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UNIO24

Documentos

Documentos são papéis com prazo de validade ligados a um ativo ou a um funcionário: a garantia de um gerador, o laudo de inspeção do vaso de pressão de um compressor, o contrato de manutenção dos ares-condicionados, o certificado de calibração de um padrão, o contrato de trabalho, o certificado de treinamento de segurança, o treinamento para trabalho em altura. O UNIO24 acompanha os prazos, lembra com antecedência do vencimento e avisa quando alguém entrega um ativo com documento vencido.

A seção funciona em todas as empresas — não é preciso ativá-la.

Página “Documentos”: botão “Novo documento”, busca por número, quatro filtros e a tabela de documentos com as colunas “Tipo”, “Pertence a”, “Número”, “Expira em”, “Dias restantes” e “Status”, com status “Expirado”, “Substituído”, “Expirando” e “Válido” e as ações de editar e excluir em cada linha

Documentos e anexos

Seção intitulada “Documentos e anexos”

O ativo e o funcionário têm dois lugares diferentes para arquivos:

  • Documentos — papéis com prazo de validade. O documento tem tipo, número, data de emissão e data de vencimento; o sistema acompanha o prazo.
  • Anexos — quaisquer arquivos sem prazo: fotos, manuais, notas fiscais.

Na ficha do ativo e do funcionário os dois ficam na mesma aba Documentos, com a alternância Documentos | Anexos.

Tipo de documento

Seção intitulada “Tipo de documento”

Todo documento pertence a um tipo: “Garantia”, “Contrato”, “Certificado” para ativos; “Contrato de trabalho”, “Certificado”, “Acordo de confidencialidade” para funcionários. Esses seis tipos existem em toda empresa desde o início. Tipos próprios — por exemplo, “Laudo de inspeção de vaso de pressão” ou “Treinamento para trabalho em altura” — o administrador cria em Configurações → Tipos de documento.

O tipo define as regras para todos os seus documentos:

  • Lembrar com esta quantidade de dias de antecedência — por exemplo, 30, 7 e 1 dia antes do vencimento;
  • Bloqueia o uso — um documento vencido desse tipo gera um aviso ou um bloqueio na entrega do ativo;
  • Arquivo obrigatório — o documento só pode ser salvo com a digitalização ou a foto.

Status do documento

Seção intitulada “Status do documento”

O status é calculado sozinho, pela data de vencimento e pelos lembretes do tipo:

  • Válido — o vencimento ainda está longe;
  • Expirando — chegou o primeiro dia de lembrete (por exemplo, faltam menos de 30 dias);
  • Expirado — o prazo já passou;
  • Substituído — já foi cadastrado um documento novo do mesmo tipo no lugar dele.

Substituição de documento

Seção intitulada “Substituição de documento”

Quando um documento é renovado — sai uma garantia nova, um certificado novo —, no UNIO24 você cadastra um documento novo do mesmo tipo para o mesmo ativo ou funcionário. O documento antigo não é excluído: ele recebe o status Substituído e fica guardado no histórico. Na aba Documentos da ficha os documentos substituídos ficam ocultos; o link Mostrar substituídos exibe esses documentos.

O tipo e o dono de um documento já cadastrado não podem ser alterados: se houve erro, exclua o documento e cadastre de novo.

Aba “Documentos” da ficha do ativo “Calibrador de pressão Fluke 721”: alternância “Documentos | Anexos”, link “Ocultar substituídos”, botão “Novo documento” e o certificado LME-2025-1220 com status “Substituído”

Lembretes

Seção intitulada “Lembretes”

Antes do vencimento o sistema envia lembretes — exatamente nos dias definidos no tipo de documento. Por exemplo, com os dias 30, 7 e 1 chegam três lembretes: 30 dias antes, 7 dias antes e na véspera do vencimento. No dia seguinte ao vencimento chega o lembrete de documento expirado; ele se repete uma vez por semana até o documento ser substituído por um novo ou excluído.

Nas configurações de notificações são quatro eventos na categoria Documentos: Documento expirando e Documento expirado — para documentos de ativos; Documento pessoal expirando e Documento pessoal expirado — para documentos de funcionários. Por padrão, só o proprietário da empresa recebe esses eventos. Para que outros funcionários ou grupos também recebam — por exemplo, o RH para os documentos pessoais —, adicione-os em Configurações → Notificações → Roteamento. Cada pessoa escolhe se recebe por e-mail na hora ou no resumo diário; veja Notificações.

Entrega de ativo com documento expirado

Seção intitulada “Entrega de ativo com documento expirado”

Se o ativo tiver um documento expirado de um tipo que bloqueia o uso, na entrega do ativo e na transferência para outra localização o formulário mostra um aviso, por exemplo: “Documentos vencidos em Compressor de ar Atlas Copco GA 11: Laudo de inspeção de vaso de pressão”. Os documentos do funcionário que vai receber o ativo são verificados da mesma forma.

Janela “Entrega” do compressor: aviso amarelo “Documentos vencidos em Compressor de ar Atlas Copco GA 11: Laudo de inspeção de vaso de pressão”, pessoa responsável Lucas Pereira, campos “Data de devolução prevista” e “Notas” e os botões “Cancelar” e “Salvar”

Por padrão é só um aviso: ao salvar, o sistema pergunta se deseja Entregar mesmo assim (na transferência — Movimentar mesmo assim), e o ativo pode ser entregue. Para a empresa é possível ativar o modo de bloqueio — então a entrega e a transferência não são salvas até o documento ser substituído por um novo. Ainda não há um campo para esse modo nas configurações da interface.

Seção intitulada “Links úteis”