Trabajar con activos

Aquí se reúnen las tareas frecuentes al trabajar con activos. Sobre cómo funcionan la ficha, los estados y la jerarquía, lea la sección Activos: cómo funciona. La lista completa de campos está en la Referencia de activos. Las operaciones de entrega, recepción y traslado se describen aparte — vea Operaciones con activos.

Abrir la lista de activos

En el menú principal de la izquierda abra Todos los activos. Se abrirá una lista con las columnas «Número de inventario», «Proveedor/Modelo», «Nombre», «Titular», «Estado» y «Actualizado». Sobre la lista hay una búsqueda, y en la columna de estado, un filtro por estado del ciclo de vida. Los activos con subordinados se pueden desplegar con la flecha de la izquierda.

Lista «Todos los activos» con las columnas «Número de inventario», «Proveedor/Modelo», «Nombre», «Titular», «Estado», «Actualizado», la búsqueda sobre la lista, el filtro en la columna de estado y los botones «Imprimir etiquetas», «Exportar», «Importar activos», «Nuevo activo»

Añadir un activo

Abra Todos los activos en el menú de la izquierda.
Pulse Nuevo activo.
En el campo Tipo de activo elija el tipo. De él depende qué campos aparecen en el formulario.
Complete el Nombre.
Verifique el Número de inventario. Si la empresa tiene activado el autocompletado, el campo ya está completo con un número generado; si es necesario, pulse el botón con el icono de actualización junto al campo para obtener un número nuevo. El número debe ser único — si hay duplicado, el sistema mostrará «este número de inventario ya existe en el sistema».
En el bloque Asignar elija el titular. El selector Asignar tiene dos opciones:
- Ubicación — luego elija la ubicación en el campo Seleccionar ubicación;
- Empleado — luego elija el empleado en el campo Seleccione un empleado.
Complete los demás campos que aparecieron según el tipo de activo elegido. Están agrupados por secciones: Características (proveedor, modelo), Fechas, Finanzas, Compra. Más detalles sobre qué campos define el tipo, en la Referencia.
Si es necesario, complete las Notas y los campos adicionales.
Pulse Guardar.

Proveedor y modelo

Si el tipo de activo elegido tiene los campos Proveedor y Modelo, funcionan con sugerencias: empiece a escribir el nombre y el sistema le ofrecerá los valores ingresados antes. Si el proveedor o el modelo que necesita no está en la lista, simplemente escriba el nombre — el registro se creará automáticamente al guardar el activo.

Editar un activo

Abra Todos los activos y elija el activo para abrir su ficha.
En el encabezado de la ficha pulse el botón con el icono de lápiz (Editar un activo).
Haga los cambios. El conjunto de campos corresponde al tipo de activo.
Pulse Guardar.

Al cambiar el tipo de activo en el formulario, los campos que ese tipo no necesita se borran y aparecen los campos y campos adicionales del nuevo tipo.

Dar de baja y eliminar un activo

Al final del ciclo de vida el activo se da de baja y, si es necesario, se elimina. Son dos operaciones distintas.

La baja es el traslado del activo a una ubicación de baja con una operación normal de recepción o traslado. Después de esto, el estado del ciclo de vida del activo pasa a «Pendiente de baja», ya no se ofrecen operaciones en su ficha, pero el activo en sí y su historial se conservan.

La eliminación solo está disponible para activos que ya se encuentran en una ubicación de baja: en la lista de activos de esa ubicación, el activo muestra un icono de papelera. La eliminación es irreversible — junto con el activo se eliminan su historial, sus traslados y sus registros de mantenimiento.

Ambas operaciones se describen paso a paso en la sección Operaciones con activos.

Vincular activo principal y subordinados

Los vínculos se establecen desde el activo principal.

Abra la ficha del activo que será el principal.
Vaya a la pestaña Enlaces.
Pulse Agregar activo vinculado.
En la ventana que se abre, encuentre los activos que necesita mediante la búsqueda y márquelos con las casillas.
Pulse Confirmar.

Pestaña «Enlaces» con el botón «Agregar activo vinculado» y la ventana «Seleccione activo para vincular» abierta, con búsqueda, una tabla de activos y casillas 6. Si los activos seleccionados están en otro lugar, el sistema mostrará la ventana «Los activos serán trasladados» con la lista de esos activos. Pulse Confirmar para trasladarlos al titular del principal.

Para quitar un vínculo, en la pestaña Enlaces pulse el icono de papelera en la fila del activo subordinado y confirme la eliminación.

Ver el historial de cambios

Abra la ficha del activo.
En el encabezado pulse el botón con el icono de reloj (Historial de cambios).
Se abrirá la lista de modificaciones: quién hizo el cambio, cuándo y qué campos cambiaron.

El historial de cambios muestra las modificaciones de los campos de la ficha. Las operaciones del activo (entrega, traslado, servicio) están en una pestaña aparte, actividad.