Activos

Si necesita instrucciones paso a paso, consulte Trabajar con activos. La lista completa de campos, pestañas y estados está en la Referencia de activos.

El activo es el objeto central de UNIO24. Alrededor de él se construyen los demás procesos: traslados, entrega a empleados, servicio, auditoría y solicitudes. Cada activo se describe mediante una ficha y en todo momento está con un único titular: en una ubicación o con un empleado.

Qué es un activo

El activo es una unidad de registro: equipos, maquinaria, mobiliario, herramientas y similares. Un activo tiene un número de inventario, un tipo y un titular actual. La lista de activos se abre desde la opción Todos los activos del menú de la izquierda.

El conjunto de campos del activo depende de su tipo de activo. El tipo define qué campos aparecen en el formulario y en la ficha — por ejemplo, número de serie, proveedor, modelo, fechas, precio. Los tipos de activos y sus campos se configuran en la sección de configuración, ver Tipos de activos.

Estructura de la ficha

La ficha del activo consta de un encabezado con acciones y un conjunto de pestañas:

• Detalles — información principal: tipo, número de inventario, estados, condición, campos del tipo de activo, campos personalizados, titular actual y último historial de actividad.
• Servicio — registros de envío al servicio y devolución, reparación en garantía y fuera de garantía.
• Enlaces — activo principal y activos subordinados (jerarquía).
• Actividad — operaciones del activo.
• Auditoría — participación del activo en auditorías (la pestaña es visible si se tiene el permiso para ver auditorías).
• Licencias — licencias vinculadas (la pestaña es visible si el módulo de licencias está habilitado).
• Adjuntos — archivos adjuntos al activo: contratos, certificados de garantía, facturas, instrucciones. Ver Archivos y fotografías.

Además, en la página del activo hay una galería de fotografías — fotos del propio activo, así como fotos tomadas en las órdenes de trabajo y auditorías vinculadas.

La composición detallada de cada pestaña está en la Referencia de activos.

Estados y condición

Un activo tiene varias características que describen su situación actual:

• Ciclo de vida — etapa del activo (por ejemplo, «Activo», «En mantenimiento», «Pendiente de baja», «Eliminado»).
• Estado operacional — condición más precisa dentro de la etapa del ciclo de vida.
• Condición — estado físico del activo (por ejemplo, «Nuevo», «Bueno», «Dañado»), que se registra al recibirlo y durante la auditoría.

Los conjuntos de estados y condiciones los configura el administrador, ver Estados y condiciones de los activos. Del ciclo de vida depende también el conjunto de acciones disponibles: por ejemplo, en un activo con el estado «Pendiente de baja» el menú de acciones está vacío.

Titular: ubicación o empleado

El activo siempre está o bien en una ubicación, o bien con un empleado. El titular se define al crear el activo y cambia con las operaciones de entrega, recepción y traslado. El titular actual se ve en la ficha y en la lista de activos. Más detalles sobre estas operaciones en la sección Operaciones con activos.

Jerarquía: principal y subordinados

Los activos se pueden vincular en una jerarquía «principal — subordinado». Por ejemplo, a una unidad de sistema se le vinculan un monitor y un teclado. Los enlaces se ven en la pestaña Enlaces, y en la lista de activos el principal se despliega y muestra los activos anidados.

La profundidad de anidamiento está limitada: se pueden agregar activos subordinados hasta cierto nivel, después de lo cual el sistema informa que se alcanzó el nivel máximo de anidamiento. Los activos subordinados se trasladan junto con el principal: si estaban en otro lugar, al vincularlos el sistema advertirá que serán trasladados al titular del principal.

Historial de cambios

El sistema guarda el historial de cambios de los campos del activo: quién, cuándo y qué valores cambió. El historial se abre con el botón Historial de cambios en la ficha. Esto es algo distinto de la pestaña Actividad, que muestra operaciones (entrega, traslado, servicio) y no las ediciones de campos.