Інвентаризація
Покрокові інструкції — у розділі Проведення інвентаризації. Повний перелік полів, стовпців і значень — у Довіднику з інвентаризації.
Інвентаризація підтверджує, що активи перебувають там, де мають, і фіксує їхній стан. У меню та на самих сторінках цей розділ називається Інвентаризація, а кнопка створення — Створити інвентаризацію.
Інвентаризація та модуль «Витратні»
Section titled “Інвентаризація та модуль «Витратні»”Не плутайте Інвентаризацію з пунктом меню Витратні. Інвентаризація — це перевірка ваших зареєстрованих активів: ви звіряєте, чи на місці кожен актив. Витратні — це окремий модуль для обліку витратних матеріалів за кількістю, а не пооб’єктна перевірка.
Область охоплення
Section titled “Область охоплення”Під час створення інвентаризації вибирається її джерело — те, які активи потраплять у перевірку:
- Всі — всі активи організації.
- За місцезнаходженням — активи вибраних місцезнаходжень.
- За підрозділом — активи вибраних підрозділів.
- По співробітнику — активи, закріплені за вибраними співробітниками.
Джерело задається один раз під час створення й після збереження не змінюється. З вибраної області система формує список активів для перевірки.
Оцінка стану
Section titled “Оцінка стану”Якщо для інвентаризації увімкнено оцінку стану, перевіряючий відмічає наявність активу та вказує його стан. Набір станів налаштовується в розділі налаштувань «Стани активів»; у ньому є системні значення (Новий, Хороший, Задовільний, Поганий, Пошкоджений, Непрацюючий) і можуть бути додані власні. Коли оцінка стану обов’язкова, актив не можна відмітити як наявний, не вибравши стан.
Фотофіксація
Section titled “Фотофіксація”Під час перевірки активу в інвентаризації до нього можна додати фотографії — наприклад, щоб зафіксувати стан або фактичне розташування. Такі знімки потрапляють до галереї самого активу з позначкою про джерело. Докладніше — у розділі Файли та фотографії.
Самостійна інвентаризація
Section titled “Самостійна інвентаризація”Зазвичай інвентаризацію проводить користувач системи, відкриваючи її список активів. Але інвентаризацію можна зробити самостійною: тоді кожен співробітник отримує персональне посилання на email і сам підтверджує закріплені за ним активи, без облікового запису UNIO24.
Для захисту такого посилання можна увімкнути OTP-код — одноразовий код підтвердження, який приходить учаснику на email. Хід самостійної інвентаризації видно організатору на вкладці Учасники: кому надіслано лист, у якому він статусі та скільки активів уже підтверджено.
Де проводиться
Section titled “Де проводиться”Інвентаризацію можна вести у вебзастосунку або в застосунку UNIO24 Mobile, де активи звіряють скануванням QR-кодів та NFC-міток. Див. огляд мобільного застосунку.