Співробітники та користувачі

В UNIO24 є два різні записи про людину: співробітник і користувач системи. Від того, чи пов’язані вони, залежить, чи зможе людина сама брати й здавати активи, бачити «Мої активи» та бронювати «на себе».

Пов’язані розділи

• Довідник співробітників — у розділі Співробітники.
• Облікові записи, запрошення та ролі — у розділі Користувачі системи.
• Самостійне взяття та повернення активів — у розділі Самообслуговування.

Співробітник і користувач — у чому різниця

	Співробітник	Користувач системи
Що це	Картка в довіднику Співробітники	Обліковий запис для входу в UNIO24
Де ведеться	Співробітники в меню ліворуч	Налаштування → Користувачі
Входить у систему	Ні	Так — за поштою та паролем, у вебверсії та в мобільному застосунку
Що визначає	За ким обліковуються активи, ліцензії, бронювання	Що людина може робити — через роль

Та сама людина може бути:

• лише співробітником — на неї видають активи, але сама вона в систему не входить. Так зазвичай з усіма, хто лише користується інструментом і технікою;
• лише користувачем — входить у систему, але активи за нею не обліковуються. Наприклад, бухгалтерка, яка переглядає звіти;
• і тим, і іншим — картку співробітника пов’язано з обліковим записом. Це потрібно, щоб людина працювала зі «своїми» активами.

Навіщо зв’язувати співробітника й користувача

Доки обліковий запис не пов’язаний із карткою співробітника, система не знає, які активи «свої» для цієї людини. Зв’язок потрібен для:

• самообслуговування — кнопок Взяти собі та Здати у вебверсії та в мобільному застосунку. Актив, який людина бере сама, обліковується за її карткою співробітника. Без зв’язку вона побачить «Ваш обліковий запис не прив’язано до картки співробітника. Попросіть адміністратора прив’язати його.»;
• віджета Мої активи на головній сторінці та в застосунку — що обліковується за людиною;
• сторінки Мої переміщення — документи, де вона одержувач або джерело;
• бронювання «на себе» — тримач Я у формі бронювання та у швидкому бронюванні;
• звільнення — коли співробітника звільняють, пов’язаний обліковий запис блокується, і людина більше не може увійти.

Комірникові, який видає й приймає активи в інших, зв’язок не обов’язковий: він працює з будь-якими співробітниками.

Як зв’язати: три способи

Спосіб	Коли підходить
Запросити співробітника з довідника	Картка співробітника вже є, облікового запису ще немає
Запросити користувача з карткою співробітника	Немає ні картки, ні облікового запису — людину заводять з нуля в налаштуваннях
Прив’язати наявного користувача	І картка, і обліковий запис уже є, але не пов’язані

Зв’язок завжди один до одного: у картки — один обліковий запис, в облікового запису — одна картка. Пошта в картці та пошта для входу можуть різнитися: зв’язок тримається не на пошті, а на самій прив’язці.

Власник, який реєстрував компанію, отримує свою картку співробітника й зв’язок із нею автоматично.

Завести співробітника й одразу запросити в систему

1. Відкрийте Співробітники й натисніть Додати співробітника.
2. Заповніть Ім’я, Прізвище та решту полів картки.
3. Позначте Запросити в систему як користувача. Поле Електронна пошта стане обов’язковим — на цю адресу надійде запрошення.
4. Якщо у вас повний доступ, поруч з’явиться поле Роль — виберіть, наприклад, Самообслуговування.
5. Натисніть Зберегти.

Картку буде збережено, а співробітник отримає лист із запрошенням. Обліковий запис зв’язується з карткою одразу, ще до того, як людина прийме запрошення.

Запросити співробітника з довідника

1. Відкрийте Співробітники, вкладку Діючі.
2. У рядку співробітника натисніть значок конверта — Запросити користувача. Він є лише в тих, хто ще не має облікового запису.
3. У вікні Запросити користувача до UNIO24 перевірте Електронну пошту — її підставлено з картки, і її можна змінити.
4. Якщо у вас повний доступ, виберіть Роль.
5. Натисніть Запросити користувача.

