Etiquetas

Las instrucciones paso a paso están en las secciones Trabajar con etiquetas y Configurar etiquetas. La lista completa de acciones, campos y ajustes está en la Referencia de etiquetas.

Una etiqueta asigna a un registro un código corto con el que se lo puede encontrar. El código se aplica al objeto: se imprime como código QR en un sticker o se graba en una etiqueta NFC. Cuando se lee el código, la persona regresa al registro o, si no tiene acceso, a su página pública de objetos perdidos.

ficha de un activo con el botón de etiqueta (ícono de código QR) y el número de etiqueta asignado en formato XXXX-XXXX sobre el botón

Qué es una etiqueta y un código

Una etiqueta es el vínculo entre un registro del sistema y un código. El código consta de 8 caracteres y se muestra en formato XXXX-XXXX. Un registro puede tener varias etiquetas a lo largo del tiempo, pero en cada momento solo una permanece activa. Cuando creas un código nuevo o introduces uno ajeno, el código anterior deja de ser válido (estado Revocado) y ya no lleva al registro.

El código QR no codifica el registro en sí, sino la dirección pública del código. A partir de ella el sistema determina a qué registro está vinculado y decide qué mostrar a quien escanea.

Qué registros se pueden etiquetar

Se puede asignar una etiqueta a cinco tipos de registros:

Activos
Consumibles
Empleados
Ubicaciones
Licencias

En la ficha de ese registro hay un botón de etiqueta. Si todavía no se ha asignado un código, dice Crear etiqueta; si ya se asignó, muestra el número de etiqueta.

Acciones con una etiqueta

El botón de etiqueta en la ficha abre un menú. El conjunto de opciones depende de si el registro tiene un código activo:

Mostrar etiqueta — muestra el código QR del registro en pantalla para poder escanearlo.
Imprimir — abre el diálogo de impresión del sticker: selección de plantilla, número de copias, vista previa, impresión o Descargar PDF.
Crear nueva etiqueta — genera un código nuevo y lo vincula al registro. Si ya había un código, se reemplaza y el sticker anterior deja de funcionar.
Introducir código de etiqueta — vincula al registro un código ya existente, por ejemplo de un sticker impreso de antemano (manualmente o por escaneo).
Eliminar etiqueta — desvincula el código del registro. El sticker anterior deja de funcionar, pero el código se puede asignar de nuevo.

Mientras no haya código, en el menú solo están Crear nueva etiqueta e Introducir código de etiqueta; el resto de las opciones aparece después de asignar un código. Las instrucciones paso a paso de cada acción están en la sección Trabajar con etiquetas.

Este es el menú de la interfaz web. La grabación del código en una etiqueta NFC física se hace en la aplicación móvil UNIO24.

ficha de un activo con el menú del botón de etiqueta abierto: opciones «Mostrar etiqueta», «Imprimir», «Crear nueva etiqueta», «Introducir código de etiqueta», «Eliminar etiqueta»; sobre el botón se ve el número de etiqueta en formato XXXX-XXXX

Tipos de etiquetado

El código de la etiqueta es solo un identificador; al objeto se lo aplica de una de dos formas. UNIO24 admite dos soportes para el código.

Sticker QR. El código se imprime como código QR y se pega al objeto. Los stickers se diseñan e imprimen directamente en el sistema (ver Plantillas y formatos e Impresión) y se escanean con la cámara de un smartphone en la aplicación móvil.
Etiqueta NFC. El mismo código se graba en una etiqueta NFC (sticker o llavero) mediante la aplicación móvil UNIO24. Para abrir la ficha basta con acercar el teléfono a la etiqueta: no hace falta cámara ni línea de visión directa.

Cómo etiquetar un activo

En la ficha del registro crea un código y luego aplícalo al objeto: imprime un sticker QR o graba el código en una etiqueta NFC con la aplicación móvil UNIO24. Después de eso el activo se abre escaneando el código QR o tocando la etiqueta NFC en la aplicación móvil.

Stickers o NFC: cuál elegir

Ambos métodos llevan a la misma ficha; el soporte se elige según las condiciones de uso.

Los stickers QR son más baratos y versátiles: sirve cualquier impresora y la cámara de cualquier smartphone, y es fácil imprimir muchos a la vez. Pero el sticker necesita línea de visión directa y una superficie limpia y lisa, y con el tiempo puede borrarse, ensuciarse o despegarse. Buena opción para equipos de oficina, mobiliario, herramientas y etiquetado masivo en condiciones normales.

Las etiquetas NFC son más resistentes y duraderas: se leen con un toque sin línea de visión directa (la etiqueta se puede ocultar bajo la superficie), es más difícil dañarlas o falsificarlas por accidente y la grabación se puede proteger con contraseña contra sobrescritura accidental. A cambio son más caras, se graban de una en una mediante la aplicación y requieren un smartphone con NFC. Buena opción para activos valiosos, condiciones duras o sucias (almacén, taller, exteriores) y lugares donde un sticker normal no aguanta.

