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UNIO24

Trabalhar com documentos

Aqui estão as tarefas mais comuns com documentos.

Cadastrar um documento

Seção intitulada “Cadastrar um documento”
  1. No menu principal à esquerda, abra Documentos.
  2. Clique em Novo documento.
  3. No campo Pertence a, selecione Ativo ou Funcionário.
  4. Para um ativo, clique em Selecionar ativo, encontre o ativo e confirme a escolha. Para um funcionário, escolha-o na lista Selecionar um funcionário.
  5. Selecione o Tipo do documento. A lista mostra os tipos que servem para o dono escolhido: para um ativo, os tipos de ativos; para um funcionário, os tipos de funcionários.
  6. Preencha Número e Emitido por.
  7. Informe as datas: Emitido e Expira em. A data de vencimento é obrigatória e não pode ser anterior à data de emissão.
  8. Se precisar, informe o Custo (por exemplo, o valor do contrato ou do seguro) e uma Observação.
  9. No bloco Anexos, clique em Enviar arquivos e selecione a digitalização ou a foto do documento. Se o tipo exigir arquivo, o documento não é salvo sem ele.
  10. Clique em Salvar.

Formulário “Novo documento”: campo “Pertence a” com o valor “Funcionário”, lista “Selecionar um funcionário”, campo “Tipo”, campos “Número”, “Emitido por”, “Emitido”, “Expira em”, “Custo”, “Observação”, bloco “Anexos” com o botão “Enviar arquivos” e os botões “Cancelar” e “Salvar”

Você também pode cadastrar o documento direto na ficha: abra o ativo ou o funcionário, vá para a aba Documentos e clique em Novo documento — o dono já vem preenchido.

Renovar um documento

Seção intitulada “Renovar um documento”

Um documento não é renovado mudando a data — você cadastra um novo, para que os dois fiquem no histórico.

  1. Abra a ficha do ativo ou do funcionário e vá para a aba Documentos.
  2. Clique em Novo documento.
  3. Selecione o mesmo Tipo do documento que está vencendo e preencha os dados do novo: número, datas, arquivo.
  4. Clique em Salvar.

O documento novo passa a ser o atual, e o anterior recebe o status Substituído. Para ver os documentos substituídos na aba, clique em Mostrar substituídos.

Encontrar documentos expirando e expirados

Seção intitulada “Encontrar documentos expirando e expirados”
  1. Abra Documentos.
  2. Use os filtros acima da tabela (da esquerda para a direita):
    • status — Válido, Expirando, Expirado, Substituído;
    • tipo de documento;
    • dono — Ativos ou Funcionários;
    • prazo — Próximos 7 dias, Próximos 30 dias ou Próximos 90 dias. Documentos já expirados não entram nesses períodos — para eles use o filtro de status Expirado.

Os documentos aparecem sempre pela data de vencimento, dos mais próximos para os mais distantes. A coluna Dias restantes mostra quantos dias faltam para o vencimento; nos documentos expirados o número é negativo.

Página “Documentos” com o filtro “Próximos 90 dias”: certificado de Lucas Pereira, garantia do gerador Cummins e treinamento para trabalho em altura de Igor Santos com status “Expirando” e o contrato da empilhadeira com status “Válido”; na coluna “Dias restantes” — 18, 25, 25 e 50

Ver os documentos de um ativo ou funcionário

Seção intitulada “Ver os documentos de um ativo ou funcionário”
  1. Abra a ficha do ativo (Ativos → ativo) ou do funcionário (Funcionários → funcionário).
  2. Vá para a aba Documentos.
  3. A alternância no topo da aba: Documentos — documentos com prazo; Anexos — os demais arquivos.
  4. Para abrir um documento, clique na linha dele — abre o formulário do documento com todos os arquivos.

Aba “Documentos” da ficha do funcionário “Rafael Souza”: alternância “Documentos | Anexos”, link “Mostrar substituídos”, botão “Novo documento” e a tabela com as colunas “Tipo”, “Número”, “Expira em”, “Dias restantes”, “Status”: certificado e treinamento para trabalho em altura — “Expirado”, contrato de trabalho e acordo de confidencialidade — “Válido”

Editar ou excluir um documento

Seção intitulada “Editar ou excluir um documento”
  1. Abra Documentos.
  2. Na linha do documento, clique em Editar ou Excluir.

No formulário de edição você pode corrigir o número, quem emitiu, as datas, o custo, a observação e os arquivos. Pertence a e Tipo não podem ser alterados — se houve erro, exclua o documento e cadastre de novo.

Formulário “Editar — Documentos” da garantia do gerador a diesel Cummins C110D6: “Pertence a” e “Tipo” aparecem como texto, campos “Número”, “Emitido por”, “Emitido”, “Expira em”, “Custo”, “Observação” e a tabela de arquivos com o botão “Enviar arquivos”

Configurar os tipos de documento

Seção intitulada “Configurar os tipos de documento”

Os tipos de documento são configurados pelo administrador.

  1. Abra Configurações → Tipos de documento. Os botões Todos, Ativos, Funcionários acima da tabela filtram os tipos pelo dono.
  2. Clique em Novo tipo.
  3. Preencha Nome e Código — um identificador curto em letras latinas, por exemplo height_work_permit.
  4. No campo Relacionado a, escolha a que os documentos se referem: Ativos ou Funcionários.
  5. No campo Lembrar com esta quantidade de dias de antecedência, digite um número de dias e pressione Enter — o valor vira uma etiqueta separada. Adicione assim todos os dias, por exemplo 60, 30 e 7. O maior número define a partir de quando o documento fica com o status Expirando.
  6. Ative Bloqueia o uso se um documento expirado desse tipo deve gerar um aviso (ou bloqueio) na entrega do ativo.
  7. Deixe Arquivo obrigatório ativado se um documento desse tipo não puder ser salvo sem a digitalização ou a foto.
  8. Clique em Salvar.

Página “Tipos de documento”: botões “Todos”, “Ativos”, “Funcionários”, botão “Novo tipo” e a tabela de tipos com as colunas “Nome”, “Código”, “Relacionado a”, “Lembrar com esta quantidade de dias de antecedência” (dias como etiquetas), “Bloqueia o uso”, “Arquivo obrigatório”; os tipos de sistema têm a etiqueta “Sistema”

Janela “Novo tipo de documento”: campos “Nome”, “Código”, “Relacionado a”, “Lembrar com esta quantidade de dias de antecedência”, as chaves “Bloqueia o uso” e “Arquivo obrigatório” com explicações e os botões “Cancelar” e “Salvar”

Na linha do tipo você pode:

  • Editar — abrir o tipo para alteração. Nos tipos de sistema (com a etiqueta Sistema) não é possível alterar Código e Relacionado a; o resto pode ser alterado;
  • Excluir — só um tipo próprio que ainda não tenha documentos. A coluna Documentos mostra quantos documentos existem desse tipo.

Os seis tipos de sistema existem em toda empresa e já vêm com lembretes 30, 7 e 1 dia antes: para ativos — “Garantia”, “Contrato”, “Certificado”; para funcionários — “Contrato de trabalho”, “Certificado”, “Acordo de confidencialidade”.

Seção intitulada “Links úteis”