Ім’я, по батькові, прізвище та телефон перейдуть в обліковий запис із картки.

Запросити користувача й одразу створити картку співробітника

Так зручно, якщо ви заводите людину з налаштувань і хочете, щоб на неї можна було видавати активи.

1. Відкрийте Налаштування → Користувачі й натисніть Запросити користувача.
2. Введіть Електронну пошту й виберіть Роль.
3. Позначте Створити картку співробітника й заповніть Ім’я та (або) Прізвище.
4. Натисніть Запросити користувача.

У довіднику Співробітники з’явиться нова картка, уже пов’язана з обліковим записом. Прапорець бачать ті, хто має права на створення та зміну співробітників.

Якщо прапорець не позначити, буде створено лише обліковий запис — без картки співробітника. Його можна прив’язати до картки пізніше.

Прив’язати наявного користувача

Якщо людина вже входить у систему, а її картку співробітника заведено окремо (наприклад, завантажено імпортом), зв’яжіть їх.

1. Відкрийте Співробітники, вкладку Діючі.

2. У рядку співробітника відкрийте меню з трьома крапками й виберіть Прив’язати користувача.

   

3. У вікні Прив’язати користувача до картки співробітника виберіть Користувача. У списку лише ті, хто ще не має картки співробітника; шукати можна за ім’ям, прізвищем і поштою.

4. Натисніть Прив’язати.

З’явиться повідомлення «Користувача прив’язано до картки співробітника». Якщо список порожній — «Немає користувачів без картки співробітника», — отже, усі облікові записи вже пов’язані: запросіть людину з довідника, як описано вище.

Прив’язувати й відв’язувати може той, хто має права на зміну і співробітників, і користувачів. Звільненому співробітникові прив’язати обліковий запис не можна.

Відв’язати користувача

Якщо обліковий запис прив’язали не до тієї картки, його можна відв’язати.

1. У рядку співробітника натисніть значок хрестика в колі — Відв’язати користувача.
2. Підтвердьте: «Відв’язати користувача … від картки? Обліковий запис залишиться, але самообслуговування для нього перестане працювати.»

Обліковий запис і картка залишаються, зникає лише зв’язок між ними. Після цього обліковий запис можна прив’язати до іншої картки.

Як зрозуміти, хто пов’язаний

У списку співробітників поруч із табельним номером:

• позначка Запрошено — обліковий запис є, але запрошення ще не прийнято;
• значок користувача — людина вже входить у систему. Якщо навести вказівник — «У системі: ім’я (пошта)»;
• нічого — співробітник не має облікового запису.

У списку користувачів (Налаштування → Користувачі) поруч з ім’ям — значок картки. Якщо навести вказівник — «Картка співробітника: ім’я». Обліковий запис без значка не має картки співробітника.

Підключити співробітника до самообслуговування

Щоб співробітник сам брав і здавав активи:

1. Переконайтеся, що його картку пов’язано з обліковим записом — будь-яким зі способів вище.
2. Обліковому запису потрібна роль із правом Взяти собі й здати своє — найпростіше стандартна роль Самообслуговування. Роль вибирають під час запрошення (поле видно адміністраторові з повним доступом) або змінюють пізніше в Налаштування → Користувачі → Змінити.
3. Співробітник приймає запрошення, задає пароль і входить у вебверсію або в мобільний застосунок. На головній сторінці в нього з’являться кнопки Взяти собі та Здати і список Мої активи.

Обережно

Якщо під час запрошення не вибрати роль, обліковий запис не матиме жодних прав: людина зможе увійти, але побачить лише свій профіль. Призначте роль у Налаштування → Користувачі.

Докладніше про правила самообслуговування — у розділі Налаштування самообслуговування.

Корисні посилання

• Співробітники — довідник співробітників і картка
• Користувачі системи — запрошення, ролі та стани облікових записів
• Налаштування самообслуговування — роль «Самообслуговування» та стан під час здачі
• Звільнення співробітників — що відбувається з обліковим записом під час звільнення