Inspeções

Uma inspeção é a verificação de um ativo com um checklist, item por item: o extintor uma vez por mês, a empilhadeira antes de cada turno, a escada antes do uso, o notebook na entrega a um funcionário. Cada item reprovado vira um defeito que precisa ser tratado, e, para os defeitos graves, o sistema pode abrir na hora um chamado ou uma ordem de serviço.

Seção “Inspeções”, aba “Registro”: botão “Iniciar inspeção” no canto superior direito, abas “Registro” e “A realizar” com contadores, filtros por modelo, por quem realizou, status, resultado e período, e a tabela de inspeções com as colunas “Número”, “Modelo”, “Ativo”, “Realizada por”, “Status”, “Resultado” e “Concluída”

Modelo de inspeção

Uma inspeção sempre segue um modelo: um checklist que lista de antemão o que verificar. O modelo é formado por seções e itens. Cada item tem um tipo de resposta: aprovado / reprovado, sim / não, número, escolha entre opções, avaliação com estrelas, texto, foto, leitura do medidor ou assinatura.

Os itens que podem falhar recebem uma gravidade: Leve, Grave ou Crítico. Da gravidade dependem o resultado da inspeção e o que acontece com o defeito encontrado.

O modelo pode fazer perguntas de acordo com a resposta. Por exemplo, se no item “Nível de óleo” a resposta for “Abaixo do normal”, o modelo pergunta quanto óleo foi completado. Uma seção pode ser repetível: durante a inspeção, ela é preenchida várias vezes, por exemplo uma vez para cada extintor do andar.

O modelo pode ser vinculado a um tipo de ativo; assim ele só é usado para verificar ativos desse tipo. Um modelo sem tipo serve para qualquer ativo.

Não é preciso criar os modelos do zero: na Biblioteca há modelos prontos para as verificações mais comuns (extintor, empilhadeira, escada, caixa de primeiros socorros, ferramentas elétricas, cinto paraquedista, veículo, notebook). O modelo da biblioteca é copiado para os seus modelos e ajustado às suas regras. A cópia é independente: mudanças na biblioteca não a afetam.

Como funciona uma inspeção

A inspeção começa como Rascunho. Enquanto ela é rascunho, as respostas podem ser salvas e retomadas depois, inclusive em outro dispositivo. Para cada par modelo e ativo existe um só rascunho: se alguém já começou a verificar esse ativo com esse modelo, ao iniciar de novo abre-se o mesmo rascunho.

Quando todos os itens obrigatórios têm resposta, a inspeção é registrada no UNIO24 com o botão Enviar. Nesse momento:

a inspeção recebe um número, por exemplo INS-15;
o sistema calcula o resultado da inspeção;
para cada item reprovado é registrado um defeito;
as leituras do medidor são gravadas nos medidores do ativo;
se houver uma programação, o ciclo dela é encerrado e o próximo vencimento é calculado.

Também é possível realizar uma inspeção sem ativo, só com o modelo. Isso não vale para um modelo com tipo de ativo ou com um item “Leitura do medidor”: esse modelo sempre é realizado em um ativo específico.

Resultado da inspeção

O resultado é calculado automaticamente quando a inspeção é registrada no sistema:

Aprovada: nenhum item reprovado;
Aprovada com defeitos: só foram reprovados itens de gravidade Leve;
Reprovada: foi reprovado pelo menos um item de gravidade Grave ou Crítico.

Um item é reprovado quando a resposta é “Reprovado” ou “Não”, quando o número fica fora da faixa permitida, quando foi escolhida uma opção marcada como “Faz o item falhar” ou quando a avaliação é igual ou inferior ao limite definido. Itens de texto, foto, assinatura e leitura do medidor nunca são reprovados. Uma resposta em branco em um item opcional também não conta como falha.

Defeitos

Um defeito é um item reprovado que precisa ser tratado. Os defeitos ficam reunidos em Inspeções → Defeitos e também aparecem na ficha da inspeção.

Se o mesmo item falhar de novo enquanto o defeito dele ainda está aberto, não é criado um defeito novo: aumenta o contador de falhas repetidas do defeito aberto.

O que um defeito de cada gravidade cria é definido pelo administrador nas configurações de inspeção: Nada, um Chamado ou uma Ordem de serviço. Por padrão, os defeitos não criam nada. Se foi escolhido chamado ou ordem de serviço, eles são criados assim que a inspeção é registrada no sistema e ficam vinculados ao defeito:

chamado resolvido: o defeito é encerrado como corrigido; chamado cancelado: o defeito é dispensado;
ordem de serviço concluída ou fechada: o defeito é encerrado; ordem cancelada: o defeito é dispensado.

Um defeito também pode ser encerrado manualmente, na página Defeitos ou durante a próxima inspeção do mesmo ativo. A decisão sobre um defeito é definitiva: um defeito encerrado não é reaberto.

Página “Defeitos”: busca, filtros por status e gravidade, tabela com as colunas “Defeito”, “Gravidade”, “Ativo”, “Inspeção”, “Encontrado”, “Chamado / ordem de serviço” e “Status”, e o botão “Encerrar” em cada linha

Programações

Uma programação define com que frequência realizar uma inspeção: por exemplo, verificar cada extintor uma vez por mês ou a empilhadeira todos os dias. A programação pode ser por tempo, por medidor (por exemplo, a cada 250 horas de operação) ou pelos dois ao mesmo tempo.

Para cada ativo coberto pela programação, o sistema acompanha um vencimento próprio. O status dele:

Próxima (na aba “A realizar”: Em breve): ainda não venceu;
Pendente: está na hora de realizar a inspeção;
Atrasada: a data já passou.

O próximo vencimento é contado a partir da última inspeção registrada no sistema com esse modelo e esse ativo, seja qual for o resultado. Todos os vencimentos ficam reunidos na aba A realizar, e os lembretes vão para o responsável pela programação. Se não houver responsável, eles vão para todos que podem realizar inspeções.

Inspeções em ordens de serviço

Em uma ordem de serviço é possível incluir inspeções antes do trabalho e depois do trabalho. Enquanto as inspeções de antes não forem concluídas, a ordem não pode ser iniciada; enquanto as de depois não forem concluídas, ela não pode ser concluída. Só conta uma inspeção iniciada a partir dessa ordem, com qualquer resultado. Cancelar a ordem é sempre possível.

As inspeções da ordem são realizadas por quem pode editar a ordem; não é preciso ter permissões de inspeção à parte.

Inspeções na entrega e no recebimento

Para um tipo de ativo é possível definir um modelo que é preenchido na entrega do ativo a um funcionário e no recebimento de volta. Para a entrega e para o recebimento o modo é escolhido separadamente: Desativado, Opcional ou Obrigatório. Se a inspeção for obrigatória, a entrega ou o recebimento não pode ser salvo enquanto ela não for realizada.

Conta uma inspeção com esse modelo e esse ativo, registrada no sistema há no máximo 24 horas e que ainda não tenha sido usada em outra operação.

Defeitos em aberto na entrega

Se um ativo tem defeitos em aberto, o sistema avisa na entrega e na movimentação entre localizações. Se entre eles houver um crítico, o comportamento depende da opção Defeito crítico em aberto na entrega:

Avisar: o ativo pode ser entregue, com um aviso;
Bloquear: a entrega e a movimentação são recusadas até que o defeito crítico seja encerrado.

Links úteis

Realizar inspeções: instruções passo a passo
Configurar inspeções: instruções passo a passo
Referência de inspeções: campos, tipos de item, status e permissões