Si hace falta, los métodos se combinan: a un mismo activo se le puede aplicar tanto un sticker QR como una etiqueta NFC.

Cómo el código lleva al registro

El código de la etiqueta codifica una dirección pública. Se la puede abrir con un escaneo normal: apuntando la cámara del smartphone al código QR o acercando el teléfono a la etiqueta NFC. Para esto no hace falta instalar la aplicación UNIO24 ni iniciar sesión: la dirección se abre en un navegador normal. Lo que muestre el sistema depende de si la persona tiene acceso al registro.

Hay acceso. Si la persona inició sesión en UNIO24 y su rol tiene permisos sobre el registro, se abre el registro mismo, por ejemplo la ficha del activo.
No hay acceso. Si la persona no inició sesión o no tiene permisos (por ejemplo, un extraño que encontró el objeto), en lugar del registro se abre la página pública de objetos perdidos.

Devolución de un activo perdido

La página de objetos perdidos sirve para un solo caso: un objeto con etiqueta se perdió y quien lo encontró quiere devolverlo a su dueño. Por eso no revela los datos del registro, sino que muestra solo cómo contactar a la empresa. Como la página se abre con un escaneo normal —cámara o NFC—, cualquier persona con un smartphone puede devolver lo encontrado, sin aplicación y sin cuenta en el sistema.

El contenido de la página lo defines tú (ver Configurar etiquetas):

el título con el nombre de la empresa (se puede ocultar);
Mensaje para quien encuentre — texto libre, por ejemplo con un pedido de contacto;
contactos: Email de contacto y Teléfono de contacto.

Si la página pública de objetos perdidos está desactivada o el código está inactivo (revocado), quien lo encuentra solo ve un mensaje general sin contactos.

Plantillas y formatos

El aspecto y la impresión de un sticker los definen dos elementos.

El Formato es el formato físico del sticker: Rollo (impresora térmica) u Hoja (Carta/A4), las dimensiones del sticker y, para la hoja, el número de filas y columnas, los márgenes y los espacios. Los formatos se dividen en del sistema (predefinidos) y de usuario, y se agrupan por región (EE.UU. e Internac.).
La Plantilla es el diseño del sticker sobre el formato: qué elementos se colocan en él y dónde. La plantilla se crea en el Diseñador de plantilla visual y siempre está asociada a un formato.

En el sticker se colocan elementos de cuatro tipos: Código QR, Texto, Logotipo y Forma. Un elemento de texto puede ser estático o tomar el valor de un registro mediante una vinculación, por ejemplo el código de la etiqueta, el nombre del objeto, el ID del activo, el número de serie, el modelo o el nombre de la empresa. Al imprimir, las vinculaciones sustituyen los datos reales del registro concreto.

Una plantilla se elige como plantilla predeterminada (Configuración → Etiquetas → General); es la que se ofrece primero en los diálogos de impresión.

Impresión

La impresión se hace mediante PDF y el diálogo de impresión normal del navegador: el sistema genera un PDF con el sticker y abre el diálogo de impresión o guarda el archivo. No se necesita un controlador especial ni una conexión directa a la impresora; sirve cualquier impresora que sepa imprimir PDF. Se puede imprimir un sticker por vez desde la ficha del registro o varios a la vez desde la lista (ver Trabajar con etiquetas).

El método de impresión se elige con el formato: Hoja (Carta/A4) para impresoras normales, Rollo (impresora térmica) para impresoras de etiquetas.

En qué imprimir

Impresora normal y hojas de etiquetas. Sirve una impresora láser o de inyección de tinta y hojas de etiquetas autoadhesivas en formato A4 o Carta (varias etiquetas por hoja). Es práctico para volúmenes pequeños y cuando no hay una impresora de etiquetas aparte. La impresión láser es preferible a la de inyección: el tóner no se corre, resiste mejor la humedad y el código QR queda con más contraste.
Impresora de etiquetas (impresora térmica). Imprime sobre un rollo de etiquetas autoadhesivas, de una en una. Es práctica para grandes volúmenes y etiquetado frecuente. La impresión térmica es de dos tipos: directa (sin ribbon) —la etiqueta se decolora con el tiempo y teme el calor y la luz—; y de transferencia térmica (con ribbon) —la imagen es resistente y sirve para etiquetado de larga duración.

Qué etiquetas elegir

Para oficina y condiciones normales bastan las etiquetas autoadhesivas de papel.
Para almacén, taller, exteriores y larga duración usa etiquetas sintéticas (polipropileno o poliéster): no se rompen ni temen la humedad. Si hace falta, el código QR se protege con laminado o una película transparente.
La superficie conviene que sea mate; en superficies brillantes pueden producirse reflejos que dificultan el escaneo.
Elige el tamaño de la etiqueta de modo que el código QR no quede demasiado pequeño, porque de lo contrario es más difícil leerlo con la cámara.

Si las condiciones de uso son duras o se necesita la máxima resistencia, en lugar de un sticker impreso usa una etiqueta NFC: no se imprime, el código se graba mediante la aplicación.