Referencia de reservas

Lista completa de campos y valores del módulo Reservas.

Menú

Opción del grupo «Reservas» del menú	Qué muestra la página	Quién la ve
Reservas	Las pestañas «Todas las reservas» y «Mis reservas»	Cualquier permiso de reservas
Aprobaciones	Las solicitudes que usted puede decidir	Aprobar reservas, Gestionar todas las reservas
Entrega por reserva	Reservas por entregar y reservas en uso	Crear traslados o Gestionar todas las reservas
Calendario	Reservas por activo para un día, una semana o un mes	Ver, Crear reservas propias, Aprobar reservas, Gestionar todas las reservas
Análisis	Utilización e indicadores de las reservas	Ver, Gestionar todas las reservas

La página Configuración de reservas está en Configuración.

Campos de la reserva

Campo	Obligatorio	Descripción
Por activo / Por tipo de activo	—	Un activo concreto o cualquier activo libre de un tipo
Activo o Tipo de activo	sí	Qué se reserva
Inicio, Fin	sí	Horario de la reserva
Titular	sí	Yo, Grupo, Empleado o Ubicación
Motivo	no	Hasta 500 caracteres
Notas	no	Hasta 2,000 caracteres
Repetir	no	Frecuencia, intervalo, días de la semana, fin (una fecha o un número de repeticiones, hasta 100)

Estados de la reserva

Estado	Descripción	Puede pasar a
Pendiente de aprobación	La solicitud espera una decisión	Confirmada, Rechazada, Cancelada
Confirmada	El activo está apartado y espera la entrega	En uso, No recogida, Cancelada
En uso	El activo está con el titular; pasado el fin, la etiqueta «Recepción vencida»	Recibida
Recibida	El activo se devolvió	—
Rechazada	La solicitud no se aprobó	—
Cancelada	La reserva se canceló a mano o automáticamente	—
No recogida	Una reserva confirmada no se recogió a tiempo	—

El sistema cancela una reserva automáticamente si la solicitud no se aprueba antes del inicio, si el titular deja la empresa o se elimina, o si el activo se elimina o ya no se puede reservar.

Campos de la política de reserva

Sección	Campo	Predeterminado	Descripción
General	Activa	encendido	Una política desactivada cierra el tipo
	Nombre	—	Hasta 100 caracteres
	Tipo de activo	—	Vacío: la política predeterminada; no se puede cambiar después de guardar
	Activar la reserva de todos los tipos de activos	encendido	Solo en la política predeterminada
Aprobaciones	Requiere aprobación	apagado	La reserva espera la decisión de un aprobador
	Grupo aprobador	—	Quién decide las solicitudes; vacío: todos los que tienen el permiso para aprobar
	Grupos con aprobación automática	—	Sus reservas se confirman de inmediato
	Grupos permitidos	—	Quién puede reservar el tipo; vacío: todos los que tienen el permiso
Límites	Duración más larga (horas)	720	Lo máximo que puede durar una reserva
	Con cuánta antelación (días)	365	Con cuánta anticipación se puede reservar
	Aviso mínimo (horas)	—	El tiempo mínimo antes del inicio de la reserva
	Entrega y recepción en horario laboral	apagado	La reserva cae dentro del horario laboral de la empresa
Tiempos de la reserva	No-show después de (minutos)	30	Tiempo de espera después del inicio
	Margen (minutos)	0	Pausa después de la reserva
	Entrega anticipada (minutos)	15	Entrega antes del inicio
	Recordatorio antes de (minutos)	60	Recordatorio al titular
Entrega y recepción	Plantilla de inspección de entrega / de recepción	—	Requiere el módulo Inspecciones
	Requerir lectura del contador en la entrega / en la recepción	apagado	La lectura se escribe en el contador del activo
	Crear transferencias	encendido	La entrega y la recepción se registran como traslados

Los límites no se aplican a los gestores de reservas. La ventana de entrega va de «inicio − Entrega anticipada» a «inicio + No-show después de».

