Documentos
Los documentos son papeles con fecha de vencimiento que pertenecen a un activo o a un empleado: la garantía de un generador, el certificado de operación de un recipiente a presión, el contrato de servicio de los minisplits, el certificado de calibración de un patrón de referencia, un contrato de trabajo, una constancia de capacitación en seguridad, la capacitación para trabajos en altura. UNIO24 vigila las fechas, avisa con anticipación antes del vencimiento y advierte si un activo se entrega con un documento vencido.
Esta sección está disponible en todas las empresas; no hay que activarla.
Documentos y adjuntos
Sección titulada «Documentos y adjuntos»Los activos y los empleados tienen dos lugares distintos para archivos:
- Documentos: papeles con fecha de vencimiento. Un documento tiene tipo, número, fecha de emisión y fecha de vencimiento, y el sistema vigila esa fecha.
- Adjuntos: cualquier archivo sin fecha de vencimiento: fotos, manuales, remisiones.
En las fichas del activo y del empleado comparten una sola pestaña Documentos con el selector Documentos | Adjuntos.
Tipo de documento
Sección titulada «Tipo de documento»Cada documento tiene un tipo. Para activos: «Garantía», «Contrato», «Certificado»; para empleados: «Contrato de trabajo», «Certificado», «Acuerdo de confidencialidad». Todas las empresas tienen estos seis tipos desde el inicio. El administrador agrega los tipos propios de la empresa, como «Certificado de operación de recipiente a presión» o «Capacitación para trabajos en altura», en Configuración → Tipos de documento.
El tipo define las reglas para todos sus documentos:
- Recordar con esta cantidad de días de antelación: por ejemplo, 30, 7 y 1 día antes del vencimiento;
- Bloquea el uso: un documento vencido de este tipo genera una advertencia o un bloqueo al entregar el activo;
- Archivo obligatorio: el documento solo se puede guardar con un escaneo o una foto.
Estados del documento
Sección titulada «Estados del documento»El estado se calcula a partir de la fecha de vencimiento y los días de recordatorio del tipo:
- Válido: el vencimiento todavía está lejos;
- Por vencer: llegó el primer día de recordatorio (por ejemplo, faltan menos de 30 días);
- Vencido: la fecha de vencimiento ya pasó;
- Reemplazado: ya se agregó en su lugar un documento más reciente del mismo tipo.
Reemplazar un documento
Sección titulada «Reemplazar un documento»Cuando un documento se renueva (una garantía nueva, una nueva constancia de capacitación), en UNIO24 se agrega un documento nuevo del mismo tipo para el mismo activo o empleado. El documento anterior no se elimina: recibe el estado Reemplazado y queda en el historial. En la pestaña Documentos de la ficha, los documentos reemplazados están ocultos; el enlace Mostrar reemplazados los muestra.
El tipo y el dueño de un documento existente no se pueden cambiar: si se equivocó, elimine el documento y agréguelo de nuevo.
Recordatorios
Sección titulada «Recordatorios»Antes del vencimiento, el sistema envía recordatorios exactamente en los días definidos en el tipo de documento. Por ejemplo, con los días 30, 7 y 1 llegan tres recordatorios: 30 días, 7 días y 1 día antes del vencimiento. Al día siguiente del vencimiento se envía un recordatorio de documento vencido, que se repite una vez por semana hasta que el documento se reemplaza o se elimina.
En la configuración de notificaciones son cuatro eventos de la categoría Documentos: Documento por vencer y Documento vencido para los documentos de activos, y Documento personal por vencer y Documento personal vencido para los documentos de empleados. De forma predeterminada solo los recibe el dueño de la empresa. Para que los reciban otras personas o grupos (por ejemplo, Recursos Humanos para los documentos personales), agréguelos en Configuración → Notificaciones → Enrutamiento. Cada quien elige si recibe el correo de inmediato o en el resumen diario; vea Notificaciones.
Entregar un activo con un documento vencido
Sección titulada «Entregar un activo con un documento vencido»Si un activo tiene un documento vencido de un tipo que bloquea el uso, al entregarlo o trasladarlo a otra ubicación el formulario muestra una advertencia, por ejemplo: «Documentos vencidos en Compresor de aire Atlas Copco GA 11: Certificado de operación de recipiente a presión». Los documentos del empleado al que se entrega el activo se revisan de la misma forma.
De forma predeterminada es solo una advertencia: al guardar, el sistema pregunta «¿Entregarlos de todos modos?» (en un traslado, «¿Trasladarlos de todos modos?»), y el activo se puede entregar. Para una empresa también se puede activar el modo de bloqueo: entonces la entrega o el traslado no se guarda hasta que el documento se reemplace por uno nuevo. Por ahora la configuración de la interfaz no tiene un campo para este modo.
Enlaces útiles
Sección titulada «Enlaces útiles»- Trabajar con documentos: instrucciones paso a paso
- Referencia de documentos: campos, estados y permisos