Trabalhar com reservas

Aqui estão as tarefas do dia a dia com reservas.

Seções relacionadas

• Como funcionam as políticas, os status e a aprovação — em Reservas.
• Configuração — em Configurar reservas.

Reservar um ativo

1. No menu principal à esquerda, abra Reservas → Reservas.
2. Clique em Nova reserva, no canto superior direito.
3. Escolha como reservar:
   • Por ativo — clique em Escolher um ativo, encontre o ativo na janela Escolher um ativo reservável, marque-o e clique em Adicionar. A janela mostra só os ativos que podem ser reservados;
   • Por tipo de ativo — escolha o Tipo de ativo: serve qualquer ativo livre desse tipo.
4. Informe Início e Fim.
5. Veja a indicação abaixo das datas:
   • Livre neste horário — pode salvar;
   • Ocupado neste horário — abaixo aparece a janela livre mais próxima; clique em Usar esta janela para colocá-la no formulário ou em Avisar quando estiver livre — veja Saber quando um ativo fica livre.
6. No campo Titular, escolha para quem é a reserva: Eu, Grupo, Funcionário ou Localização. Funcionário e localização estão disponíveis para quem gerencia as reservas.
7. Se precisar, preencha Finalidade e Notas.
8. Clique em Salvar.

Se a política do tipo exigir aprovação, a reserva fica com o status Aguardando aprovação; caso contrário, já fica Confirmada. Se a reserva desrespeitar as regras da política (longa demais, cedo demais, sobreposta a outra reserva), o formulário mostra o motivo e a lista de conflitos.

Também dá para começar a reserva pela ficha do ativo: aba Reserva → Reservar — o ativo já vem escolhido.

Reserva recorrente

1. No formulário da reserva, marque Repetir.
2. Escolha a Frequência: Diária, Semanal ou Mensal, e informe A cada — por exemplo, a cada 1 semana.
3. Para a reserva semanal, marque os dias no campo Nos dias.
4. No campo Termina, escolha Na data ou Após ocorrências e informe o valor.
5. Clique em Salvar.

Cada repetição é criada como uma reserva separada. As repetições que caem em horário ocupado ou desrespeitam as regras são puladas — o formulário mostra quantas reservas foram criadas, quantas ocorrências foram ignoradas e por quê. Não é possível alterar ou cancelar a série inteira de uma vez — cada reserva é alterada separadamente.

Levar um ativo agora

Se o ativo estiver livre neste momento, você pode reservá-lo e recebê-lo em uma única ação.

1. Abra a ficha do ativo e vá para a aba Reserva.
2. Clique em Levar agora.
3. Escolha a Duração: 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas — ou informe a sua.
4. Escolha o Titular.
5. Se a política exigir, informe a Leitura do medidor e faça a inspeção.
6. Clique em Levar agora.

A reserva é criada e entregue na hora. Se as reservas desse ativo exigirem aprovação, não é possível levá-lo agora — o sistema oferece o link Reservar pelo formulário.

A mesma página abre pelo QR code do ativo: um funcionário que tem permissão para reservar, mas não tem acesso às fichas de ativos, cai direto em “Levar agora” depois de ler o código.

Minhas reservas

1. Abra Reservas → Reservas e vá para a aba Minhas reservas.
2. A alternância Atuais | Finalizadas mostra as reservas futuras e em uso ou as já finalizadas.

Abaixo da lista fica o bloco Minhas assinaturas: ativos ocupados e horários sobre os quais você pediu para ser avisado quando ficarem livres.

Ações com uma reserva

Na linha da reserva, a primeira ação é Abrir — a ficha da reserva abre em uma janela sobre a lista. As demais ações dependem do status e das suas permissões (duas ficam visíveis, o resto fica no menu de três pontos):

• Aprovar e Rejeitar — para uma reserva aguardando aprovação;
• Entregar — para uma reserva confirmada; Receber — para uma reserva em uso;
• Editar — para reservas aguardando aprovação, confirmadas e em uso (na reserva em uso só o fim pode ser alterado). Se uma reserva aprovada for ampliada, ela volta para aprovação;
• Cancelar reserva — para reservas aguardando aprovação e confirmadas. Depois do início da reserva, só quem gerencia as reservas pode cancelá-la;
• Excluir — tirar a reserva da lista.

Na ficha da reserva, o bloco Histórico da reserva mostra quem criou, aprovou, entregou e recebeu a reserva e quando, com as leituras do medidor e os links para as inspeções.

Filtrar as reservas

Na aba Todas as reservas:

1. No campo Número, ativo ou titular, digite o número da reserva, o nome do ativo ou o nome da pessoa.
2. Clique em Filtros. No painel, defina o Período (de – até) e marque os Status desejados — ao lado de cada um aparece o número de reservas.
3. Para limpar todos os filtros, clique em Limpar tudo.

Aprovar ou rejeitar uma solicitação

1. Abra Reservas → Aprovações. Aqui estão só as solicitações que você pode decidir.
2. Para ver a solicitação em detalhe, clique na linha dela.
3. Clique no botão verde Aceitar para aprovar a solicitação ou no vermelho Rejeitar para recusá-la.
4. Ao rejeitar, informe o Motivo — ele é obrigatório — e clique em Confirmar.

Não é possível aprovar a própria solicitação nem uma solicitação para você mesmo ou para o seu grupo — isso fica com outro aprovador ou com quem gerencia as reservas.

