Співробітники

Якщо вам потрібні покрокові інструкції, дивіться Керування співробітниками. Повний перелік стовпців, полів і статусів — у Довіднику зі співробітників.

Співробітник — це запис про людину, за якою може бути закріплений актив, виданий їй для роботи. Співробітник не зобов’язаний бути матеріально-відповідальною особою за наказом підприємства: довідник потрібен передусім для того, щоб було видно, у кого перебуває актив і хто ним користується. Розділ відкривається з головного меню ліворуч пунктом Співробітники.

Співробітник і користувач системи

Співробітник і користувач системи — це різні речі.

• Співробітник — запис у довіднику. Сам по собі співробітник не входить у систему й нічим не керує; на нього лише закріплюють активи.
• Користувач системи — обліковий запис з email, паролем і роллю, який дає доступ до веб- та мобільного застосунку.

Одного співробітника можна пов’язати з обліковим записом користувача — для цього його запрошують у систему за email. Після цього операції з активами, які людина виконує в застосунку, прив’язуються до її запису співробітника. Сам процес запрошення описано в розділі Керування користувачами, а покроково — у Керуванні співробітниками.

У списку співробітників видно, чи має запис доступ до системи: поряд із табельним номером з’являється значок У системі (якщо обліковий запис уже активний) або позначка Запрошено (поки запрошення не прийнято).

Співробітник і активи

Активи закріплюються за співробітником через операції з активами. Закріплений актив відображається в картці співробітника, а в картці самого активу видно, у кого він перебуває. Так зв’язок працює в обидва боки.

На картці співробітника в кожного активу показано один із двох статусів: у співробітника (актив на руках) або у ремонті (актив числиться за співробітником, але зараз перебуває в сервісному центрі). Це спрощений набір статусів саме для цього розділу; повний життєвий цикл активу описано в розділі Активи.

Число активів на руках виводиться у списку співробітників у стовпці Кількість одиниць актива. У цей лічильник не входять активи, які лежать у відповідальних розташуваннях співробітника.

Відповідальні розташування

Окрім активів на руках, співробітника можна призначити відповідальним за розташування — наприклад, за склад або кабінет. Тоді він відповідає за всі активи, які зберігаються в цьому місцезнаходженні, але ці активи не вважаються виданими йому особисто.

Тому в системі вони обліковуються окремо: активи з відповідальних розташувань не входять у лічильник Кількість одиниць актива й не потрапляють в історію дій співробітника. Призначення відповідального за розташування виконується в самому розділі Місцезнаходження.

Картка співробітника

Картка співробітника збирає все, що пов’язано з людиною, в одному місці. Зверху — блок з основною інформацією: аватар (або ініціали, якщо фото не завантажено), ПІБ, посада, відділ, телефон і email. Аватар можна завантажити — див. Файли та фотографії. Якщо в запису є додаткові поля, вони показуються під цим блоком.

Нижче йдуть вкладки:

• Активи співробітника — активи, які зараз на руках у співробітника, з їхнім статусом.
• Історія дій — видачі та повернення активів, у яких брав участь цей співробітник.
• Розташування — відповідальні розташування; вкладка з’являється, лише якщо за співробітником закріплено хоча б одне розташування.
• Ліцензії — ліцензії, призначені співробітнику; вкладка з’являється при увімкненому модулі Ліцензії. Призначити ліцензію можна з меню кнопки Дія в картці.
• Вкладення — прикріплені до співробітника файли (див. Файли та фотографії).

Докладний опис вмісту кожної вкладки — у Довіднику зі співробітників.

Звільнення співробітника

Коли співробітник іде, його не видаляють, а проводять через звільнення — керований процес, який повертає в компанію закріплені за ним активи, звільняє ліцензії, перепризначає заявки й розташування та блокує доступ у систему.

У зв’язку з цим список співробітників розділений на дві вкладки — Діючі та Звільнені, а у співробітника з’являється статус зайнятості (діючий, іде звільнення, звільнений). Як це працює і як провести звільнення, описано в розділі Звільнення співробітників.