Перейти до вмісту
UNIO24

Робота з документами

Тут зібрано типові завдання з документами.

Додати документ

Section titled “Додати документ”
  1. У головному меню ліворуч відкрийте Документи.
  2. Натисніть Новий документ.
  3. У полі Належить до виберіть Актив або Співробітник.
  4. Для активу натисніть Обрати актив, знайдіть актив і підтвердьте вибір. Для співробітника виберіть його в списку Оберіть співробітника.
  5. Виберіть Тип документа. У списку — типи, що підходять вибраному власникові: для активу — типи активів, для співробітника — типи співробітників.
  6. Заповніть Номер і Ким видано.
  7. Укажіть дати: Видано й Дійсний до. Дата закінчення терміну обов’язкова й не може бути раніше за дату видачі.
  8. За потреби вкажіть Вартість (наприклад, вартість договору чи страховки) і Примітку.
  9. У блоці Вкладення натисніть Завантажити файли й виберіть скан або фото документа. Якщо для типу файл обов’язковий, без нього документ не збережеться.
  10. Натисніть Зберегти.

Форма «Новий документ»: поле «Належить до» зі значенням «Співробітник», список «Оберіть співробітника», поле «Тип», поля «Номер», «Ким видано», «Видано», «Дійсний до», «Вартість», «Примітка», блок «Вкладення» з кнопкою «Завантажити файли» і кнопки «Відміна» та «Зберегти»

Документ можна додати й просто з картки: відкрийте актив або співробітника, перейдіть на вкладку Документи й натисніть Новий документ — власника буде вибрано автоматично.

Продовжити документ

Section titled “Продовжити документ”

Документ не продовжують зміною дати — додають новий, щоб в історії залишилися обидва.

  1. Відкрийте картку активу чи співробітника й перейдіть на вкладку Документи.
  2. Натисніть Новий документ.
  3. Виберіть той самий Тип, що й у документа, термін якого спливає, і заповніть дані нового документа: номер, дати, файл.
  4. Натисніть Зберегти.

Новий документ стане поточним, а попередній отримає статус Замінений. Щоб побачити замінені документи на вкладці, натисніть Показати замінені.

Знайти документи, термін яких спливає або минув

Section titled “Знайти документи, термін яких спливає або минув”
  1. Відкрийте Документи.
  2. Скористайтеся фільтрами над таблицею (зліва направо):
    • статус — Дійсний, Спливає, Прострочений, Замінений;
    • тип документа;
    • власник — Активи або Співробітники;
    • термін — Наступні 7 днів, Наступні 30 днів або Наступні 90 днів. Уже прострочені документи в ці вікна не потрапляють — їх показує фільтр статусу Прострочений.

Документи завжди впорядковано за датою закінчення терміну — спочатку найближчі. У стовпці Залишилось днів видно, скільки днів до закінчення; у прострочених документів число від’ємне.

Сторінка «Документи» з фільтром «Наступні 90 днів»: сертифікат співробітника, гарантія генератора й навчання з безпечного виконання робіт на висоті зі статусом «Спливає» та договір на навантажувач зі статусом «Дійсний», у стовпці «Залишилось днів» — 18, 25, 25 і 50

Переглянути документи активу чи співробітника

Section titled “Переглянути документи активу чи співробітника”
  1. Відкрийте картку активу (Всі активи → актив) або співробітника (Співробітники → співробітник).
  2. Перейдіть на вкладку Документи.
  3. Перемикач угорі вкладки: Документи — документи з терміном дії, Вкладення — інші файли.
  4. Щоб відкрити документ, натисніть на його рядок — відкриється форма документа з усіма його файлами.

Вкладка «Документи» картки співробітника «Роман Степанович Олійник»: перемикач «Документи | Вкладення», посилання «Показати замінені», кнопка «Новий документ» і таблиця зі стовпцями «Тип», «Номер», «Дійсний до», «Залишилось днів», «Статус»: сертифікат і навчання з безпечного виконання робіт на висоті — «Прострочений», трудовий договір і угода про нерозголошення — «Дійсний»

Змінити або видалити документ

Section titled “Змінити або видалити документ”
  1. Відкрийте Документи.
  2. У рядку документа натисніть значок олівця (Змінити) або кошика (Видалити).

У формі редагування можна виправити номер, ким видано, дати, вартість, примітку й файли. Належить до і Тип змінити не можна — якщо помилилися, видаліть документ і додайте знову.

Форма «Змінити — Документи» для гарантії дизельного генератора: «Належить до» і «Тип» показано текстом, поля «Номер», «Ким видано», «Видано», «Дійсний до», «Вартість», «Примітка» і таблиця файлів із кнопкою «Завантажити файли»

Налаштувати типи документів

Section titled “Налаштувати типи документів”

Типи документів налаштовує адміністратор.

  1. Відкрийте Налаштування → Типи документів. Кнопки Усі, Активи, Співробітники над таблицею відбирають типи за власником.
  2. Натисніть Новий тип.
  3. Заповніть Назва й Код — короткий латинський ідентифікатор, наприклад fall_protection_training.
  4. У полі Суб’єкт виберіть, до чого належать документи: Активи або Співробітники.
  5. У полі Нагадувати за стільки днів введіть кількість днів і натисніть Enter — значення стане окремою позначкою. Так додайте всі дні, наприклад 60, 30 і 7. Найбільше число визначає, з якого дня документ отримує статус Спливає.
  6. Увімкніть Блокує використання, якщо прострочений документ цього типу має спричиняти попередження (або заборону) під час видачі активу.
  7. Залиште ввімкненим Файл обов’язковий, якщо документ цього типу не можна зберегти без скану чи фото.
  8. Натисніть Зберегти.

Сторінка «Типи документів»: кнопки «Усі», «Активи», «Співробітники», кнопка «Новий тип» і таблиця типів зі стовпцями «Назва», «Код», «Суб’єкт», «Нагадувати за стільки днів» (дні позначками), «Блокує використання», «Файл обов’язковий»; системні типи позначено міткою «Системний»

Вікно «Новий тип документа»: поля «Назва», «Код», «Суб’єкт», «Нагадувати за стільки днів», перемикачі «Блокує використання» і «Файл обов’язковий» з поясненнями та кнопки «Відміна» і «Зберегти»

У рядку типу можна:

  • Змінити — відкрити тип для редагування. У системних типів (з міткою Системний) не можна змінювати Код і Суб’єкт, решту — можна;
  • Видалити — лише власний тип, за яким ще немає документів. У стовпці Документи видно, скільки документів цього типу.

Шість системних типів є в кожної компанії, і для кожного одразу задано нагадування за 30, 7 і 1 день: в активів — «Гарантія», «Договір», «Сертифікат», у співробітників — «Трудовий договір», «Сертифікат», «Угода про нерозголошення».

Корисні посилання

Section titled “Корисні посилання”