Entregar um ativo por reserva

1. Abra Reservas → Entrega por reserva. Aqui estão as reservas que podem ser entregues agora e as já entregues. A alternância Todas | Para entregar | Entregues | Atrasadas filtra as que você procura.
2. Na linha da reserva, clique em Entregar.
3. Confira o resumo no topo da janela: ativo, AssetID, código da etiqueta, titular e horário.
4. Se a reserva for para um grupo, escolha Quem vai retirar.
5. Se a política exigir inspeção, clique em Iniciar inspeção, preencha a inspeção na janela que se abre por cima e salve. Até lá o botão de entrega fica indisponível.
6. Se a política exigir medidor, escolha o medidor e informe o Valor.
7. Clique em Entregar.

Só é possível entregar a reserva dentro da janela de entrega. Se ela ainda não abriu ou já fechou, na ficha da reserva o botão Entregar fica indisponível, e ao lado aparece “Entrega possível a partir de …” ou “A janela de entrega foi encerrada (…)”.

Receber um ativo por reserva

1. Abra Reservas → Entrega por reserva e clique em Receber na linha da reserva em uso. As reservas atrasadas têm a etiqueta Recebimento atrasado.
2. Confira o resumo e, se preciso, faça a inspeção e informe a leitura do medidor.
3. Escolha o Local de recebimento — para onde o ativo voltou.
4. Clique em Receber.

Também é possível receber a reserva pela ficha dela ou pela linha da lista — com a ação Receber.

Ver o calendário

1. Abra Reservas → Calendário.
2. Escolha a escala: Dia, Semana ou Mês; use as setas e o botão Hoje para navegar entre os períodos.
3. Para deixar só um tipo de ativo, escolha-o na lista Todos os tipos.

O calendário tem uma linha para cada ativo que tem reserva no período escolhido. A cor da reserva indica o status; a legenda fica abaixo do calendário. Para criar uma reserva, arraste o mouse sobre um espaço livre na faixa do ativo; para mudar o fim de uma reserva, puxe a borda dela.

Saber quando um ativo fica livre

Se o ativo de que você precisa estiver ocupado no horário escolhido, o sistema pode avisar quando a reserva de outra pessoa for cancelada ou encurtada.

1. No formulário da reserva, quando a indicação mostrar “Ocupado neste horário”, clique em Avisar quando estiver livre.
2. Quando o ativo ficar livre nesse horário, chega a notificação “Um horário ficou livre”. O link dela abre o formulário da reserva com o ativo e o horário já preenchidos — basta salvar a reserva.

O aviso chega uma vez só e não reserva o ativo: até você salvar a reserva, outra pessoa pode ocupá-lo. Todos esses pedidos ficam na aba Minhas reservas, no bloco Minhas assinaturas; os que você não quer mais são removidos com a ação Remover.

Adicionar as reservas ao seu calendário

Você pode ver as suas reservas no Google Agenda, no Outlook ou no calendário do celular.

1. Abra Reservas → Reservas e clique em Calendário no celular.
2. Na janela Feed de calendário pessoal, clique em Obter link.
3. Copie o link e adicione-o no aplicativo de calendário como assinatura de calendário por URL.

O link é exibido uma única vez; um novo link substitui o anterior. O link deixa de funcionar depois de trocar a senha, de sair de todos os dispositivos e se você perder as permissões de reserva. Para desativá-lo, clique em Revogar link.

Reservas na ficha do ativo

Na ficha do ativo, a aba Reserva mostra se ele pode ser reservado e por quê (“Reservável — Política do tipo de ativo”), as próximas reservas e os botões Reservar e Levar agora. O link Todas as reservas deste ativo abre a lista filtrada pelo ativo.

Alterar a regra de reserva de um único ativo

Normalmente o ativo é reservado pela política do seu tipo. Direto na ficha do ativo, dá para mudar essa regra só para ele — por exemplo, impedir a reserva de um notebook entregue a um funcionário, mesmo que os outros notebooks possam ser reservados. Para isso você precisa da permissão Configurações no grupo “Reservas”.

1. Abra a ficha do ativo: Ativos → o ativo desejado.
2. Vá para a aba Reserva. Se a aba não estiver visível, role a fileira de abas pela seta à direita.
3. Clique no botão de engrenagem Configurar a reserva deste ativo, à direita dos botões Reservar e Levar agora.
4. Na janela Disponibilidade para reserva deste ativo, escolha:
   • Igual ao tipo — o ativo é reservado pela política do seu tipo (é o padrão);
   • Sempre — o ativo pode ser reservado mesmo que o tipo esteja fechado para reserva;
   • Nunca — o ativo não pode ser reservado mesmo que o tipo esteja aberto.
5. Clique em Salvar.

Depois de salvar, a etiqueta no topo da aba mostra o motivo — “Substituição manual”. As demais regras da política — aprovação, limites, inspeção e medidor na entrega — continuam as mesmas do tipo do ativo. Se o ativo tiver reservas futuras, não é possível escolher Nunca: o sistema mostra os números dessas reservas — cancele ou remarque-as primeiro.

Links úteis

• Reservas — como funcionam as políticas, os status e a aprovação
• Configurar reservas — configuração
• Reservas no aplicativo móvel — reserva rápida e entrega por reserva no celular