Довідник з документів

Фактичний перелік полів і значень розділу Документи.

Поля документа

Поле	Обов’язкове	Опис
Належить до	так	Актив або Співробітник і сам актив чи співробітник. Після збереження не змінюється
Тип	так	Тип документа для вибраного власника. Після збереження не змінюється
Номер	ні	Номер документа
Ким видано	ні	Організація, що видала документ
Видано	ні	Дата видачі
Дійсний до	так	Дата закінчення терміну; не раніше за дату видачі
Вартість	ні	У валюті компанії
Примітка	ні	Довільний текст
Вкладення	якщо тип вимагає	Скан або фото документа; файл — до 10 МБ

Статуси документа

Статус	Коли
Дійсний	До закінчення терміну більше днів, ніж найбільше значення «Нагадувати за стільки днів» у типу
Спливає	До закінчення терміну залишилося не більше за найбільше значення нагадування; у день закінчення документ ще «Спливає»
Прострочений	Дата «Дійсний до» минула
Замінений	Для того самого власника додано новий документ того самого типу

Статус розраховується за датою компанії, його не можна вибрати вручну.

Поля типу документа

Поле	Обов’язкове	Опис
Назва	так	Назва типу
Код	так	Латинський ідентифікатор; у системних типів не змінюється
Суб’єкт	так	Активи або Співробітники; у системних типів не змінюється, у типу з документами — теж
Нагадувати за стільки днів	ні	До 10 значень, кожне від 1 до 3650 днів
Блокує використання	—	Прострочений документ цього типу перевіряється під час видачі та переміщення активу
Файл обов’язковий	—	Документ створюється лише з файлом, і останній файл не можна видалити; увімкнено за замовчуванням

Тип можна видалити, лише якщо він не системний і за ним немає документів.

Системні типи

Суб’єкт	Назва	Код	Нагадування
Активи	Гарантія	`warranty`	30, 7, 1
Активи	Договір	`contract`	30, 7, 1
Активи	Сертифікат	`certificate`	30, 7, 1
Співробітники	Трудовий договір	`employment_contract`	30, 7, 1
Співробітники	Сертифікат	`certificate`	30, 7, 1
Співробітники	Угода про нерозголошення	`nda`	30, 7, 1

У системних типів за замовчуванням вимкнено «Блокує використання» й увімкнено «Файл обов’язковий».

Фільтри списку документів

Фільтр	Значення
Статус	Усі · Дійсний · Спливає · Прострочений · Замінений
Тип документа	Усі · типи компанії
Суб’єкт	Усі · Активи · Співробітники
Спливає протягом	Усі · Наступні 7 днів · Наступні 30 днів · Наступні 90 днів (без уже прострочених)

Нагадування

Подія в налаштуваннях сповіщень	Документи	Коли
Спливає строк документа	Активів	У дні, задані в типі
Строк дії документа минув	Активів	Наступного дня після закінчення терміну, потім щотижня
Спливає строк особистого документа	Співробітників	У дні, задані в типі
Строк дії особистого документа минув	Співробітників	Наступного дня після закінчення терміну, потім щотижня

За замовчуванням нагадування отримує власник компанії; інших отримувачів додають у Налаштування → Сповіщення → Маршрутизація.

Перевірка під час видачі

Коли перевіряється	Що перевіряється	Повідомлення
Видача активу, переміщення до іншого місцезнаходження	Прострочені документи активу з типом «Блокує використання»; під час видачі співробітникові — і його такі документи	«Прострочені документи в <актив>: <типи>»

Режим компанії	Що відбувається
Попереджати (за замовчуванням)	Попередження у формі й кнопка «Все одно видати» / «Все одно перемістити»
Блокувати	Видача або переміщення не зберігаються

Повернення з ремонту не перевіряється.

Права доступу

У редакторі ролей права розташовано в групі Документи.

Право	Що дозволяє
Перегляд документів активів	Бачити пункт меню «Документи», документи активів і вкладку «Документи» на картці активу
Керування документами активів	Додавати, змінювати й видаляти документи активів; налаштовувати типи документів
Перегляд документів співробітників	Бачити документи співробітників і вкладку «Документи» на картці співробітника
Керування документами співробітників	Додавати, змінювати й видаляти документи співробітників

Без права на перегляд документів вкладка на картці активу називається Вкладення й показує лише файли.

Корисні посилання

Документи — як усе влаштовано
Робота з документами — покрокові дії