.
Qué necesita el empleado
Sección titulada «Qué necesita el empleado»- Una cuenta vinculada a su ficha de empleado. El sistema debe saber quién toma el activo: el activo se asigna a la ficha del empleado, no al usuario.
- El permiso «Tomar para sí y devolver lo propio». Lo incluye el rol estándar Autoservicio, que tiene toda empresa.
Un empleado con ese rol solo ve Tablero y Recepción/Entrega en el menú. En su tablero está el widget Mis activos (lo que tiene asignado) con los botones Tomar para mí y Devolver. Los almacenistas y administradores con permiso para crear traslados también pueden usar el autoservicio.
Tomar para mí
Sección titulada «Tomar para mí»Solo se puede tomar un activo que está en una ubicación: en el almacén, en la oficina, en el sitio del cliente. No se puede tomar un activo que:
- ya está asignado a otro empleado;
- está en un centro de servicio;
- está en una ubicación de baja, dado de baja o perdido.
Un activo reservado en este momento para otro empleado no aparece en la lista. Si el activo forma parte de otro (por ejemplo, el cargador de una laptop), se va junto con el principal.
Al tomarlo se puede indicar una fecha de devolución planificada: si no se devuelve a tiempo, llega un recordatorio de vencimiento.
Aplican las mismas revisiones que en una entrega del almacenista: si el activo tiene la calibración vencida, un documento vencido o un defecto de inspección abierto, el formulario muestra una advertencia y, con la configuración estricta de la empresa, impide tomarlo.
Devolver
Sección titulada «Devolver»Solo se pueden devolver los activos que tiene asignados. Al devolver se elige la ubicación a la que regresa el activo y, si la empresa lo configuró así, se indica la condición de cada activo: por ejemplo, «Bueno» o «Dañado».
Si hay que indicar la condición lo decide el administrador en Configuración → Configuración de traslados: no preguntar, preguntar como opcional u obligatoria. Por defecto, obligatoria.
Inspección al tomar y devolver
Sección titulada «Inspección al tomar y devolver»Si el tipo de activo tiene configurada una inspección en la entrega y la recepción, el autoservicio la pide igual que al almacenista: la tabla muestra la columna Inspección, y una inspección obligatoria debe hacerse antes de tomar o devolver el activo. No hacen falta permisos de inspecciones para ello.
Empleado en proceso de baja
Sección titulada «Empleado en proceso de baja»Si el empleado tiene programada una baja, a partir de la fecha de baja ya no puede tomar activos para sí, pero sí devolver los que tiene asignados. Un empleado dado de baja no usa el autoservicio.
Cómo se ve en los traslados
Sección titulada «Cómo se ve en los traslados»Los documentos de autoservicio son Entrega de activo y Recepción de activo normales, pero con la etiqueta Autoservicio. El destino de la entrega y el origen de la recepción es el propio empleado.
- El administrador ve todos los documentos en la página Recepción/Entrega y puede filtrar los de autoservicio con Tramitación → Autoservicio.
- El empleado con el rol «Autoservicio» solo ve sus propios documentos en esa página, que se llama Mis traslados.
En el historial del activo, esos registros llevan la marca «autoservicio». Las notificaciones de traslados las reciben las personas indicadas en la configuración de notificaciones de la empresa para el evento «Movimiento de activos».
Aplicación móvil
Sección titulada «Aplicación móvil»Las mismas acciones (Tomar para mí, Devolver y Mis activos, con escaneo de código QR) están en la aplicación móvil UNIO24; consulte Entrega, recepción y traslado en la aplicación.
Enlaces útiles
Sección titulada «Enlaces útiles»- Tomar y devolver activos: instrucciones paso a paso para el empleado
- Configurar el autoservicio: cómo conectar a los empleados y configurar la devolución
- Referencia de autoservicio: permisos y mensajes