Проведення інвентаризації

Тут зібрані часті задачі під час роботи з інвентаризацією. Про те, як влаштовані область охоплення та оцінка стану, читайте в розділі Інвентаризація: як це влаштовано. Повний перелік полів і значень — у Довіднику з інвентаризації.

Створити інвентаризацію

1. Відкрийте розділ Інвентаризація в лівому меню.
2. Натисніть Створити інвентаризацію. Відкриється форма із заголовком Інформації з інвентаризації.
3. Заповніть Назва інвентаризації — обов’язкове поле.
4. Вкажіть Дата початку і Дата закінчення. Дата закінчення має бути пізніше за дату початку.
5. Виберіть Джерело інвентаризації — область охоплення:
   • Всі — всі активи організації.
   • За місцезнаходженням — потім у полі Виберіть місцезнаходження вкажіть одне або кілька місцезнаходжень.
   • За підрозділом — потім у полі Виберіть підрозділ вкажіть один або кілька підрозділів.
   • По співробітнику — потім у полі Оберіть співробітника вкажіть одного або кількох співробітників.
6. За потреби увімкніть перемикачі (див. Перемикачі).
7. Натисніть Зберегти.

Після збереження інвентаризація з’являється у списку, а з вибраної області охоплення формується список активів для перевірки.

Перемикачі

У формі створення доступні три перемикачі:

• Потребує оцінки стану активу — перевіряючий має вказати стан кожного активу. За увімкненого налаштування актив не можна відмітити як наявний, не вибравши стан.
• Автоматизована інвентаризація за участю співробітників — вмикає самостійну інвентаризацію (див. Налаштувати самостійну інвентаризацію).
• Захист OTP-кодом — додає одноразовий код підтвердження для учасників самостійної інвентаризації. Перемикач доступний лише за увімкненої автоматизованої інвентаризації.

Джерело, автоматизована інвентаризація та захист OTP-кодом задаються під час створення й після збереження не редагуються.

Провести інвентаризацію

1. У розділі Інвентаризація відкрийте потрібний запис зі списку.
2. Відкриється список активів, що потрапили в область охоплення. Для кожного активу у стовпці з кнопками наявності:
   • натисніть кнопку з галочкою (спливаюча підказка Наявний) — актив підсвітиться зеленим;
   • натисніть кнопку з хрестиком (спливаюча підказка Відсутній) — актив підсвітиться червоним.
3. Якщо увімкнено оцінку стану, у стовпці Стан виберіть стан активу. Якщо стан обов’язковий, без нього актив не вдасться відмітити як наявний.
4. Щоб додати примітку до активу, натисніть значок коментаря в рядку, введіть текст у поле Примітка до активу… і натисніть Зберегти.
5. Прогрес перевірки видно у списку інвентаризацій у стовпці Перевірено (скільки активів перевірено із загальної кількості).

Інвентаризацію також можна проводити із застосунку UNIO24 Mobile, скануючи QR-коди та NFC-мітки активів. Див. огляд мобільного застосунку.

Закрити та знову відкрити інвентаризацію

1. Відкрийте інвентаризацію.
2. У правому верхньому куті натисніть кнопку статусу. Для активної інвентаризації вона називається Закрити.
3. Щоб повернутися до закритої інвентаризації, відкрийте її та натисніть Відкрити.

У списку інвентаризацій статус показано як активна або закрита.

Експортувати результати

1. Відкрийте інвентаризацію.
2. Поруч із кнопкою статусу розкрийте меню та виберіть Експортувати.

Файл із результатами перевірки вивантажиться у форматі XLSX.

Налаштувати самостійну інвентаризацію

Щоб співробітники самі підтверджували закріплені за ними активи:

1. Під час створення інвентаризації увімкніть перемикач Автоматизована інвентаризація за участю співробітників.
2. За потреби увімкніть Захист OTP-кодом, щоб доступ за посиланням потребував одноразового коду.
3. Натисніть Зберегти. Кожному співробітнику з області охоплення система надсилає персональне посилання на email.

Що робить учасник

1. Відкриває посилання з листа.
2. Якщо увімкнено захист OTP-кодом, вводить код підтвердження, надісланий на його email, і натискає Перевірити.
3. По кожному закріпленому активу натискає Наявний або Відсутній, за потреби вказує Стан та примітку, потім натискає Надіслати.
4. Індикатор прогресу показує, скільки активів із загальної кількості підтверджено.

Якщо строк інвентаризації минув або її закрито, учасник бачить повідомлення Інвентаризацію завершено і більше не може вносити дані.

Відстежувати учасників

1. Відкрийте самостійну інвентаризацію.
2. Перейдіть на вкладку Учасники.
3. Для кожного учасника в таблиці видно його email, Email статус (Не відправлено, Відправлено, Помилка, Email відсутній), Остання дія і Підтверджено (скільки активів підтверджено із загальної кількості).
4. Щоб надіслати лист заново, натисніть Надіслати повторно. Щоб скопіювати персональне посилання учасника, натисніть значок посилання (підказка Копіювати посилання).