Lista completa de campos y valores de la sección Documentos.
| Campo |
Obligatorio |
Descripción |
| Pertenece a |
sí |
Activo o Empleado, y el activo o el empleado en sí. No se puede cambiar después de guardar |
| Tipo |
sí |
Un tipo de documento del sujeto elegido. No se puede cambiar después de guardar |
| Número |
no |
Número del documento |
| Emitido por |
no |
Organización que emitió el documento |
| Emitido |
no |
Fecha de emisión |
| Vence |
sí |
Fecha de vencimiento; no puede ser anterior a la de emisión |
| Costo |
no |
En la moneda de la empresa |
| Nota |
no |
Texto libre |
| Adjuntos |
si el tipo lo exige |
Escaneo o foto del documento; hasta 10 MB por archivo |
| Estado |
Cuándo |
| Válido |
Faltan más días para el vencimiento que el mayor valor de «Recordar con esta cantidad de días de antelación» del tipo |
| Por vencer |
No faltan más días que el mayor valor de recordatorio; el mismo día del vencimiento el documento todavía está «Por vencer» |
| Vencido |
La fecha «Vence» ya pasó |
| Reemplazado |
Se agregó un documento nuevo del mismo tipo para el mismo dueño |
El estado se calcula con la fecha de la empresa y no se puede definir a mano.
| Campo |
Obligatorio |
Descripción |
| Nombre |
sí |
Nombre del tipo |
| Código |
sí |
Identificador en letras latinas; no se puede cambiar en los tipos integrados |
| Sujeto |
sí |
Activos o Empleados; no se puede cambiar en los tipos integrados ni en un tipo que ya tiene documentos |
| Recordar con esta cantidad de días de antelación |
no |
Hasta 10 valores, cada uno de 1 a 3650 días |
| Bloquea el uso |
— |
Un documento vencido de este tipo se revisa al entregar o trasladar el activo |
| Archivo obligatorio |
— |
Un documento solo se crea con un archivo, y no se puede eliminar su último archivo; encendido de forma predeterminada |
Un tipo solo se puede eliminar si no es integrado y no tiene documentos.
| Sujeto |
Nombre |
Código |
Recordatorios |
| Activos |
Garantía |
warranty |
30, 7, 1 |
| Activos |
Contrato |
contract |
30, 7, 1 |
| Activos |
Certificado |
certificate |
30, 7, 1 |
| Empleados |
Contrato de trabajo |
employment_contract |
30, 7, 1 |
| Empleados |
Certificado |
certificate |
30, 7, 1 |
| Empleados |
Acuerdo de confidencialidad |
nda |
30, 7, 1 |
En los tipos integrados, «Bloquea el uso» está apagado y «Archivo obligatorio» encendido de forma predeterminada.
| Filtro |
Valores |
| Estado |
Todos · Válido · Por vencer · Vencido · Reemplazado |
| Tipo de documento |
Todos · los tipos de la empresa |
| Sujeto |
Todos · Activos · Empleados |
| Vence dentro de |
Todos · Próximos 7 días · Próximos 30 días · Próximos 90 días (sin los documentos ya vencidos) |
| Evento en la configuración de notificaciones |
Documentos |
Cuándo |
| Documento por vencer |
Documentos de activos |
En los días definidos en el tipo |
| Documento vencido |
Documentos de activos |
Al día siguiente del vencimiento y luego una vez por semana |
| Documento personal por vencer |
Documentos de empleados |
En los días definidos en el tipo |
| Documento personal vencido |
Documentos de empleados |
Al día siguiente del vencimiento y luego una vez por semana |
De forma predeterminada, los recordatorios los recibe el dueño de la empresa; los demás destinatarios se agregan en Configuración → Notificaciones → Enrutamiento.
| Cuándo se revisa |
Qué se revisa |
Mensaje |
| Al entregar un activo y al trasladarlo a otra ubicación |
Los documentos vencidos del activo de un tipo que bloquea el uso; si el activo se entrega a un empleado, también esos documentos del empleado |
«Documentos vencidos en : » |
| Modo de la empresa |
Qué pasa |
| Advertir (predeterminado) |
Advertencia en el formulario y la pregunta «¿Entregarlos de todos modos?» / «¿Trasladarlos de todos modos?» |
| Bloquear |
La entrega o el traslado no se guarda |
La devolución de un activo desde reparación no se revisa.
En el editor de roles, los permisos están en el grupo Documentos.
| Permiso |
Qué permite |
| Ver documentos de activos |
Ver la opción Documentos del menú, los documentos de activos y la pestaña «Documentos» de la ficha del activo |
| Gestionar documentos de activos |
Agregar, editar y eliminar documentos de activos; configurar los tipos de documento |
| Ver documentos de empleados |
Ver los documentos de empleados y la pestaña «Documentos» de la ficha del empleado |
| Gestionar documentos de empleados |
Agregar, editar y eliminar documentos de empleados |
Sin permiso para ver documentos, la pestaña de la ficha del activo se llama Adjuntos y solo muestra archivos.
