Довідник з інвентаризації

Фактичний перелік полів, стовпців і значень модуля Інвентаризація.

Поля форми

Форма створення має заголовок Інформації з інвентаризації.

Поле	Обов’язкове	Опис
Назва інвентаризації	так	Назва запису
Дата початку	так	Початок періоду проведення
Дата закінчення	так	Кінець періоду; має бути пізнішою за дату початку
Джерело інвентаризації	так	Область охоплення; див. таблицю «Варіанти області охоплення»

Варіанти області охоплення

Задається в полі Джерело інвентаризації. Вибирається під час створення і після збереження не змінюється.

Варіант	Що потрапляє до перевірки
Всі	Усі активи організації
За місцезнаходженням	Активи вибраних місцезнаходжень (поле «Виберіть місцезнаходження»)
За підрозділом	Активи вибраних підрозділів (поле «Виберіть підрозділ»)
По співробітнику	Активи вибраних співробітників (поле «Виберіть співробітника»)

Перемикачі

Перемикач	Опис
Потребує оцінки стану активу	Зобов’язує вказувати стан кожного активу
Автоматизована інвентаризація за участю співробітників	Вмикає самостійну інвентаризацію за посиланням з email; задається під час створення
Захист OTP-кодом	Вимагає одноразовий код для доступу за посиланням; доступний лише з увімкненою автоматизованою інвентаризацією; задається під час створення

Стовпці списку інвентаризацій

Стовпець	Вміст
Номер	Номер інвентаризації, присвоюється автоматично
Назва інвентаризації	Назва запису; у самостійної — «На розгляді: N», якщо є записи понад список без рішення
Дата інвентаризації	Діапазон дат початку і закінчення
Перевірено	Скільки активів перевірено із загальної кількості, з індикатором прогресу
Інвентаризацію створено	Хто створив запис
Статус	«активна» або «закрита»

У рядках доступні дії Редагувати і Видалити (відповідно до прав доступу). Над списком — пошук «Пошук за номером, назвою або автором» і кнопка Фільтри: період і статуси з кількістю інвентаризацій.

Стовпці списку активів

Стовпець	Вміст
Інвентарний номер, Тип актива, Назва, Вендор/модель	Дані активу
Власник	За ким числився актив під час створення інвентаризації
Стан	Стан активу під час перевірки
Кількість за фактом	Кнопки Наявний і Відсутній
Перевірив	Хто і коли позначив актив
Фото	Знімки активу під час перевірки

Вкладки Учасники і Знайдено понад список є лише в самостійної інвентаризації.

Позначка наявності активу

У списку активів наявність позначають двома кнопками.

Кнопка	Підсвічування
Наявний	Зелене
Відсутній	Червоне

Для кожного активу також показано стовпець Перевірив (хто і коли позначив актив) і поле примітки Примітка до активу….

Стани активу

Набір станів налаштовують у розділі налаштувань «Стани активів», він може містити користувацькі значення. Системні значення:

Стан	Код
Новий	`new`
Хороший	`good`
Задовільний	`satisfactory`
Поганий	`poor`
Пошкоджений	`damaged`
Непрацюючий	`non_functional`

Статуси

Статус	Кнопка перемикання
активна	Закрити
закрита	Відкрити

Email статуси учасників

Видно на вкладці Учасники самостійної інвентаризації у стовпці Email статус.

Статус	Код
Не відправлено	`not_sent`
Відправлено	`sent`
Помилка	`failed`
Email відсутній	`no_email`

Стовпці вкладки «Учасники»

Стовпець	Вміст
Співробітник	Ім’я і підрозділ учасника
Електронна пошта	Адреса учасника або позначка «Email відсутній»
Email статус	Див. таблицю «Email статуси учасників»
Остання дія	Коли учасник востаннє відкривав посилання
Підтверджено	Скільки активів підтверджено із загальної кількості

Дії в рядку: Надіслати повторно (надіслати лист заново) і Копіювати посилання (особисте посилання учасника).

Знайдено понад список

Поля запису

Поле	Обов’язкове	Опис
Назва	так	Що це за річ
Серійний номер	ні
AssetID (з наклейки)	ні	Інвентарний номер, якщо на речі є наліпка
Виробник, Модель	ні
Тип активу	ні
Стан	ні
Фото	ні	До 5 знімків JPEG, PNG, WebP або GIF, до 5 МБ кожен
Коментар	ні	Де лежить, звідки взялася

Один співробітник може внести до 50 записів в одну інвентаризацію. Змінювати і видаляти запис співробітник може, поки він на розгляді і інвентаризація відкрита. Причину відхилення і знайдені збіги співробітник не бачить.

Статуси

В організатора	У співробітника	Що означає
Нове	На розгляді	Чекає на рішення
Збіг	На розгляді	Чекає на рішення; система знайшла схожий актив
Актив створено	Прийнято до обліку	Створено новий актив, закріплений за співробітником
Переміщено	Прийнято до обліку	Наявний актив переміщено на співробітника
Відхилено	Відхилено	Не ставиться на облік

Дії

Дія	Що робить	Права
Перегляд	Відкриває запис із фото і коментарем	Перегляд інвентаризацій
Створити актив	Форма нового активу з даними запису; тримач — співробітник	Зміна інвентаризацій і створення активів
Перемістити співробітнику	Переміщення схожого активу (статус «Збіг») на співробітника; «Прийняти на локацію» — якщо актив в іншого співробітника	Зміна інвентаризацій і створення переміщень
Знайти актив вручну	Вибір активу для переміщення, якщо підказки не підійшли	Зміна інвентаризацій і створення переміщень
Відхилити	Закриває запис, «Причина (необов’язково)»	Зміна інвентаризацій

Кожен запис можна обробити один раз. Експорт інвентаризації містить записи понад список на окремому аркуші.

Сповіщення

Подія	Коли
Аудит потребує уваги	Відкриту інвентаризацію не завершено до дати закінчення

Права доступу

Права на інвентаризацію відповідають шаблону audits.*. Призначаються через роль користувача.

Право	Дія
`audits.view`	Перегляд інвентаризацій
`audits.create`	Створення інвентаризації
`audits.edit`	Зміна, перевірка активів, зміна статусу
`audits.delete`	Видалення інвентаризації

Корисні посилання

Проведення інвентаризації — покрокові дії
Інвентаризація — як це влаштовано
Самостійна інвентаризація — співробітники підтверджують активи за посиланням, невраховані речі ставлять на облік