Документи
Документи — це папери з терміном дії, які стосуються активу або співробітника: гарантія на генератор, свідоцтво про технічний огляд компресора, сервісний договір на кондиціонери, сертифікат еталона, трудовий договір, посвідчення з охорони праці, допуск до робіт на висоті. UNIO24 стежить за термінами, заздалегідь нагадує про їх закінчення й попереджає, якщо актив видають із простроченим документом.
Розділ працює в усіх компаніях — його не потрібно вмикати.
Документи й вкладення
Section titled “Документи й вкладення”В активу і в співробітника є дві різні речі для файлів:
- Документи — папери з терміном дії. Документ має тип, номер, дату видачі й дату закінчення; система стежить за терміном.
- Вкладення — будь-які файли без терміну: фотографії, інструкції, накладні.
На картці активу та співробітника вони зібрані на одній вкладці Документи з перемикачем Документи | Вкладення.
Тип документа
Section titled “Тип документа”Кожен документ належить до певного типу: «Гарантія», «Договір», «Сертифікат» в активів; «Трудовий договір», «Сертифікат», «Угода про нерозголошення» у співробітників. Ці шість типів є в кожної компанії одразу. Власні типи — наприклад, «Свідоцтво про технічний огляд посудини під тиском» або «Навчання з безпечного виконання робіт на висоті» — адміністратор додає в розділі Налаштування → Типи документів.
Тип задає правила для всіх своїх документів:
- Нагадувати за стільки днів — наприклад, за 30, 7 і 1 день до закінчення терміну;
- Блокує використання — прострочений документ цього типу спричиняє попередження або заборону під час видачі активу;
- Файл обов’язковий — документ можна зберегти лише зі сканом або фото.
Статуси документа
Section titled “Статуси документа”Статус розраховується сам за датою закінчення терміну й нагадуваннями типу:
- Дійсний — до закінчення терміну ще далеко;
- Спливає — настав перший день нагадування (наприклад, залишилося менше 30 днів);
- Прострочений — термін минув;
- Замінений — замість документа вже додано новий того самого типу.
Заміна документа
Section titled “Заміна документа”Коли документ продовжують — видають нову гарантію, нове посвідчення, — в UNIO24 додають новий документ того самого типу для того самого активу чи співробітника. Старий документ при цьому не видаляється: він отримує статус Замінений і зберігається в історії. На вкладці Документи картки замінені документи приховано, їх показує посилання Показати замінені.
Тип і власника вже створеного документа змінити не можна: якщо помилилися, видаліть документ і додайте знову.
Нагадування
Section titled “Нагадування”Перед закінченням терміну система надсилає нагадування — саме в ті дні, які задано в типі документа. Наприклад, якщо задано дні 30, 7 і 1, надійдуть три нагадування: за 30 днів, за 7 днів і за день до закінчення. Наступного дня після закінчення терміну надходить нагадування про прострочений документ; воно повторюється щотижня, доки документ не замінять новим або не видалять.
У налаштуваннях сповіщень це чотири події в категорії Документи: Спливає строк документа і Строк дії документа минув — для документів активів, Спливає строк особистого документа і Строк дії особистого документа минув — для документів співробітників. За замовчуванням їх отримує лише власник компанії. Щоб нагадування отримували інші співробітники або групи — наприклад, відділ кадрів для особистих документів, — додайте їх у розділі Налаштування → Сповіщення → Маршрутизація. Листом одразу чи в щоденному зведенні — кожен вибирає сам, див. Сповіщення.
Видача активу з простроченим документом
Section titled “Видача активу з простроченим документом”Якщо в активу прострочено документ типу, який блокує використання, під час видачі активу й переміщення до іншого місцезнаходження форма показує попередження, наприклад: «Прострочені документи в Повітряний компресор Atlas Copco GA 11: Свідоцтво про технічний огляд посудини під тиском». Так само перевіряються документи співробітника, якому видають актив.
За замовчуванням це лише попередження: під час збереження система запропонує «Все одно видати» (під час переміщення — «Все одно перемістити»), і актив можна видати. Для компанії можна ввімкнути режим заборони — тоді видача й переміщення не збережуться, доки документ не замінять новим. Окремого поля для цього режиму в налаштуваннях інтерфейсу поки немає.
Корисні посилання
Section titled “Корисні посилання”- Робота з документами — покрокові інструкції
- Довідник з документів — поля, статуси й права