Операції з активами
Операція з активом фіксує, що актив змінив власника або вирушив на обслуговування. Кожну операцію зберігають як документ у розділі Переміщення, тож за активом завжди видно, хто й коли що з ним робив. Кожен документ переміщення має свій номер; формат нумерації налаштовують у розділі Налаштування компанії.
Крім документів, які оформив комірник, у списку є документи самообслуговування — їх співробітники створюють самі, коли беруть або здають актив. Такі документи мають позначку Самообслуговування, а фільтр Оформлення праворуч над списком відбирає Звичайне або Самообслуговування. Якщо ввімкнено модуль Бронювання, над списком є кнопка Видача за бронюванням.
Де перебуває актив: співробітник або місцезнаходження
Section titled “Де перебуває актив: співробітник або місцезнаходження”У кожен момент актив має лише одного власника. Це або співробітник, або місцезнаходження. Актив не може водночас обліковуватися і за співробітником, і в місцезнаходженні — операція завжди переводить його з одного стану в інший.
Від поточного власника залежить, які операції доступні. Якщо актив у співробітника, його можна прийняти назад, надіслати до сервісу або списати. Якщо актив у місцезнаходженні, його можна видати співробітникові, перемістити в інше місцезнаходження, надіслати до сервісу або списати. Тому в меню дій на картці активу видно лише операції, доречні для поточного стану.
Актив в одному місці
Section titled “Актив в одному місці”Актив завжди перебуває в одному місці, і система стежить, щоб переміщення починалося там, де він є:
- Актив у сервісному центрі не можна видати, прийняти чи перемістити, доки він не повернеться з ремонту. На картці такого активу в меню дій є лише Повернути із сервісу. Якщо актив входить до складу іншого (наприклад, блок живлення в комплекті), правило діє для всього комплекту.
- Перемістити актив у те саме місцезнаходження, де він уже є, не можна — система попросить вибрати інше місце призначення.
- Документ, у якому актив указано не в тому місцезнаходженні, де він насправді, не збережеться — система назве такі активи.
Попередження під час видачі
Section titled “Попередження під час видачі”Перед видачею та переміщенням система перевіряє актив: чи не прострочено калібрування, чи є прострочені документи, відкриті дефекти інспекцій, чи не заброньовано актив на іншого співробітника. Знайдене показано попередженням просто у формі. Під час збереження система запитує «Все одно видати?» (під час переміщення — «Все одно перемістити?»). Якщо ж правила компанії забороняють видачу — наприклад, за відкритого критичного дефекту чи простроченого калібрування в режимі блокування, — кнопка Зберегти недоступна.
Якщо для типу активу налаштовано інспекцію під час видачі та приймання, у формі з’являється блок інспекції: обов’язкову інспекцію треба провести до збереження.
Типи операцій
Section titled “Типи операцій”В UNIO24 п’ять типів операцій.
- Видача активу — передати актив із місцезнаходження співробітникові. Після видачі власником стає співробітник.
- Приймання активу — прийняти актив від співробітника назад у місцезнаходження. Після приймання власником стає місцезнаходження.
- Переміщення — перенести актив з одного місцезнаходження в інше. Власником залишається місцезнаходження, змінюється лише саме місцезнаходження; відповідальний співробітник не задіяний.
- Передача в сервіс — надіслати актив до сервісного центру.
- Повернення з сервісу — прийняти актив назад із сервісного центру.
Видачу, приймання та переміщення можна виконати як із розділу Переміщення, так і просто з картки активу. Передачу в сервіс, повернення з сервісу та списання виконують лише з картки активу — у розділі Переміщення для них кнопок немає. Співробітники з роллю «Самообслуговування» самі беруть і здають активи — див. Самообслуговування.
Ті самі операції видачі, приймання та переміщення застосовують не лише до активів, а й до місць у ліцензіях: місце можна видати співробітникові чи активу, прийняти назад і перемістити. Докладніше — у розділі Ліцензії.
Стан під час операції
Section titled “Стан під час операції”Під час приймання активу та його переміщення між місцезнаходженнями фіксують Стан активу — наприклад, «Хороший» чи «Пошкоджений». Це фактичний фізичний стан, він не залежить від статусу життєвого циклу. Поточний стан видно на картці активу. Набір станів налаштовують у розділі Статуси та стани активів; оцінку стану використовують також під час інвентаризації.
Чи треба вказувати стан, вирішує адміністратор на сторінці Налаштування → Налаштування переміщень, у блоці Стан активу під час приймання та переміщення:
- Не запитувати — поля «Стан» у формах немає;
- Необов’язково — стан можна вказати, а можна й ні;
- Обов’язково — без стану кожного активу приймання й переміщення не збережуться. Так за замовчуванням.
Другий блок на цій сторінці — Стан активу під час самостійної здачі — те саме для самообслуговування. Якщо в компанії вимкнено всі стани, «Обов’язково» працює як «Необов’язково».
Сервіс у життєвому циклі
Section titled “Сервіс у життєвому циклі”Коли актив віддають у ремонт чи на обслуговування, це фіксують операціями Передача в сервіс і Повернення з сервісу (на картці активу їм відповідають дії Надіслати до сервісу та Повернути із сервісу). Під час передачі в сервіс у блоці Параметри обслуговування вибирають один із двох режимів.
Перевести в обслуговування. Актив отримує статус життєвого циклу «На обслуговуванні» й стає недоступним для інших операцій. Указують Заплановану дату повернення. Доки актив має цей статус, на картці замість «Надіслати до сервісу» доступна дія Повернути із сервісу: повернення закриває обслуговування, і актив знову стає доступним. Режим підходить для ремонту, який виводить актив із роботи.
Лише запис в історію. Статус активу не змінюється, актив залишається доступним, створюється лише запис про обслуговування. Дату передачі та дату повернення (Дата передачі у сервіс, Дата повернення з сервісу) вказують одразу, тож окрема операція повернення не потрібна. Режим підходить, щоб зафіксувати вже виконаний ремонт або обслуговування, яке не виводило актив із роботи.
В обох режимах обов’язково вказують Сервісний центр — його вибирають із довідника Сервісні центри, а якщо потрібного центру немає, його можна додати просто зі списку. До запису також додають Опис несправності, Вартість ремонту, Опис проблеми від сервісу та списують використані витратні матеріали.
Надсилати до сервісу й повертати із сервісу може співробітник із правом Ремонти. Доки актив у сервісному центрі, повторно надіслати його в ремонт не можна — спершу його повертають. Якщо в активу немає планової дати повернення, а ремонт триває понад два тижні, надходить нагадування про затягнутий ремонт.
Ремонт може бути частиною наряду: якщо наряд виконує сервісний центр, актив надсилають до сервісу, коли наряд беруть у роботу, а повернення із сервісу саме завершує наряд.
Усі записи про обслуговування збираються в картці активу на вкладці Сервіс (якщо ввімкнено Планове обслуговування, вкладка називається Обслуговування). Перемикач угорі вкладки показує ремонти, наряди та заявки щодо активу. Так за активом видно всю історію ремонтів.
Списання
Section titled “Списання”Наприкінці життєвого циклу актив списують: на картці активу в меню Дія вибирають Списати й указують місцезнаходження для списання. Актив переміщується туди, його статус життєвого циклу стає «Очікує списання», і операції на картці для нього більше не пропонуються. Якщо актив цієї миті був у ремонті, відкритий ремонт закривається.
Корисні посилання
Section titled “Корисні посилання”- Як виконувати операції з активами — покрокові інструкції
- Довідник з операцій з активами — повний перелік типів операцій, полів і прав