Перейти до вмісту
UNIO24

Інвентаризація

Інвентаризація підтверджує, що активи перебувають там, де мають бути, і фіксує їхній стан. У меню цей розділ називається Інвентаризації, а кнопка створення — Створити інвентаризацію. Кожна інвентаризація отримує номер, наприклад AUD-2.

Список інвентаризацій: кнопка «Створити інвентаризацію», пошук «Пошук за номером, назвою або автором», кнопка «Фільтри» і таблиця зі стовпцями «Номер», «Назва інвентаризації», «Дата інвентаризації», «Перевірено», «Інвентаризацію створено», «Статус»; у самостійної інвентаризації поруч із назвою — «На розгляді: 3»

Інвентаризації — модуль, увімкнений у всіх компаній за замовчуванням. Його можна вимкнути на сторінці Налаштування → Модулі: тоді пункт меню й вкладка на картці активу зникнуть, а посилання самостійної інвентаризації, вже надіслані співробітникам, перестануть працювати.

Інвентаризація і витратні матеріали

Section titled “Інвентаризація і витратні матеріали”

Не плутайте Інвентаризації з пунктом меню Витратні матеріали. Інвентаризація — це перевірка ваших зареєстрованих активів: ви звіряєте, чи на місці кожен актив. Витратні матеріали — окремий розділ для обліку витратних матеріалів за кількістю, а не поштучна перевірка.

Область охоплення

Section titled “Область охоплення”

Під час створення інвентаризації вибирають її джерело — які активи потраплять до перевірки:

  • Всі — усі активи організації.
  • За місцезнаходженням — активи вибраних місцезнаходжень.
  • За підрозділом — активи вибраних підрозділів.
  • По співробітнику — активи, закріплені за вибраними співробітниками.

Джерело задають один раз під час створення, після збереження воно не змінюється. З вибраної області система формує список активів для перевірки.

Оцінка стану

Section titled “Оцінка стану”

Якщо для інвентаризації ввімкнено оцінку стану, перевіряльник позначає наявність активу і вказує його стан. Набір станів налаштовують у розділі налаштувань «Стани активів»; у ньому є системні значення (Новий, Хороший, Задовільний, Поганий, Пошкоджений, Непрацюючий), можна додати й власні. Коли оцінка стану обов’язкова, актив не можна позначити як наявний, не вибравши стан.

Фотофіксація

Section titled “Фотофіксація”

Під час перевірки активу в інвентаризації до нього можна додати фотографії — наприклад, щоб зафіксувати стан або фактичне розташування. Такі знімки потрапляють до галереї самого активу з позначкою про джерело. Докладніше — у розділі Файли та фотографії.

Самостійна інвентаризація

Section titled “Самостійна інвентаризація”

Зазвичай інвентаризацію проводить комірник або відповідальна особа: відкриває список активів і позначає, що на місці. Але коли активи роз’їхалися по співробітниках — ноутбуки, інструмент, прилади виїзних бригад, — обійти всіх важко. Тоді інвентаризацію роблять самостійною: кожен співробітник отримує лист з особистим посиланням і сам, без облікового запису UNIO24, підтверджує свої активи.

За посиланням співробітник:

  • позначає для кожного свого активу Наявний або Відсутній;
  • вибирає стан речі, якщо організатор увімкнув оцінку стану;
  • пише примітку до активу або загальну примітку;
  • повідомляє про речі компанії, які в нього є, але не числяться за ним, — у блоці Є в мене, але немає в списку: назва, серійний номер, виробник, модель, фото і де річ лежить.

Посилання можна захистити OTP-кодом: тоді, щоб увійти, співробітник вводить одноразовий код із листа. Хід перевірки організатор бачить на вкладці Учасники: кому надіслано лист, хто відкривав посилання і скільки активів підтвердив.

Позначки співробітника фіксуються в інвентаризації, але не змінюють картку активу. Самостійна інвентаризація — це не те саме, що самообслуговування, де співробітники самі беруть і здають активи.

Покроково — у розділі Самостійна інвентаризація.

Невраховані речі: знайдено понад список

Section titled “Невраховані речі: знайдено понад список”

Буває, що в співробітника є річ компанії, якої немає в його списку: обладнання залишилося після виїзду, видане без документів, куплене на об’єкт і не поставлене на облік. Співробітник повідомляє про неї сам, а адміністратор або менеджер вирішує, що з нею робити.

Повідомлення збираються в інвентаризації на вкладці Знайдено понад список, а в списку інвентаризацій поруч із назвою видно, скільки з них чекають на рішення («На розгляді: N»). Якщо серійний або інвентарний номер із повідомлення збігся з активом у реєстрі, система підкаже: «Схоже, це DI-29 — числиться за Калібрувальна лабораторія, Київ». Щодо кожного повідомлення ухвалюють одне рішення:

  • Створити актив — поставити річ на облік. Відкривається форма нового активу, заповнена даними з повідомлення; актив числиться за співробітником, фото переходять до його галереї;
  • Перемістити співробітнику — річ уже є в реєстрі, але за обліком вона в місцезнаходженні або в іншого співробітника. Актив оформлюється видачею співробітникові;
  • Відхилити — річ не ставлять на облік, наприклад це особиста річ співробітника.

Співробітник бачить у свого повідомлення статус На розгляді, Прийнято до обліку або Відхилено. Повідомлення можна розглядати й після закриття інвентаризації.

Де проводиться

Section titled “Де проводиться”

Інвентаризацію можна вести у веб-застосунку або в застосунку UNIO24 Mobile, де активи звіряють скануванням QR-кодів і NFC-міток. Див. Інвентаризація в мобільному застосунку.

Корисні посилання

Section titled “Корисні посилання”