Si el activo se puede reservar

Las reglas se revisan en orden:

Un activo dado de baja y un activo que forma parte de otro no se pueden reservar.
Una excepción en el activo (Siempre o Nunca) tiene prioridad sobre todo lo demás.
Si el tipo tiene su propia política, el activo se puede reservar cuando esa política está Activa.
Si el tipo no tiene política propia, el activo se puede reservar cuando la política predeterminada está activa y en ella está activada la reserva de todos los tipos de activos.
Un activo sin tipo no se puede reservar.

La pestaña Reserva de la ficha del activo muestra qué regla se aplicó: «Anulación manual», «Política del tipo de activo», «Política predeterminada: todos los tipos de activo», «Sin política de reserva», «Activo dado de baja», «Forma parte de otro activo: se reserva junto con él».

Bloqueos

Motivo	Cuándo aparece	Cuándo termina
manual	Se crea en la pestaña «No disponibles para reservar»	En la fecha «Hasta» o con «Cerrar ahora»
orden de trabajo	Una orden de trabajo del activo se pone en curso	Cuando la orden sale del estado en curso
en servicio	El activo se envía a un centro de servicio	Cuando vuelve de reparación
defecto crítico	Una inspección encontró un defecto crítico	Cuando ya no quedan defectos críticos

Configuración de reservas

Campo	Valores	Predeterminado
Prefijo de número	Hasta 10 caracteres: letras, dígitos, guion	`BK`
Umbral de baja utilización	Porcentaje	20%

Indicadores del análisis

Indicador	Descripción
Utilización	La proporción del tiempo que los activos reservables estuvieron en uso
Tasa de no presentación	La proporción de reservas que no se recogieron
Tasa de recepciones tardías	Recibidas después del fin, más las entregadas y todavía sin recibir pasado el fin
Mediana del tiempo desde la reserva hasta el inicio (horas)	Con cuánta anticipación se reserva
Reservas totales	Número de reservas en el periodo, incluidas las canceladas

Además: la gráfica Uso por tipo de activo, la tabla Por tipo de activo (activos, utilización, reservas, canceladas, fallos, escasez), el Mapa de calor de picos y Candidatos a baja utilización. El periodo es de 7 días, 30 días, 90 días o 12 meses.

Notificaciones

Evento en la configuración de notificaciones	Quién lo recibe
Solicitud de reserva, Solicitud de reserva retirada	Los aprobadores
Reserva confirmada, Reserva rechazada, La reserva comienza pronto, Reserva recibida, Reserva cancelada	El autor, el titular y quien recoge el activo
Reserva no recogida, Reserva vencida, Conflicto de reserva	Los mismos, más los gestores de reservas
Se liberó un hueco	Quien hizo clic en «Avisarme cuando esté libre» para ese activo y ese horario

Los correos de reservas se envían de inmediato, nunca en el resumen diario. La notificación «Reserva recibida» de forma predeterminada solo llega dentro de la aplicación.

Widgets del tablero: Mis reservas, Disponible ahora, Utilización de reservas.

Permisos

En el editor de roles, los permisos están en el grupo Reservas.

Permiso	Qué permite
Ver	Ver todas las reservas, el calendario, el análisis, las políticas y los bloqueos
Crear reservas propias	Reservar para sí mismo y para sus grupos, llevarse un activo al momento, entregar y recibir su propia reserva, suscripciones y la fuente de calendario personal
Gestionar todas las reservas	Reservar para cualquier empleado o ubicación sin límites; aprobar, cancelar y eliminar reservas de otras personas; entregar y recibir
Aprobar reservas	Aprobar y rechazar solicitudes
Configuración	Cambiar las políticas, las excepciones por activo, los bloqueos, la numeración y el umbral de utilización

La página Entrega por reserva también está abierta sin permisos de reservas, para cualquiera que pueda crear traslados.

Enlaces útiles

Reservas: cómo funciona todo
Gestionar reservas: tareas paso a paso
Configurar reservas: tareas paso a paso