Перейти до вмісту
UNIO24

Бронювання

Бронювання потрібне для активів, якими користуються по черзі: службові автомобілі, проєктори для нарад, ноутбуки офісного пулу, вимірювальні прилади. Співробітник заздалегідь займає актив на потрібний час, за потреби бронювання погоджують, у призначений час актив видають, а після — приймають назад. Двом людям один актив на той самий час не дістанеться.

Сторінка «Броні», вкладка «Усі бронювання»: кнопки «Нове бронювання» і «Календар у телефоні», пошук «Номер, актив або тримач», кнопка «Фільтри» і таблиця бронювань зі стовпцями «Номер», «Тримач бронювання», «Актив», «Час», «Створена», «Статус»

Що можна бронювати

Section titled “Що можна бронювати”

Які активи можна бронювати, визначають політики бронювання. Політику задають для типу активу — наприклад, «Службові автомобілі» для типу «Службовий автомобіль» — і вона встановлює правила: чи потрібне погодження, на який строк і як заздалегідь можна бронювати, скільки часу потрібно між бронюваннями.

Окрім політик типів, є політика за замовчуванням. Під час першого ввімкнення модуля вона називається «Усі активи» й дозволяє бронювати будь-який актив, для якого вказано тип. Якщо тип має власну політику, діє вона.

Окремий актив можна вивести з-під правила його типу просто на картці активу: наприклад, ноутбуки, закріплені за співробітниками, зробити такими, що Ніколи не бронюються, а офісні залишити доступними для бронювання. Як це зробити — у розділі Змінити правило бронювання для одного активу. Списані активи й активи, що входять до іншого активу, не бронюються.

Бронювання

Section titled “Бронювання”

Кожне бронювання має номер (наприклад, BK-000022), актив, тримача — для кого бронювання, — початок, кінець і мету.

  • Бронювання можна зробити на конкретний актив (За активом) або на будь-який вільний актив типу (За типом активу) — наприклад, «будь-який службовий автомобіль». Актив за типом система призначає сама під час підтвердження бронювання.
  • Тримачем може бути сам автор (Я), його Група, а в разі відповідальних за бронювання — будь-який Співробітник або Місцезнаходження.
  • Бронювання можна зробити повторюваним: наприклад, проєктор щопонеділка з 10:00 до 11:00. Кожен повтор стає окремим бронюванням, а повтори на зайнятий час пропускаються.

Поки ви заповнюєте форму, система одразу показує, чи вільний актив: «Вільний у цей час» або «Зайнятий у цей час» із найближчим вільним вікном.

Статуси бронювання

Section titled “Статуси бронювання”
  • Очікує підтвердження — заявку має погодити відповідальний.
  • Підтверджено — актив закріплено за бронюванням, він чекає на видачу.
  • Видано — актив видано тримачеві. Якщо строк бронювання минув, а актив не повернули, з’являється позначка Прострочено приймання.
  • Прийнято — актив повернули, бронювання завершено.
  • Неявка — підтверджене бронювання не забрали вчасно.
  • Відхилено — заявку не погодили.
  • Скасовано — бронювання скасували.

Погодження

Section titled “Погодження”

Якщо політика вимагає погодження, нове бронювання отримує статус Очікує підтвердження, і заявка з’являється на сторінці Погодження в тих, хто має право її вирішувати: в учасників групи погодження політики або, якщо групу не задано, в усіх, хто має право погодження. Бронювання відповідальних за бронювання й учасників груп з авто-погодженням підтверджуються одразу.

Заявку, яку не погодили до початку бронювання (з урахуванням часу на неявку), система скасовує сама.

Видача й приймання

Section titled “Видача й приймання”

Підтверджене бронювання видають у вікні видачі: починаючи з кількох хвилин до початку (дострокова видача) і до моменту, коли бронювання вважається неявкою. Під час видачі політика може запитати показання лічильника (наприклад, пробіг автомобіля) та інспекцію за шаблоном. Якщо в політиці ввімкнено Створити переміщення, видача й приймання записуються як звичайні переміщення активу.

Видають і приймають бронювання на сторінці Бронювання → Видача за бронюванням — це робоче місце комірника або диспетчера. Співробітник із правом створювати бронювання може й сам узяти актив одразу, без заздалегідь створеного бронювання, — кнопкою Взяти зараз на картці активу або за QR-кодом.

Коли актив недоступний

Section titled “Коли актив недоступний”

Актив автоматично стає недоступним для бронювання, поки за ним відкрито наряд у роботі, він перебуває в ремонті або має відкритий критичний дефект інспекції. Недоступність можна встановити й вручну — наприклад, на час планового обслуговування в дилера. Уже створені бронювання при цьому не скасовуються: їхні учасники отримують сповіщення «Конфлікт бронювання», і відповідальний вирішує, що робити.

Календар і аналітика

Section titled “Календар і аналітика”

На сторінці Календар видно бронювання за активами на день, тиждень або місяць. На сторінці Аналітика — завантаження активів за типами, частку неявок і прострочених повернень, нестачу активів і кандидатів на скорочення парку.

Сторінка «Календар бронювань» у вигляді «Тиждень»: доріжки активів із бронюваннями різних кольорів, червона лінія поточного моменту й легенда статусів унизу

Сповіщення

Section titled “Сповіщення”

Учасники бронювання — автор, тримач і той, хто забирає актив, — отримують сповіщення про підтвердження, відхилення, нагадування про початок, сповіщення про приймання та скасування. Погоджувачі отримують заявки. Про неявку, прострочення й конфлікт дізнаються також відповідальні за бронювання. Листи про бронювання надходять одразу, без щоденного зведення.

Корисні посилання

Section titled “Корисні посилання”