Співробітники
Співробітник — це запис про людину, за якою може бути закріплено актив, виданий їй для роботи. Співробітник не обов’язково є матеріально відповідальною особою за наказом підприємства: довідник потрібен передусім для того, щоб було видно, в кого перебуває актив і хто ним користується. Розділ відкривається пунктом Співробітники в головному меню ліворуч.
Співробітник і користувач системи
Section titled “Співробітник і користувач системи”Співробітник і користувач системи — різні речі.
- Співробітник — запис у довіднику. Сам по собі співробітник не входить у систему й нічим не керує; за ним лише закріплюють активи.
- Користувач системи — обліковий запис з електронною поштою, паролем і роллю, що дає доступ до вебверсії та мобільного застосунку.
Картку співробітника можна зв’язати з обліковим записом користувача: запросити співробітника в систему з довідника, створити картку під час запрошення користувача або прив’язати вже наявний обліковий запис. Зв’язок потрібен, щоб людина працювала зі «своїми» активами: сама брала й здавала їх у самообслуговуванні, бачила Мої активи й бронювала «на себе». Усі способи та їхні відмінності — у розділі Співробітники та користувачі.
У списку співробітників видно, чи має запис обліковий запис: поруч із табельним номером — значок користувача (людина вже входить у систему; якщо навести на нього вказівник — «У системі: ім’я (пошта)») або позначка Запрошено (запрошення ще не прийнято).
Співробітник і активи
Section titled “Співробітник і активи”Активи закріплюють за співробітником через операції з активами. Закріплений актив видно в картці співробітника, а в картці самого активу — у кого він перебуває. Тож зв’язок працює в обидва боки.
На картці співробітника в кожного активу показано його статус життєвого циклу — той самий, що в списку активів. Життєвий цикл активу описано в розділі Активи.
Кількість активів на руках показано в списку співробітників у стовпці Кількість одиниць актива. До цього лічильника не входять активи, що лежать у відповідальних місцезнаходженнях співробітника.
Відповідальні місцезнаходження
Section titled “Відповідальні місцезнаходження”Крім активів на руках, співробітника можна призначити відповідальною особою за місцезнаходження — наприклад, за склад чи кабінет. Тоді він відповідає за всі активи, що зберігаються в цьому місцезнаходженні, але ці активи не вважаються виданими йому особисто.
Тому система обліковує їх окремо: активи з відповідальних місцезнаходжень не входять до лічильника Кількість одиниць актива і не потрапляють в історію дій співробітника. Відповідальну особу призначають у самому розділі Місцезнаходження.
Картка співробітника
Section titled “Картка співробітника”Картка співробітника збирає все, що стосується людини, в одному місці. Угорі — блок з основною інформацією: аватар (або ініціали, якщо фото не завантажено), ПІБ, посада, відділ, телефон і електронна пошта. Аватар можна завантажити — див. Файли та фотографії. Якщо для запису є додаткові поля, їх показано під цим блоком.
Нижче — вкладки:
- Активи співробітника — активи, що зараз на руках у співробітника, з їхнім статусом.
- Історія дій — видачі та повернення активів, у яких брав участь цей співробітник.
- Місцезнаходження — відповідальні місцезнаходження; вкладка з’являється, лише якщо за співробітником закріплено хоча б одне місцезнаходження.
- Ліцензії — ліцензії, призначені співробітникові; вкладка з’являється, якщо ввімкнено модуль Ліцензії. Призначити ліцензію можна з меню кнопки Дія в картці.
- Документи — документи зі строком дії, а в режимі Вкладення — прикріплені до співробітника файли (див. Документи, Файли та фотографії).
Докладний опис кожної вкладки — у Довіднику зі співробітників.
Звільнення співробітника
Section titled “Звільнення співробітника”Коли співробітник іде з компанії, його не видаляють, а проводять через звільнення — керований процес, який повертає в компанію закріплені за ним активи, звільняє ліцензії, перепризначає заявки та місцезнаходження й блокує доступ до системи.
Тому список співробітників поділено на дві вкладки — Діючі та Звільнені, а в співробітника з’являється статус зайнятості (діючий, триває звільнення, звільнений). Як це працює та як провести звільнення, описано в розділі Звільнення співробітників.
Корисні посилання
Section titled “Корисні посилання”- Керування співробітниками — покрокові інструкції
- Довідник зі співробітників — повний перелік стовпців, полів і статусів
- Співробітники та користувачі — запросити співробітника в систему й зв’язати з обліковим записом