Перейти до вмісту
UNIO24

Проведення інвентаризації

Тут зібрано типові завдання під час роботи з інвентаризацією.

Створити інвентаризацію

Section titled “Створити інвентаризацію”
  1. Відкрийте розділ Інвентаризації в лівому меню.
  2. Натисніть Створити інвентаризацію. Відкриється форма із заголовком Інформації з інвентаризації.
  3. Заповніть Назва інвентаризації — обов’язкове поле.
  4. Вкажіть Дата початку і Дата закінчення. Дата закінчення має бути пізнішою за дату початку.
  5. Виберіть Джерело інвентаризації — область охоплення:
    • Всі — усі активи організації.
    • За місцезнаходженням — потім у полі Виберіть місцезнаходження вкажіть одне або кілька місцезнаходжень.
    • За підрозділом — потім у полі Виберіть підрозділ вкажіть один або кілька підрозділів.
    • По співробітнику — потім у полі Виберіть співробітника вкажіть одного або кількох співробітників.
  6. За потреби ввімкніть перемикачі (див. Перемикачі).
  7. Натисніть Зберегти.

Форма створення інвентаризації, блок «Інформації з інвентаризації»: заповнено «Назва інвентаризації», поля «Дата початку» / «Дата закінчення» і «Джерело інвентаризації» з вибраним «За місцезнаходженням» і полем «Виберіть місцезнаходження», що з’явилося

Після збереження інвентаризація з’являється в списку, а з вибраної області охоплення формується список активів для перевірки.

Перемикачі

Section titled “Перемикачі”

Блок перемикачів у формі створення: увімкнено «Потребує оцінки стану активу» і «Автоматизована інвентаризація за участю співробітників», нижче став доступним перемикач «Захист OTP-кодом»

У формі створення є три перемикачі:

  • Потребує оцінки стану активу — перевіряльник має вказати стан кожного активу. Коли налаштування ввімкнено, актив не можна позначити як наявний, не вибравши стан.
  • Автоматизована інвентаризація за участю співробітників — вмикає самостійну інвентаризацію (див. Налаштувати самостійну інвентаризацію).
  • Захист OTP-кодом — додає одноразовий код підтвердження для учасників самостійної інвентаризації. Перемикач доступний лише тоді, коли ввімкнено автоматизовану інвентаризацію.

Джерело, автоматизовану інвентаризацію і захист OTP-кодом задають під час створення, після збереження їх не редагують.

Провести інвентаризацію

Section titled “Провести інвентаризацію”
  1. У розділі Інвентаризації відкрийте потрібний запис зі списку. Знайти його допоможуть пошук за номером, назвою або автором і кнопка Фільтри (період і статус).
  2. Відкриється список активів, що потрапили в область охоплення. Для кожного активу в стовпці з кнопками наявності:
    • натисніть Наявний (галочка) — кнопка стане зеленою;
    • натисніть Відсутній (хрестик) — кнопка стане червоною.
  3. Якщо ввімкнено оцінку стану, у стовпці Стан виберіть стан активу. Якщо стан обов’язковий, без нього актив не вдасться позначити як наявний.
  4. Щоб додати примітку до активу, натисніть у його рядку Загальні примітки (значок хмаринки), введіть текст у поле Примітка до активу… і натисніть Зберегти. Щоб додати знімок, натисніть Фото.
  5. Прогрес перевірки видно в списку інвентаризацій у стовпці Перевірено (скільки активів перевірено із загальної кількості).

Відкрита інвентаризація AUD-2 «Самоперевірка сервісної служби»: вкладки «Активи», «Учасники», «Знайдено понад список» з лічильником, таблиця активів зі стовпцями «Інвентарний номер», «Тип актива», «Назва», «Вендор/модель», «Власник», «Стан», «Кількість за фактом», «Перевірив», «Фото»; три активи позначено як наявні зі станом «Новий» або «Хороший», у решти стан «Не вказано»

Інвентаризацію можна проводити й у застосунку UNIO24 Mobile, скануючи QR-коди та NFC-мітки активів. Див. Інвентаризація в мобільному застосунку.

Закрити і знову відкрити інвентаризацію

Section titled “Закрити і знову відкрити інвентаризацію”
  1. Відкрийте інвентаризацію.
  2. У правому верхньому куті натисніть кнопку статусу. Для активної інвентаризації вона називається Закрити.
  3. Щоб повернутися до закритої інвентаризації, відкрийте її і натисніть Відкрити.

У списку інвентаризацій статус показано як активна або закрита.

Експортувати результати

Section titled “Експортувати результати”
  1. Відкрийте інвентаризацію.
  2. Поруч із кнопкою статусу розгорніть меню і виберіть Експортувати.

Файл із результатами перевірки вивантажиться у форматі XLSX. Якщо співробітники повідомляли про речі понад список, вони будуть на окремому аркуші.

Налаштувати самостійну інвентаризацію

Section titled “Налаштувати самостійну інвентаризацію”

Щоб співробітники самі підтверджували закріплені за ними активи і повідомляли про невраховані речі, під час створення інвентаризації ввімкніть Автоматизована інвентаризація за участю співробітників і за потреби Захист OTP-кодом. Кожному співробітникові, за яким числяться активи з області охоплення, надійде лист з особистим посиланням.

Увесь процес — що бачить співробітник, як він підтверджує активи та їхній стан, як повідомляє про невраховані речі і як адміністратор або менеджер ставить їх на облік — описано в розділі Самостійна інвентаризація.

Корисні посилання

Section titled “Корисні посилання”